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Job

Assistant aux opérations

  • Type de contrat :cdd
  • Zone: Dakar
  • Recruteur: UNFPA
  • Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
  • Secteur: Développement

Description opportunité :


Objectif du poste

L’assistant(e) apporte un soutien administratif et financier à l’équipe de programme et à l’équipe technique, notamment en conseillant et en appuyant les bureaux de pays de la région, ainsi qu’en contribuant à la gestion du programme régional. L’assistant(e) aux opérations fournit également une aide à la collecte de données et à la recherche.

Vous seriez responsable de

  • Aider l’unité des ressources humaines des opérations, en collaboration avec l’unité des programmes, à fournir un soutien et des conseils aux CO sur les questions opérationnelles et de programme ;
  • Assurer toutes les dispositions logistiques, administratives et financières nécessaires à l’organisation d’ateliers techniques, de réunions inter-agences, de tables rondes, de missions et d’autres événements organisés par l’équipe de programme et l’équipe technique ;
  • Aider le WCARO à coordonner le réseau technique de l'UNFPA dans le domaine concerné ;
  • Participer au processus de préparation et de suivi du plan de gestion des opérations (PGO) ;
  • Contribuer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi du programme régional ;
  • Examiner le courrier entrant, recueillir et préparer les informations nécessaires pour répondre/agir, et rédiger et finaliser la réponse ;
  • Préparer les premières versions des réponses aux demandes reçues par le service des ressources humaines des opérations, à soumettre aux responsables hiérarchiques ;
  • Préparer les autorisations de voyage et organiser les déplacements ; contribuer à la gestion du système de classement du bureau et participer à l'archivage ;
  • Tenir à jour et mettre à jour les dossiers des pays, des partenaires et des projets, y compris les rapports d’avancement des projets, les plans de travail et les budgets, conformément aux directives du programme régional ;
  • Préparer les demandes de réquisition dans Quantum avec la contribution des membres des RH des opérations ; utiliser Quantum pour produire des rapports mensuels sur la situation financière des programmes ou des projets ; créer des bons et des paiements dans Quantum, selon les besoins ;

Appliquer les règles, réglementations et procédures de l'UNFPA :

  • Assurer le suivi de la soumission des rapports financiers par les bureaux de pays et les partenaires ;
  • Effectuer des tâches d'assistance à la recherche, notamment des recherches bibliographiques et dans des bases de données ; résumer les informations et rédiger des contributions aux rapports, articles, notes techniques et publications du WCARO ;
  • Identifier les sources, et recueillir et compiler des données et des informations pour la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et de prises de position ;
  • Rassemblez les documents d'information et préparez les présentations PowerPoint et autres pour les membres de l'équipe technique et de programme ;
  • Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, des bureaux régionaux, des pays de programme et des bureaux de pays, en tant qu'intrants pour diverses bases de données et documents ; et exécuter toute autre tâche pouvant être requise par le directeur régional adjoint ou le responsable des opérations régionales.

Profil recherché :


Éducation

L'achèvement des études secondaires est requis.

Connaissances et expérience

  • Cinq (5) ans d’expérience dans l’administration, le soutien aux programmes financiers, les TIC ou le soutien général à la gestion de bureau ;
  • Connaissances en comptabilité, gestion budgétaire, finance, TIC, bases de données, analyse et/ou reporting ;
  • Bonnes compétences rédactionnelles, de communication et relationnelles ;
  • Capacité d'organisation et de respect des délais ;
  • Excellente connaissance du traitement de texte, de la dactylographie, du classement et du fonctionnement des équipements de bureau courants ;
  • Bonnes compétences en service à la clientèle
  • Capacité à gérer des informations confidentielles, à établir des priorités et à bien travailler sous pression avec le souci du détail ;
  • Une expérience préalable au sein d'une organisation multilatérale ou internationale, notamment avec une expérience souhaitable ;
  • Une expérience préalable au sein du système commun des Nations Unies est fortement souhaitable.
  • Maîtrise d' Excel , PowerPoint et Word ou de Google Workspace

Langues

Maîtrise de l'anglais. Connaissance pratique du français.

Comment postuler ? :


Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter estm.fa.em2.oraclecloud.com.

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