Assistant (e) administration et finance pour le Bureau de projet Casamance

Job

Assistant (e) administration et finance pour le Bureau de projet Casamance

Type de contrat :cdd
Zone: Ziguinchor
Recruteur: PNUD
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Développement

Description opportunité :

Sous la supervision générale de la Coordinatrice de terrain à Ziguinchor et en étroite collaboration avec les chefs des finances et du procurment, l’Assistant Administration et finance assure la gestion globale et l'exécution des activités opérationnelles et logistiques au sein du Bureau de terrain, en veillant entre
autres à la qualité, à être diligente et à l'exactitude du travail. L’Assistant Administration et finance collabore étroitement avec le personnel de soutien chargé des services de courrier, des services généraux, ainsi que du standardiste/réceptionniste. L’Assistant Administration et finance favorise une
approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant Administration et finance travaille directement avec le personnel du Bureau de projet ainsi qu'avec le personnel des Opérations, des Programmes et des autres agences des Nations Unies déployés dans lesdites localités, afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services
cohérente.
Le PNUD adopte une approche par portefeuille afin de s'adapter aux besoins changeants de l'organisation et de tirer parti des synergies entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est amené à travailler à travers les unités, les fonctions, les équipes et les projets, au sein d'équipes multidisciplinaires, afin de renforcer et de favoriser la collaboration horizontale.

1. Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en conformité avec les règles et réglementations en vigueur, en mettant l'accent sur la cohérence et la qualité

Effectuer les activités administratives et financières conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies du bureau Pays ;
Appuyer les processus administratifs et aider à l’adaptation des procédures opérationnelles standard internes (SOP) existants pour le Bureau de projet Casamance ;
Appuyer la préparation des plans de travail axés sur les résultats pour l'équipe administrative ;

2. Coordonner la gestion des actifs au sein du Bureau de projet Casamance

Préparer et soumettre des rapports périodiques sur la gestion des stocks et des actifs, coordonner la vérification physique des articles en stock.
Veiller à un contrôle adéquat des stocks et superviser la bonne délivrance des articles et fournitures d'inventaire.
Contribuer à la planification, au suivi et au traitement des données liées à l'approvisionnement et aux contrats-fournisseurs externes.

3. Fournir un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au sein du Bureau de projet Casamance

Présenter des informations recherchées pour la planification des ressources financières des services administratifs.
Aider à la préparation du budget, des audits et de tous les rapports jugés nécessaires,
Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs, maintenir des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses, et assurer la conformité aux exigences de continuité des activités.
Examiner, rechercher, vérifier et rapprocher les données et rapports en veillant à leur exactitude et à leur conformité aux règles et règlements administratifs.
Vérifier l'intégrité des données dans la base de données, analyser les données et initier des actions correctives si nécessaire.
Examiner les autorisations de voyage, la documentation et les paiements.
Contribuer à la bonne planification et un suivi du budget des services communs ainsi que des contributions au compte des services communs
Soumettre des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts.
Assurer la production de diverses données, compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la fourniture d'informations précises pour faciliter la prise de décisions et veiller à une gestion efficace et en temps opportun des ressources du Bureau de projet ;
Contribuer à la planification, au suivi et au traitement des données administratives liées à l'approvisionnement, aux finances, aux ressources humaines, au Programme, etc., y compris les contrats avec des fournisseurs externes pour s'assurer que toutes les données sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun ;
Adapter et mettre à jour les processus administratifs, en soutenant la mise en œuvre de procédures opérationnelles, afin de contribuer à l'amélioration des services administratifs dans le domaine de responsabilité
Répondre à une gamme de requêtes liées à la fourniture de services administratifs afin de soutenir la résolution des problèmes quotidiens.
Assurer le suivi et l'enregistrement de toutes les dépenses conformément au budget approuvé pour s'assurer que les dépenses facturées sont correctes et que les paiements destinés aux fournisseurs externes, et les autres factures de fournisseurs sont traités en temps voulu.
Tenir à jour le registre des dépenses et archiver les pièces, afin de s'assurer que tous les documents sont gérés et classés conformément aux normes et directives du PNUD
Initier les dépenses dans le système et s’assurer que les documents de clôture mensuelle sont établis et signés à temps ;

Effectuer un suivi financier régulier et effectuer les ajustements/corrections si nécessaires.

4. Veiller à ce que le soutien administratif et logistique approprié et nécessaire soit fourni sein
du Bureau de projet


Coordonner l’approvisionnement de fournitures de bureau fiables et de qualité.
Coordonner et superviser les expéditions et le dédouanement, les voyages, la gestion d'événements, les enquêtes administratives, les services de transport et d'assurance, la gestion des espaces,
Fournir un soutien pour les questions de protocole, l'enregistrement du personnel, la gestion des espaces, la coordination avec les autorités locales et autres affaires administratives.
Assurer le maintien des services communs afin de garantir l'intégration des activités de services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies
Assurer la gestion des véhicules et des chauffeurs ; signaler au superviseur toute anomalie quant à l’accomplissement cohérent et opportun des services, afin d'assurer un environnement de travail sûr et confortable pour le personnel du PNUD ;
Assurer le maintien et la coordination du services communs et s’assurer de la conformité des actions dans le bâtiment
Effectuer des tâches administratives relatives au suivi et à l'enregistrement des immobilisations et des dépenses en carburant et en pièces détachées destinées aux véhicules et aux groupes électrogènes, afin de s'assurer que les bases de données sont actualisées correctement
Encoder les fiches de carburant dans le système
Faire le Suivi des réparations / entretien des véhicules ;
Établir les ordres de mission finaliser traiter les Travel et claims

5. Faciliter le renforcement et le partage des connaissances

Le titulaire s'acquitte d'autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau de projet et de l'Organisation. Responsabilités de supervision/gestion : Peut superviser le personnel de soutien engagé dans les domaines du greffe, des services généraux, de l'opératrice téléphonique/réceptionniste.

Profil recherché :

Expérience pertinente

3 ans

Langues

French, Niveau: Fluent, Requis
English, Niveau: Basic, Souhaitable

Niveau de formation requis

Secondary education

Compétences et expérience

3 ans minimum d'expérience dans des postes ayant des rapports avec le travail administratif en général.
Des connaissances de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision De bonnes connaissances des différentes plateformes utilisées dans le cadre de la gestion administrative et des finances.
La capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention.
Une très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, SharePoint, Internet).
Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir
des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour
répondre et comprendre les besoins réels des clients.
Candidature réservée exclusivement aux résidents de la zone Casamance : Ziguinchor, Kolda, et Sédhiou.