Assistant administratif

Job

Assistant administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Baobab Institute for Health and Development
Type d'organisation:ONG
Secteur: Renforcement de capacités

Description opportunité :

Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier et sous le contrôle du Directeur de projet, l’Assistant Administratif sera chargé de gérer les opérations quotidiennes du bureau. Il/elle travaillera en étroite coordination avec le personnel des bureaux locaux en veillant au respect scrupuleux des politiques et procédures en matière de gestion administrative et des obligations contractuelles vis-à-vis des bailleurs de fonds.

Principales fonctions

L’Assistant Administratif remplira les principales fonctions suivantes :

Assurer la réception du bureau, accueillir les visiteurs et veiller à ce que l’environnement soit accueillant
Appuyer son superviseur dans l’acquisition compétitive des biens et services en veillant au respect des procédures et négocier avec les fournisseurs ;
Commander les fournitures de bureau et rechercher de nouveaux fournisseurs afin de garantir le meilleur rapport qualité/prix ;
Maintenir et mettre à jour régulièrement l’inventaire des fournitures et équipements de bureau ;
Gérer la petite caisse du bureau et établir les PV mensuels ;
Gérer l’attribution des équipements au personnel et s’assurer que l’équipement de terrain est maintenu en bon état de fonctionnement ;
Maintenir un système de classement du bureau conformément au plan de gestion des documents du projet ;
Planifier et préparer les documents nécessaires aux réunions et distribuer les comptes rendus des réunions ;
Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel pour le personnel et partenaires ;
Elaborer les demandes d’avances pour les missions sur le terrain et vérifier l’exactitude des rapports de dépenses des missions sur le terrain par rapport aux pièces justificatives soumises ;
Enregistrer les justificatifs de dépenses et les soumettre au responsable financier pour examen ;
Effectuer les courses du bureau à Dakar, y compris des retraits bancaires, des dépôts et des paiements de factures ;
Photocopier et scanner les documents financiers à classer chaque semaine ;
Coordonner toutes les activités administratives et toutes les autres tâches assignées par le superviseur direct, le Directeur de projet ou le Directeur Exécutif.

Profil recherché :

Expériences et Qualifications requises

Être titulaire d’une licence en administration des affaires, commerce, économie ou qualifications équivalentes ;
Avoir une expérience professionnelle de trois à cinq ans dans un poste similaire ;
Avoir une bonne connaissance des procédures de l’USAID ou autres bailleurs/organisations internationales serait un atout.

Compétences

Bonne maitrise des logiciels Word, Excel
Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en français
Aptitudes à travailler en équipe et sous pression, dans un contexte multiculturel et pluridisciplinaire 4. Fortes capacités organisationnelles et relationnelles
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Bonne connaissance des politiques et procédures administratives et de passation de marchés de l’USAID est un atout
Bonne moralité et conscience professionnelle aigüe
Ponctualité et rigueur
Posséder un permis de conduire sénégalais valide
Parfaite maitrise du français et bonne capacité à communiquer en anglais serait un atout
Expérience avec l’USAID et /ou d’autres projets financés par des bailleurs en Afrique de l’Ouest (souhaitable).

Comment postuler ? :

Les candidatures, composées d’une lettre de motivation et d’un CV (français ou anglais) accompagné de trois références professionnelles (nom, email et numéro de téléphone), doivent être envoyées par email à contact@baobabinstitute.org

Date limite de soumission : 13 décembre 2024.

NB : Les candidatures féminines sont encouragées

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