Assistant de gestion des subventions

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Job

Assistant de gestion des subventions

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: RAES
Type d'organisation:ONG
Secteur: Développement

Description opportunité :

Vision du RAES

Avoir des communautés qui s’informent, se mobilisent et agissent sur leur avenir, individuellement et collectivement.

Mission du RAES

Promouvoir le changement social et un environnement propice à une prise de décision individuelle et collective éclairée, fondée sur une information libre, appropriée et complète.

Mission et champs de responsabilité du poste

Assistant apportera un appui technique, administratif et opérationnel à la gestion de l’ensemble du portefeuille de subventions de l’organisation. Il/Elle contribuera au suivi de la conformité des projets, au respect des exigences des bailleurs, à la gestion documentaire, à la préparation des rapports ainsi qu’à la coordination entre les différents départements impliqués dans la mise en œuvre des projets.

Administration des subventions

Assurer la gestion administrative de l’ensemble du portefeuille de subventions du RAES.
Mettre à jour régulièrement la base de données institutionnelle des subventions.
Assurer l’archivage physique et électronique de tous les documents relatifs aux subventions.
Veiller à la disponibilité des documents contractuels (accords de financement, budgets approuvés, avenants, plans de travail, rapports, correspondances avec les bailleurs, etc.).
Maintenir à jour le système de suivi des échéances contractuelles et des obligations des bailleurs.
Assurer la bonne organisation des dossiers sur les plateformes collaboratives de l’organisation (SharePoint, Teams ou tout autre système de gestion documentaire).
Développer et mettre à jour les outils de suivi des subventions sous la supervision du Grant Manager.

Suivi de la conformité

Assurer le suivi du respect des exigences contractuelles des bailleurs.
Vérifier la conformité administrative des documents avant leur transmission.
Suivre les échéances relatives aux rapports techniques et financiers.
Assurer le suivi des conditions particulières prévues dans les accords de financement.
Alerter le Grant Manager sur tout risque de non-conformité ou de retard.

Suivi des projets

Participer aux réunions de lancement, de revue périodique et de clôture des projets.
Préparer les comptes rendus des réunions de gestion des subventions.
Assurer le suivi des plans d’action issus des réunions.
Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des projets.
Assurer le suivi des principaux indicateurs de performance des subventions.

Reporting

Appuyer la préparation des rapports techniques destinés aux bailleurs.
Compiler les contributions des différentes équipes techniques.
Vérifier la cohérence et la qualité des informations avant soumission.
Participer à la rédaction, à la relecture et à la mise en forme des rapports narratifs.
Veiller au respect des calendriers de reporting.
Assurer la diffusion des modèles et exigences de reporting auprès des équipes projets.

Développement des propositions

Appuyer la préparation des notes conceptuelles et des propositions de financement.
Compiler les informations techniques fournies par les départements.
Participer à l’élaboration des cadres logiques, plans de travail et budgets.
Assurer la mise en forme des dossiers de soumission conformément aux exigences des bailleurs.
Contribuer à la collecte des documents administratifs requis pour les soumissions.

Suivi financier des subventions

En collaboration avec le Département Finances :

Participer au suivi budgétaire des projets.
Préparer les tableaux de suivi financier des subventions.
Suivre les décaissements des bailleurs.
Assurer le suivi des avances et des justifications financières.
Contribuer à la préparation des rapports financiers destinés aux bailleurs.

Renforcement des capacités

Participer à la diffusion des procédures internes relatives à la gestion des subventions.
Sensibiliser les équipes aux exigences des bailleurs.
Contribuer à l’élaboration d’outils, de guides et de check-lists.

Veille sur les opportunité

Effectuer une veille sur les opportunités de financement.
Mettre à jour la cartographie des bailleurs.
Suivre les appels à propositions.
Préparer les notes d’information destinées à la Direction.

Audits

Appuyer la préparation des audits internes et externes.
Assurer la compilation des pièces justificatives.
Participer au suivi des recommandations d’audit.

Autres responsabilités

Produire des rapports périodiques sur l’état du portefeuille de subventions. Exécuter toute autre tâche confiée par le Grant Manager ou la Directrice Exécutive.

Profil recherché :

Formation

Licence ou Master en Gestion de projets, Administration, Finances, Comptabilité, Développement international ou tout autre domaine pertinent.

Connaissance et expérience

Compétences techniques

Au moins 3 années d’expérience dans la gestion de subventions, la gestion de projets ou le développement de programmes au sein d’une ONG nationale ou internationale.
Une expérience dans la préparation des propositions de financement et du reporting bailleurs constitue un atout.
Une expérience dans la coordination de projets financés par plusieurs bailleurs est souhaitée.
Excellente maîtrise des règles et procédures des principaux bailleurs
Connaissance des règles de conformité des bailleurs ; gestion documentaire ; suivi budgétaire ; procédures de reporting

Aptitudes

Excellente maîtrise d’Excel, Word et PowerPoint.
Bonne maîtrise des plateformes collaboratives (SharePoint, Teams,
OneDrive ou équivalent).
Excellentes capacités organisationnelles.
Sens élevé de la confidentialité.
Grande rigueur dans la gestion documentaire.
Capacité à gérer simultanément plusieurs échéances.
Esprit d’équipe et excellentes compétences relationnelles.
Forte capacité d’anticipation et de résolution des problèmes.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et sous pression
Bonne maîtrise du français. La maitrise de l’anglais est un plus

Comment postuler ? :

Les candidatures sont à envoyer à : recrutement@ongraes.org

Le dossier de candidature comprendra :

Un CV actualisé (en français et/ou en anglais).
Une lettre de motivation adressée à la Directrice Exécutive du RAES.
Quatre références professionnelles : nom, fonction, contact. 2 anciens collègues et 2 anciens partenaires

Date limite de candidature : 10 août 2026.

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour un entretien seront contacté(e)s. Le RAES encourage particulièrement les candidatures féminines et les candidatures issues du continent africain.

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