Réceptionniste

Job

Gestion de l’accueil et des visiteurs

Accueillir les visiteurs de manière professionnelle,
Gérer le registre des visiteurs, répondre aux questions et orienter les appels/e-mails vers les bons interlocuteurs.
Maintenir une zone d’accueil, un hall et des espaces d’attente propres et sûrs.

Communication et coordination

Filtrer, orienter et suivre les appels, e-mails, courriers et colis entrants.
Mettre à jour et maintenir l’annuaire des extensions téléphoniques;
Assister le personnel pour les questions liées au téléphone/à la messagerie vocale et coordonner les réparations télécom.
Organiser les réunions générales
Administration du bureau Gérer les fournitures et l’inventaire du bureau;
Créer des demandes d’achat selon les besoins.
Rédiger, éditer, mettre en forme, copier, scanner et classer les documents; garantir l’exactitude des dossiers.
Coordonner les réservations de salles de réunion et les besoins de base en infrastructures de bureau.

Gestion des installations (bureau et logements loués)

Servir de point de contact principal pour les prestataires du bureau (services publics, nettoyage, sécurité, télécoms, maintenance).
Enregistrer, suivre et résoudre les demandes de service liées aux installations; traiter les demandes et paiements des services publics en coordination avec la Finance.
Planifier et assurer le suivi de la maintenance préventive et corrective des installations du bureau.
Coordonner les services liés aux appartements loués par l’entreprise (réparations, housekeeping, services publics, accès, inspections d’emménagement/déménagement)
Maintenir un registre de l’occupation des appartements, des clés/cartes d’accès, et de la performance des contrats/SLA des fournisseurs.
Escalader rapidement les problèmes critiques d’installations et tenir les parties prenantes informées jusqu’à résolution.

Support logistique

Affecter les chauffeurs pour les courses officielles et suivre les demandes (internationales/nationales).
Soutenir la coordination des déplacements du personnel selon les besoins.

Support RH/Administration

Fournir un appui de secours à l’équipe RH/Admin sur les tâches courantes.
Maintenir les données de heures travaillées pour tous les employés onshore; aider à la saisie et au reporting.
Soutenir le processus de recrutement et la logistique d’intégration (cartes d’identification, installation du poste de travail, kits de bienvenue).
Conformité et réponse aux urgences
Respecter les politiques de l’entreprise en matière de sécurité, de confidentialité et de gestion de l’information.
Remplir les responsabilités assignées en réponse aux urgences au sein de l’Incident Management Team.

Excellentes compétences de communication orale et écrite; sens du service client développé.
Forte organisation, attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités.
Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook) et saisie de données de base;
Gestion des fournisseurs, rigueur dans le suivi, et contrôle des SLA.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement dynamique; garder son calme sous pression.