L’Assistante de Direction assure un soutien administratif et organisationnel au Directeur du bureau d’étude. Elle gère les tâches administratives quotidiennes, coordonne les activités du bureau, et contribue à la fluidité des opérations au sein du cabinet. Elle est également responsable de la gestion de l’agenda, des communications, et de l’organisation des réunions et événements.

Responsabilités et Activités Principales

a.    Gestion de l’Agenda :

• Organiser et gérer l’agenda du Directeur, y compris la planification des réunions, des rendez-vous et des déplacements.
• Préparer les documents nécessaires pour les réunions et assurer le suivi des actions à mener.

b.    Gestion des Communications :

• Filtrer et gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier entrant et sortant.
• Rédiger et préparer des correspondances, des rapports, et des présentations.

c.    Organisation des Réunions et Événements :

• Organiser des réunions internes et externes, y compris la réservation de salles, la préparation de matériel et la coordination des participants.
• Préparer et coordonner des événements professionnels, des séminaires, et des conférences.

d.    Gestion des Documents :

• Assurer la gestion et l’archivage des documents administratifs et techniques.
• Préparer et mettre en forme des documents et des rapports pour les présentations et les réunions.

e.    Support Administratif :

• Effectuer des tâches administratives variées telles que la gestion des fournitures de bureau, le suivi des factures, et la gestion des notes de frais.
• Assurer la bonne marche des opérations de bureau en général.

f.      Coordination et Liaison :

• Servir de point de contact entre la direction et les autres départements, ainsi que les clients et les partenaires externes.
• Assurer une communication fluide et efficace au sein du cabinet.

g.    Suivi des Projets :

• Aider à la gestion des projets en cours, y compris la préparation des documents de suivi et des rapports d’avancement.
• Assurer la coordination des tâches administratives liées aux projets d’étude.

h.    Gestion des Déplacements :

• Organiser les déplacements professionnels du Directeur, y compris la réservation des voyages, des hôtels et des transports.

 Compétences et Qualifications

• Formation : Diplôme en Secrétariat, Gestion Administrative, ou tout autre domaine pertinent (BTS, DUT, Licence, ou équivalent).
• Expérience : Expérience antérieure en tant qu’assistante de direction ou dans un rôle administratif similaire est souhaitée.

Compétences Techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).
• Connaissance des logiciels de gestion de projet est un plus.
• Compétences en rédaction de documents et en gestion des communications.
• Compétences Relationnelles :
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec divers interlocuteurs.

Veuillez envoyer votre CV à l’adresse pdjdsilva@gmail.com