Agent administratif

Job

Agent administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: FAO
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Agriculture

Description opportunité :

Fourniture efficace et efficiente d'un soutien à la gestion administrative des activités régulières du programme et du projet dans tous les domaines administratifs, à savoir le budget, les finances, les ressources humaines, les achats, les technologies de l'information (TI), la logistique et la sécurité, contribuant au développement, à la mise en œuvre et au suivi du programme de travail.

Fonctions clés

Coordonne l'élaboration du programme et du budget en consultation avec les responsables/divisions techniques concernés au siège.
Élabore et consolide les plans de travail ; propose des plans révisés et des mesures stratégiques pour mettre en œuvre avec succès le programme de travail biennal et suivre efficacement les tendances budgétaires.
Élabore des rapports budgétaires périodiques à soumettre ; prépare des rapports de planification et de suivi post-opératoires ainsi que d'autres rapports réguliers et ponctuels.
Contribue au développement de concepts et de politiques de gestion axés sur les résultats, ainsi que de procédures de suivi et de compte rendu.
Développe, met en œuvre et surveille les activités de l'entreprise, identifie les contraintes opérationnelles, administratives, informatiques et autres, et propose des solutions pour améliorer la qualité, les délais et la rentabilité.
Supervise la tenue des comptes d'avances et autres rapports budgétaires ; agit en tant qu'agent certificateur, contrôle la disponibilité des fonds dans le cadre de tous les programmes ; veille à ce que les engagements et les dépenses financières soient exacts et conformes aux directives établies.
Il forme et supervise le personnel et les agents de terrain sur toutes les questions administratives et opérationnelles et entreprend des missions spéciales de formation sur les questions budgétaires, financières et de gestion, conformément aux règlements, politiques et procédures de l'Organisation.
Établit des relations de travail efficaces avec les homologues gouvernementaux au niveau approprié pour les contributions du gouvernement au programme de travail.
Supervise les besoins opérationnels et en personnel du bureau et de ses projets, et assure un effectif optimal pour le bureau et les projets.
Participe aux réunions d'évaluation visant à examiner les capacités de gestion et opérationnelles, ainsi que la fiabilité et la solvabilité des partenaires de mise en œuvre sélectionnés.
Évalue les besoins en formation et encourage les événements de formation ainsi que d'autres activités liées aux ressources humaines.
Optimise la gestion des locaux de bureaux, l'allocation de l'espace et la fourniture de services pour la rénovation et l'entretien des locaux ; est responsable de la sécurité pour la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS).
Établit et entretient des partenariats avec les unités du siège, interagit avec les auditeurs internes et externes et prépare les réponses aux observations et questions d'audit.
Organise et participe à des réunions, des ateliers, des célébrations et autres événements.
Accomplit d'autres tâches connexes au besoin.

Fonctions spécifiques

Coordination administrative du programme

Fournit un soutien administratif global à l'unité de coordination du programme SURAGGWA/PCU.
Assure la coordination des processus administratifs entre SFW, les bureaux de pays de la FAO, RAF et le siège de la FAO.
Il sert de principal point de contact pour la coordination administrative de l'ensemble du programme.
Favorise l'alignement des actions administratives avec les plans de travail des programmes approuvés.

Gouvernance et soutien institutionnel

Fournit un soutien administratif aux comités de pilotage des programmes, aux comités techniques et aux instances de coordination.
Garantit la préparation, la diffusion et l'archivage en temps opportun des documents de réunion, des décisions et des points d'action.
Les services de soutien assurent le suivi des décisions de gouvernance d'un point de vue administratif.

Conformité, contrôles et gestion des documents

Garantit que tous les processus administratifs sont conformes aux règles, réglementations et exigences administratives applicables du Fonds vert pour le climat (FVC) de la FAO.
Maintient des systèmes de classement et des dossiers administratifs complets, structurés et prêts pour l'audit.
Apporte un soutien administratif aux missions d'audit, d'évaluation, d'examen fiduciaire et de supervision.
Assure le suivi de la conformité administrative en matière de contrats, de voyages, d'actifs et de documentation.
Ressources humaines et administration des contrats (Aspects administratifs uniquement)
Assure la coordination avec l'unité régionale des ressources humaines de la FAO concernant les actions de suivi administratif.
Apporte un soutien administratif pour le recrutement , l'intégration et le départ du personnel et des consultants du programme.
Assure le suivi administratif des contrats, des avenants, des livrables, des feuilles de temps et des dossiers de congés.
Garantit l'archivage et la conformité appropriés de la documentation relative aux ressources humaines.

Soutien à la gestion de l'information et à la production de rapports

Centralise les contributions administratives des bureaux de pays pour les rapports d'avancement des programmes.
Contribue à la préparation des sections administratives des rapports, des notes d'information, des tableaux de bord et des notes internes.
Garantit la documentation, l'archivage et la mémoire institutionnelle adéquats des dossiers de programme.

Soutien à la liaison et à la coordination

Assure la liaison administrative avec les bureaux de pays de la FAO, les entités de mise en œuvre et les partenaires concernant les questions non financières et non opérationnelles.
Facilite la circulation de l'information et la communication administrative entre les différentes structures du programme.

Profil recherché :

Exigences minimales

Diplôme universitaire de niveau supérieur (Master ou équivalent) en administration des affaires, administration publique, gestion , relations internationales ou dans un domaine connexe.
Sept années d’expérience pertinente dans le domaine du soutien administratif, de la coordination de programmes ou de la gestion institutionnelle, de préférence au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales.
Connaissance pratique (niveau de compétence C) de l’anglais et connaissance intermédiaire (niveau de compétence intermédiaire B) d’une autre langue officielle de la FAO (arabe, chinois, français, russe ou espagnol).

Compétences

Résultats axés sur
travail d'équipe
Communication
Établir des relations efficaces
Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques/fonctionnelles

Expérience professionnelle dans plusieurs lieux ou domaines d'activité, notamment dans des postes sur le terrain.
Étendue et pertinence de l'expérience en gestion financière, administration et planification.
Étendue et pertinence de l'expérience en matière d'organisation de propositions de programmes et de suivi de leur mise en œuvre.
Expérience avérée en matière de coordination administrative de programmes multinationaux ou complexes.
Une solide connaissance des règles et procédures administratives de l'ONU/FAO est considérée comme un atout.
Capacité démontrée à gérer les dossiers, la conformité et la documentation de gouvernance.
Solides compétences en matière d'organisation, de coordination et de planification.
Capacité à rédiger des correspondances administratives, des rapports et des comptes rendus de réunion clairs.
Maîtrise des logiciels bureautiques standards et des systèmes ERP d'entreprise.
Capacité démontrée à rédiger des documents complexes en anglais.
Une connaissance pratique (niveau de compétence C) ou une connaissance intermédiaire (niveau de compétence intermédiaire B) du français serait considérée comme un atout.