Assistant de Direction et Chargé des Moyens Généraux

Job

Assistant de Direction et Chargé des Moyens Généraux

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: CMA CGM
Type d'organisation:Compagnie
Secteur: Transport maritime

Description opportunité :

Mission

Sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines, vous aurez pour mission principale, d’assurer un support quotidien à l’équipe de direction à travers une organisation professionnelle des activités administratives et logistiques ainsi qu’une gestion optimale des ressources matérielles et des moyens généraux de l’entreprise.

Responsabilités

Gestion de l’agenda et des rendez-vous

Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et évènements pour la direction
Gérer l’emploi du temps quotidien du Directeur Général, y compris la prise de rendez-vous.

Gestion administrative

Gérer les courriers administratifs
Rédiger les comptes rendus des réunions
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires pour les réunions et les missions du DG.
Assurer le suivi et l’archivage des documents importants.
Proposer et mettre en œuvre des solutions pour améliorer l’efficacité des processus organisationnels

Gestion des infrastructures

Assurer la maintenance et l’entretien des locaux et des équipements.
Superviser les travaux de rénovation et de réparation en cas de besoin.
Gérer les contrats avec les prestataires externes pour les services d’entretien

Achat, Logistique et approvisionnement

Organiser l’approvisionnement et le suivi des équipements bureautiques et du matériel de bureau (papeterie, petites fournitures, mobilier, etc.)
Négocier et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires pour garantir la qualité des services et le respect des contrats.
Organiser les déplacements professionnels des membres de la direction (réservation de transport, hébergement, etc.).
Assurer le bon fonctionnement des espaces communs (salles de réunion, open space, réfectoire, sanitaires, etc.).
Gérer le parc automobile avec suivi rigoureux de l’entretien des véhicules
Collaborer avec le département Finances à la gestion des stocks et des inventaires.
Coordonner les déménagements internes et externes.
Coordonner toute activité d’événementiel
Assurer la gestion des services généraux à tous les niveaux

Profil recherché :

Bac + 3 avec spécialisation en administration, assistanat de direction, Ressources Humaines ou tout autre domaine pertinent.
Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans à un poste similaire
Connaissance des règles et des pratiques liées à la gestion administrative, des ressources matérielles et logistiques
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
Excellentes capacités rédactionnelles et de communication
Sens de l’organisation et de la planification
Compétences en gestion de contrats et négociation avec les fournisseurs et prestataires.
Autonomie et proactivité dans la gestion des priorités
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.
Flexibilité et capacité d’adaptation à un environnement de travail en constante évolution
Avoir de solides qualités personnelles telles que l’organisation, la rigueur, la polyvalence, la ponctualité, la discrétion et la confidentialité, l’aisance relationnelle
Bon niveau Français / Anglais (oral et écrit)