Assistant(e) de Direction

Job

Assistant(e) de Direction

Type de contrat :cdi
Zone: Dakar
Recruteur: Eco Afrique
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Ressources humaines

Description opportunité :

L’assistante de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique de la direction. Elle a pour mission de faciliter le travail de la Direction Générale (Directeur Général et Directeur Général Adjoint) et de contribuer à l’efficacité de la gestion quotidienne de la Holding. Elle est également l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des collaborateurs internes et externes à la direction générale.

Activités :

1. Gestion des agendas et des déplacements :

Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements des membres de la Direction Générale (réservation de billets, hôtels, logistique).
Gérer les priorités et veiller à la bonne organisation du temps de la direction générale.
Préparer et organiser les voyages d’affaires et événements internes/externes.
Organiser les voyages privés des membres de la Direction Générale à leurs demandes.

2. Gestion des communications :

Filtrer et gérer les appels téléphoniques, les emails et les courriers.
Rédiger et préparer des courriers, comptes rendus dans les conditions spécifiques, présentations et autres documents administratifs.
Assurer une
communication fluide entre la direction générale et les départements de la Holding.

3. Organisation des réunions :

Préparer, organiser et suivre les tenues des réunions de la direction générale (réservation de salles, préparation des documents nécessaires, gestion des participants).
Diffuser les comptes rendus de réunions communiqués par les secrétaires de séance.

4. Suivi administratif et gestion de documents :

Assurer le dispatching des courriers (entrant, sortant et internes)
Assurer le classement et l’archivage des documents importants, tout en garantissant leur confidentialité.
Mettre à jour des bases de données, des dossiers des filiales, des partenaires et des fichiers internes.
Gérer les demandes administratives et fournir un support dans la gestion de documents internes.

5. Aide à la coordination de projets :

Aider à la coordination logistique des projets internes, en lien avec les équipes opérationnelles et les parties prenantes.
Préparer les documents relatifs à ces projets en lien avec les responsables internes.

6. Support logistique et organisationnel :

Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les besoins matériels de la direction générale.
Organiser des événements d’entreprise, des séminaires ou des conférences, selon les besoins de la direction générale.

7. Gestion de la relation avec les partenaires externes :

Assurer la liaison entre la direction générale et les partenaires externes (clients, fournisseurs, consultants, etc.).
Gérer les demandes, prises de rendez-vous et suivre les dossiers.

8. Autres :

Exécuter toutes autres tâches en lien avec le poste à la demande de la Direction Générale

Profil recherché :

Etre titulaire d’un Bac +2 minimum (BTS Assistante de Manager, DUT Gestion des Entreprises, ou équivalent). Une formation complémentaire en secrétariat ou gestion administrative est un plus.
Avoir au moins 2 à 5 ans d’expérience dans un poste d’Assistante, idéalement au sein d’une entreprise. Une expérience en milieu bancaire serait un atout.
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Excel, PowerPoint, etc.).
Bonne connaissance en gestion documentaire et en traitement administratif.
Bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle ; Maîtrise des écrits professionnels.
Bonne maîtrise de l’anglais, des logiciels de gestion des agendas et des communications.
Savoir-être :
Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en simultané.
Capacité à travailler de manière autonome tout en étant réactive aux besoins de la direction.
Excellentes capacités de communication orale et écrite.
Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
Proactivité, dynamisme et sens du service