Le CIMMYT recherche un assistant administratif exceptionnel pour assister le coordinateur du bureau du CIMMYT-Sénégal dans le soutien administratif et financier essentiel au personnel afin d'assurer le fonctionnement efficace du bureau du CIMMYT-Sénégal.

Ce poste sera basé à Thiès, au Sénégal.

Tâches spécifiques :

Administratif et financier :

• Gérer les opérations de bureau telles que la planification des rendez-vous et la gestion de la correspondance.
• Entretenir les fournitures et l’équipement de bureau, assurant ainsi l’efficacité des opérations quotidiennes.
• Gérer les déplacements locaux et internationaux et la logistique
• Coordonner le dédouanement
• Gérer la signature des accords de transfert de matériel de stand (SMTA) entre le CIMMYT et les partenaires
• Gestion des stocks
• Coordonner l'approvisionnement en fournitures de bureau
• Coordonner/planifier les visites à l'intérieur et à l'extérieur du Sénégal
• Assurer le classement et l'archivage des documents
• Planifier et coordonner des événements : réunions, ateliers, conférences, etc.
• Enregistre toutes les espèces au bureau, la petite caisse et les transactions bancaires au format Excel en utilisant les codes corrects et les transmet à
• Responsable des finances pour examen.
• Exécute toutes les tâches supplémentaires assignées par les superviseurs.

Ressources humaines :

• Tenir à jour et organiser les dossiers des employés, y compris les données personnelles, les titres de poste et les informations sur la rémunération.
• Assurez-vous que tous les dossiers et registres RH sont à jour et classés avec précision.
• Préparer et gérer la correspondance liée aux RH.
• Aider à la rédaction et à la publication d'offres d'emploi sur diverses plateformes
• Examinez les CV, examinez les candidatures et planifiez des entretiens.
• Coordonner le processus d'intégration des nouveaux employés, y compris la préparation du matériel d'orientation, l'aménagement de l'espace de travail et
• faciliter la formation initiale.
• Aider au traitement des paies du travail occasionnel et assurer l'exactitude des feuilles de temps et des calculs de salaire.
• Aider à maintenir les normes de sécurité au travail et le respect des réglementations en matière de santé.

 Autres responsabilités administratives :

• Aider à la planification et à la prévision des besoins en stocks.
• Soutenir la gestion de la flotte.
• Toute autre activité requise par le superviseur.