Assistant administratif

Job

Assistant administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: IUCN
Type d'organisation:Réseau mondial
Secteur: Environnement

Description opportunité :

Responsabilités majeures

Assister le Chef de programme dans la gestion des dossiers ;
Classer les divers documents de référence (Correspondances, copies des protocoles, rapports…) ;
Gérer la messagerie électronique générale du Bureau et veiller à sa bonne marche ;
Gérer le fonctionnement du bureau du courrier et veiller à son bon fonctionnement ;
Être le point focal et gérer le dossier des Membres de l’UICN au Sénégal ;
Être l’interface et le point focal pour les ONG, les Associations et les Réseaux
Suivre la maintenance, les admissions temporaires et les assurances des véhicules ;
Gérer la petite caisse du Bureau.

L’Assistant (e) Administratif pourra être chargé(e), par le Chef de programme, de toute autre tâche compatible avec sa fonction principale et ses aptitudes. Il/Elle fera au Chef de programme, le cas échéant, toute observation, suggestion, proposition orale ou écrite en vue de l’amélioration du management du Bureau dans son ensemble.

Responsabilités spécifiques

Gérer la base de données sur les Experts et Consultants du Bureau ;
Assurer le suivi des évènements concernant le Bureau (réunions, missions…)
Assurer le suivi des « Staff Meetings » et des retraites ;
Planifier les différentes missions internes et externes, en rapport avec le Service Administratif et Financier et les personnes concernées ;
Organiser les séminaires, ateliers et réunions, en rapport avec le Service Administratif et Financier et les structures externes concernées
Rédiger les rapports et comptes rendus des différentes réunions du bureau ;
En accord avec le chef de programme, participer à la communication interne et externe du bureau ;
Aider le chef de programme et les chargés de projet à une meilleure planification et gestion de leurs missions à l’intérieur et à l’extérieur du pays ;
Gérer les relations du Bureau avec les hôtels, les agences de voyage et les autres prestataires ;
Tenir à jour une liste d’hôtels pour les staff et partenaires de l’UICN en mission au Sénégal et assurer les réservations et autres appui nécessaires ;
Superviser les chauffeurs et coordonner le mouvement des véhicules ;
Assurer le suivi des délais de payement des factures d’électricité, de téléphone et d’internet du bureau en collaboration avec le service des finances et de la comptabilité

Profil recherché :

Formation

Bac +3 dans le domaine de l’Administration (commerce, gestion, comptabilité, finance, audit) ou équivalent.

Expériences professionnelles

Justifier d’au moins 3 années d’expérience
Démontrer une expérience de travail avec des ONG internationales dans le domaine de l’environnement, de la conservation et du développement durable.
Démontrer une expérience de gestion des associations à l’image des membres de l’UICN.
Démontrer une compétence approfondie dans la rédaction administrative
Connaissances techniques
Démontrer de bonne capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail ;
Démontrer de bonnes capacités à écrire de manière claire et concise ; et à bien communiquer oralement en français et en anglais ;
Disposer de bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines nationales et culturelles ;
Démontrer de bonnes connaissances en informatique (Excel, world, accès, etc.);

Exigences linguistiques et Professionnalisme :

La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, est requise.
Promouvoir les intérêts, les objectifs et les valeurs de l’organisation avec diligence et professionnalisme ;
Assumer la responsabilité des actions individuelles et collectives, promouvoir l’approche » Un seul Programme » de l’UICN ;
Adhérer aux valeurs fondamentales du PACO de l’UICN, à savoir la transparence, l’ouverture, le professionnalisme et la responsabilité ;
Démontrer d’excellentes compétences interpersonnelles pour soutenir la création de réseaux et de partenariats
Disposer d’un fort esprit d’équipe, et des capacités de travailler efficacement avec des équipes multiculturelles avec beaucoup de discrétion ;