RESPONSABILITES MAJEURES

• Assister le Chef de programme dans la gestion des dossiers ;
• Classer les divers documents de référence (Correspondances, copies des protocoles, rapports…) ;
• Gérer la messagerie électronique générale du Bureau et veiller à sa bonne marche ;
• Gérer le fonctionnement du bureau du courrier et veiller à son bon fonctionnement ;
• Être le point focal et gérer le dossier des Membres de l’UICN au Sénégal ;
• Être l’interface et le point focal pour les ONG, les Associations et les Réseaux
• Suivre la maintenance, les admissions temporaires et les assurances des véhicules ;
• Gérer la petite caisse du Bureau.

L’Assistant (e) Administratif pourra être chargé(e), par le Chef de programme, de toute autre tâche compatible avec sa fonction principale et ses aptitudes. Il/Elle fera au Chef de programme, le cas échéant, toute observation, suggestion, proposition orale ou écrite en vue de l'amélioration du management du Bureau dans son ensemble.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES:

• Gérer la base de données sur les Experts et Consultants du Bureau ;
• Assurer le suivi des évènements concernant le Bureau (réunions, missions…)
• Assurer le suivi des « Staff Meetings » et des retraites ;
• Planifier les différentes missions internes et externes, en rapport avec le Service Administratif et Financier et les personnes concernées ;
• Organiser les séminaires, ateliers et réunions, en rapport avec le Service Administratif et Financier et les structures externes concernées
• Rédiger les rapports et comptes rendus des différentes réunions du bureau ;
• En accord avec le chef de programme, participer à la communication interne et externe du bureau ;
• Aider le chef de programme et les chargés de projet à une meilleure planification et gestion de leurs missions à l’intérieur et à l’extérieur du pays ;
• Gérer les relations du Bureau avec les hôtels, les agences de voyage et les autres prestataires ;
• Tenir à jour une liste d’hôtels pour les staff et partenaires de l’UICN en mission au Sénégal et assurer les réservations et autres appui nécessaires ;
• Superviser les chauffeurs et coordonner le mouvement des véhicules ;
• Assurer le suivi des délais de payement des factures d’électricité, de téléphone et d’internet du bureau en collaboration avec le service des finances et de la comptabilité

• Formation

Bac +3 dans le domaine de l’Administration (commerce, gestion, comptabilité, finance, audit) ou équivalent.

• Expériences professionnelles :

Justifier d’au moins 3 années d’expérience

• Démontrer une expérience de travail avec des ONG internationales dans le domaine de l'environnement, de la conservation et du développement durable.

• Démontrer une expérience de gestion des associations à l’image des membres de l'UICN.

• Démontrer une compétence approfondie dans la rédaction administrative

• Connaissances techniques
Démontrer de bonne capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail ;

• Démontrer de bonnes capacités à écrire de manière claire et concise ; et à bien communiquer oralement en français et en anglais ;

• Disposer de bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines nationales et culturelles ;

• Démontrer de bonnes connaissances en informatique (Excel, world, accès, etc.);

• Exigences linguistiques et Professionnalisme :
La maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral, est requise.

• Promouvoir les intérêts, les objectifs et les valeurs de l'organisation avec diligence et professionnalisme ;

• Assumer la responsabilité des actions individuelles et collectives, promouvoir l'approche " Un seul Programme " de l'UICN ;

• Adhérer aux valeurs fondamentales du PACO de l'UICN, à savoir la transparence, l'ouverture, le professionnalisme et la responsabilité ;

• Démontrer d’excellentes compétences interpersonnelles pour soutenir la création de réseaux et de partenariats

• Disposer d’un fort esprit d'équipe, et des capacités de travailler efficacement avec des équipes multiculturelles avec beaucoup de discrétion ;

Pur postuler, veuillez cliquer sur ce lien : https://hrms.iucn.org/iresy/index.cfm?event=vac.show&vacId=11104&lang=fr

Date limite: 10 novembre 2024