Spécialiste Finances et Administration

Job

Spécialiste Finances et Administration

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ChildFund International
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Développement

Description opportunité :

Le RAF dirige la stratégie et gère les domaines de soutien financier du projet d'accès à l'éducation, en anticipant et en identifiant les problèmes critiques et en mettant en œuvre des solutions le plus tôt possible. Il/elle supervise la gestion de

A2E finance et contracte ; assure l'existence de politiques claires et de contrôles internes ; veille à ce que des services de soutien de haute qualité soient fournis au personnel des subventions A2E et représente ChildFund.

Le RAF est un poste stratégique au sein de la subvention A2E et du CO et examinera, affinera, développera et recommandera des politiques, des systèmes et des processus appropriés pour le système d'exploitation A2E.

Le RAF participera activement aux réunions pertinentes et veillera à la documentation des politiques et processus appropriés relatifs à l'administration des subventions et à la gestion financière. Le RAF collaborera avec le directeur financier du bureau de pays et avec les partenaires de mise en œuvre pour atteindre les buts et objectifs du projet.

Principales responsabilités

1 : GESTION DU BUDGET

Initie et supervise la stratégie de gestion des finances des subventions A2E pour assurer une bonne gestion
Initier et suivre la préparation et la consolidation du budget de subvention A2E, reflétant la disponibilité des fonds ainsi que le coût réel de la mise en œuvre des activités de subvention
Lancer un processus et surveiller en permanence les budgets A2E et collaborer avec le directeur financier du bureau de pays pour prendre toute mesure corrective nécessaire.
Surveiller les rapports financiers des subventions A2E pour garantir que ChildFund obtient un rapport qualité-prix réel et optimal, respecte les contrats de financement et évite les pertes ou les coûts inutiles ; prendre ou recommander des mesures correctives si nécessaire
Préparez tous les rapports financiers/factures du CO conformément aux normes ChildFund et USAID.
Mettre en place et surveiller des systèmes qui garantissent le respect de la législation fiscale, en mettant l'accent sur l'enregistrement de la TVA, la déclaration, etc.

2 : GESTION FINANCIÈRE ET CONTRACTUELLE

Superviser la gestion du système financier du CO, des subventions et des contrats pour assurer la conformité
Mettre en place des systèmes pour s'assurer que les responsables hiérarchiques, les sous-bénéficiaires et les autres personnes impliquées dans la mise en œuvre des contrats de financement ont une compréhension suffisante des termes
Assurer la liaison avec les partenaires sur des questions telles que les créances non recouvrées, la cession d'actifs, les renonciations, les modifications des postes budgétaires et les clarifications des contrats pour garantir la conformité.
Assurer la disponibilité du budget avant le lancement de l'approvisionnement, le traitement du paiement, etc.
Examiner et enregistrer toutes les transactions en espèces (reçus et décaissements) et les écritures de journal pour garantir l'exhaustivité de la documentation, la validité, la pertinence de la facturation et la conformité aux normes ChildFund et CO.
Politiques. Ces transactions comprennent, sans toutefois s'y limiter, les avances de fonds, le paiement de biens et de services, etc.
Préparer les chèques pour tous les décaissements et enregistrer tous les reçus dans le système financier
Examine et enregistre les rapports de frais de voyage (TER) ainsi que les pièces jointes (billets d'avion, téléphone, essence et autres factures de dépenses diverses)
Examine et enregistre les demandes d'avance de projet et les rapports de liquidation.
Enregistrer les sommes dues à ChildFund, relatives aux rapports ci-dessus, dans les grands livres auxiliaires appropriés.
Examiner les sous-grands livres des partenaires et/ou des fournisseurs et préparer des rapports chronologiques sur les soldes des fonds pour les actions du directeur financier du bureau de pays.
Effectuer le rapprochement hebdomadaire de tous les comptes auxiliaires avec le grand livre général pour tous les comptes en monnaie locale et en dollars américains.
Préparez régulièrement le rapport de facturation intra-entreprise selon les besoins et soumettez-le au directeur financier du CO.
Examiner et enregistrer les transactions de petite caisse
Maintient un système de classement ordonné, complet et efficace des dossiers et documents comptables et financiers de la subvention A2E.
Tient un livre de caisse par compte bancaire à des fins de rapprochement.
Aider le directeur financier du CO dans la préparation et le rapprochement des comptes bancaires des subventions A2E.
Aider le directeur financier du CO dans la préparation et le rapprochement des comptes de contrôle du grand livre général A2E avec les grands livres auxiliaires.
Préparez la paie mensuelle et assurez-vous de la soumission et du paiement en temps voulu de toutes les déclarations légales (bénéficiaire, gouvernement, etc.).
Préparer le paiement des avantages du personnel, y compris les avantages accumulés, et les imputer aux subventions A2E régulièrement sur une base mensuelle.
Aider à l'organisation et contribuer aux réunions mensuelles de mise en œuvre des subventions et des dépenses afin de garantir que la mise en œuvre et les dépenses se déroulent comme prévu.

