Assistant(e) de programme

Job

Assistant(e) de programme

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU Femmes
Type d'organisation:Agence des Nations Unies
Secteur: Genre et développement

Description opportunité :

Sous la direction et la supervision directe du/de la Responsable de l’autonomisation économique des femmes / Économiste féministe, l’Assistant(e) de programme travaille avec les membres de l’équipe de programme et leur apporte un appui dans la conception et la mise en œuvre de programmes efficaces, conformément aux règles et règlements d’ONU Femmes. L’Assistant(e) de programme contribue à la recherche, à la gestion financière et à la mise en œuvre des programmes, notamment en fournissant le soutien opérationnel, administratif et programmatique nécessaire.

L’Assistant(e) de programme travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du Bureau régional (BR) et du Siège d’ONU Femmes, selon les besoins, afin de résoudre des questions financières complexes et de faciliter l’échange d’informations.

Étendue des responsabilités

Fournir un appui administratif et logistique avancé à la formulation et à la gestion des programmes :

Fournir un appui administratif avancé et contribuer à la préparation des plans de travail des programmes, des budgets et des propositions relatives aux modalités de mise en œuvre des programmes ;
Fournir des orientations techniques aux bureaux de pays et aux organismes d’exécution concernant l’exécution courante et l’établissement de rapports sur les activités et les ressources financières soutenues par les programmes ;
Coordonner la collecte des informations nécessaires à l’audit des programmes/projets et contribuer à la mise en œuvre des recommandations issues des audits ;
Contribuer à l’élaboration ou à la mise à jour des procédures opérationnelles standard, des lignes directrices, des listes de contrôle, des modèles et des processus opérationnels relatifs à la gestion des programmes et des projets ;
Examiner les données relatives aux programmes/projets destinées au site Internet du Bureau d’ONU Femmes au Sénégal ;
Identifier les sources et recueillir, compiler et organiser les données et informations nécessaires à la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et de notes de position.

Fournir un appui administratif avancé à la gestion financière de l’Unité de programme :

Créer les projets dans le système Quantum, préparer les révisions budgétaires, réviser les allocations et le statut des projets, déterminer les fonds non utilisés et procéder à la clôture opérationnelle et financière des projets ;
Suivre la préparation des budgets et la situation financière des programmes/projets ; préparer les rapports périodiques ; finaliser les formulaires FACE ;
Examiner les rapports financiers ; préparer les pièces comptables sans bon de commande (non-PO vouchers) pour les projets de développement ;
Maintenir le système de contrôle interne des dépenses ; enregistrer les transactions dans le système Quantum ;
Créer les demandes d’achat (requisitions) dans le système Quantum pour les projets de développement ; enregistrer les réceptions de biens dans le système Quantum ;
Préparer et assurer le suivi des factures relatives au recouvrement des coûts dans le système Quantum.

Fournir un appui administratif avancé à l’Unité de programme :

Superviser l’ensemble des dispositions logistiques, administratives et financières liées à l’organisation des réunions, ateliers, événements et missions ;
Superviser les arrangements relatifs aux déplacements de l’équipe de programme, notamment les demandes de voyage et les demandes de remboursement ;
Préparer les supports d’information destinés au public ainsi que les dossiers d’information et de briefing ;
Assurer la liaison avec les hauts responsables sur les questions administratives ;
Préparer et rassembler les documents de briefing ainsi que les présentations PowerPoint et autres supports de présentation ; contribuer à leur contenu ;
Fournir un appui administratif aux activités de mobilisation des ressources.

Appuyer la mobilisation des ressources :

Préparer les accords de partage des coûts (cost-sharing) et autres accords ; assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau d’ONU Femmes au Sénégal ;
Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, du Bureau de pays et de l’équipe de programme afin de contribuer à différentes bases de données et à divers documents.

Facilitation de la production et du partage des connaissances :

Contribuer à la synthèse des enseignements tirés et des bonnes pratiques en matière de gestion des programmes et de gestion financière ;
Coordonner l’organisation de formations destinées au personnel du bureau et aux partenaires sur les questions relatives aux programmes et aux opérations.

Profil recherché :

Formation et certification

Un diplôme de fin d’études secondaires est requis.
Un diplôme de licence en gestion des affaires ou en administration publique constitue un atout.

Expérience professionnelle

Au moins 7 années d’expérience professionnelle avec des responsabilités croissantes dans le domaine de la finance ou de la gestion/de l’appui aux programmes ;
Une expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs logiciels bureautiques est requise ;
Une expérience dans l’appui à une équipe est requise ;
Une expérience avérée dans l’élaboration de rapports financiers complexes est souhaitable ;
Une expérience dans l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable ;
Une expérience dans l’élaboration de rapports destinés aux donateurs dans un contexte organisationnel international est souhaitable.

Langues