Assistant(e) Administratif(ve)

Job

Assistant(e) Administratif(ve)

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Délégation de l’Union Européenne
Type d'organisation:Bureau international
Secteur: Coopération économique

Description opportunité :

Un poste d’assistant(e) administratif(ve), agent local, groupe de fonction 2, à la section Administration, une équipe composée de 16 personnes.

Dans le cadre de ce poste, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions selon les besoins de la Délégation et de l’évolution de ces besoins. Le candidat retenu travaillera sous la supervision et la responsabilité du Chef de la section Administration et fournira une expertise et une assistance dans la gestion administrative, logistique et financière des dossiers liés à la co-location avec les entités concernées (FPI, ECHO, BEI, FRONTEX, etc.).

Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :

Assistance financière :

Planification et budgétisation des besoins
Gestion financière et contractuelle des contrats et engagements
Enregistrement des contrats dans la base de données Abac Contrat
Suivi des échéances des contrats/prestations de service
Assurer la cohérence des procédures entre le gestionnaire opérationnel et la comptabilité dans le suivi des engagements et des paiements
Elaboration des rapports financiers et budgétaires
Elaboration d’un tableau de bord annuel du budget et suivi de l’exécution et des dégagements
Gestions des dossiers d’achat, y compris :
- Etudes de marché
- Rédaction des spécifications techniques des cahiers des charges pour les appels d’offre
- Préparation et rédaction des appels d’offre pour les contrats, prestations et services en coordination avec le gestionnaire logistique responsable de la définition des aspects techniques du cahier de charge
- Gestion des procédures de dépouillement des appels d’offre et attribution des marchés (nomination des comités, rédaction des rapports d’ouverture et évaluation des offres jusqu’à l’attribution du marché)

Assistance logistique

Gestion des bureaux et logements
Suivi des contrats/bons de commande
Négociation avec les fournisseurs
Gestion du parc de logements
Encodage et mise à jour de l’outil de gestion des dossiers immobiliers
Relations avec les agences immobilières/propriétaires
Planifications et suivi des travaux dans les bureaux et les logements
Gestion déménagement, supervision remise en état, etc.

Assistance à la sûreté

Gestion et contrôle de qualité des contrats de sécurité
Surveillance en liaison avec le RSO des questions de sûreté liées aux bureaux et aux logements
Contribuer aux briefings de sensibilisation à la sûreté/sécurité

Assistance administrative

Point focal FPI, ECHO, BEI, FRONTEX
Gestion MIPS pour ces entités
Classement de la documentation afférente à la fonction
Assurer l’intérim lors des absences des collègues
Toute autre tâche administrative selon les besoins

Profil recherché :

Disposer de ses droits civiques et permis de travail selon la législation locale (sera vérifié si le candidat est retenu)
Dossier introduit dans les délais et selon le format demandé
Casier judiciaire vierge (sera demandé si le candidat retenu)

Critères de sélection pour la procédure de sélection

Les critères suivants seront évalués lors de la sélection sur dossier, des épreuves écrites et des entretiens et seront qualifiant pour les étapes successives de la procédure :

Cycle d’études universitaires de trois ans minimum en finance et/ou comptabilité et/ou administration générale
Maîtrise du français oral et écrit (minimum C1)
Expérience professionnelle dans la gestion financière et contractuelle de minimum 5 ans ; une expérience professionnelle dans le domaine de la gestion logistique constitue un atout ; une expérience professionnelle antérieure au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale constitue un atout
Bonnes connaissances des procédures financières (connaissance des règles européennes ou internationales constituent un atout)
Bonnes connaissances de Microsoft Office et des applications informatiques en général;
Bonnes connaissances de l’anglais (caractérisée au moins par de bonnes capacités de lecture, écriture et de compréhension orale)
Aptitude à travailler en équipe avec de bonnes compétences relationnelles et à travailler dans un environnement multiculturel
Attitude dynamique, proactive, sens des responsabilités, capacité à accomplir de bonnes performances sous pression