3 : POLITIQUE, PROCÉDURE ET AUDIT

Initier et surveiller l'existence et l'application de politiques claires et de contrôles internes suffisants pour guider la subvention A2E, y compris le personnel de ChildFund et des partenaires, et minimiser le risque de non-conformité, de faute professionnelle et d'erreur humaine
Planifier tous les audits externes requis et s'assurer qu'ils sont réalisés à temps ; prendre l'initiative de veiller à ce que les responsables hiérarchiques agissent conformément aux recommandations des audits externes et internes.
Initier et appliquer les procédures d'approvisionnement en subventions A2E si nécessaire. Systèmes d'administration et de gestion des actifs et des biens, conformément à la politique et à la procédure acceptées.
Veiller à ce que tout le personnel de la subvention A2E soit pleinement conscient de la politique et des procédures de ChildFund Sénégal et de l'USAID, mettre à jour et distribuer les documents d'information en temps opportun, si nécessaire.
Initier et mettre en œuvre un système permettant de garantir que les responsables hiérarchiques et leur personnel sont pleinement conscients des politiques et des procédures qui les affectent ou peuvent les affecter, eux ou leur travail.
Participer pleinement au développement d'un système financier, d'approvisionnement, d'information de gestion et de systèmes administratifs appropriés et efficaces pour le Bureau national.
Procéder à des examens périodiques des politiques et des systèmes de la subvention A2E pour s'assurer qu'ils répondent toujours aux besoins du bureau de pays. Proposer des recommandations pour améliorer les systèmes si nécessaire.
Vérifier ponctuellement la conformité avec les principes de gestion financière et de coûts des subventions et s'assurer que tous les documents justificatifs sont au dossier.
Assurer un leadership technique et un soutien lors des visites de suivi des sous-bénéficiaires en collaboration avec le directeur financier.
Assurer la liaison avec le bureau local/les projets pour valider que toutes les procédures financières et administratives sont pleinement mises en œuvre de manière cohérente dans l'ensemble de la subvention et du bureau de pays.

4 : GESTION DU PERSONNEL

Gestion de la paie
Rédiger et réviser les descriptions de poste si nécessaire
Gestion des contrats
Interviewer et sélectionner le personnel avec la participation d'autres personnes, tel que désigné par la direction
Orienter, former et coacher le personnel d'A2E sur les finances et l'administration
Identifier les besoins de développement du personnel et planifier et assurer le renforcement des capacités
Recommander ou initier des actions personnelles concernant le salaire, les changements d'emploi et les promotions et les mesures disciplinaires
Mener des activités de gestion du rendement du personnel, y compris la préparation du plan annuel et la réalisation d'évaluations semestrielles et annuelles.

5 : GÉNÉRALITÉS

Participer activement aux réunions, discussions et décisions de l'équipe de direction d'A2E
Élaborer les éléments de soutien financier du plan d’exploitation annuel de la subvention A2E
Représenter ChildFund auprès du gouvernement, des bureaux de pays, des partenaires, etc.

6 : Autre

Accomplir toute autre tâche assignée par le superviseur immédiat et l'équipe de direction.

Profil recherché :

Minimum de 4 ans d'expérience dans le respect des exigences comptables et légales
Maîtrise des techniques et méthodes financières/comptables standards et dans le respect des lois/normes acceptées dans le cadre des activités des ONG ;
Capacité à gérer les relations interpersonnelles et à travailler efficacement avec les autres pour établir et maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique tout en faisant preuve de sensibilité et de respect de la diversité ;
Maîtrise des logiciels de comptabilité et des applications Microsoft Office : Niveau avancé en Excel , Word, Outlook ;
Autonomie et solides compétences en matière d'organisation et de planification; Capacité à travailler de manière autonome, sous pression et à distance avec l'équipe;
Être exigeant envers soi-même dans le respect des délais ;
Restez informé et à jour des changements concernant les exigences légales ;
Forte capacité à apprendre, à innover et à travailler avec un minimum de supervision ;
Très bonne capacité à travailler efficacement sous stress, à identifier les priorités et à respecter les délais.