Agent de réception

Job

Agent de réception

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Reliance Heath
Type d'organisation:ONG
Secteur: Ressources humaines

Description opportunité :

La mission de Reliance Health est de rendre les soins de santé de qualité agréables, abordables et accessibles dans les pays émergents. Du Nigéria à l'Égypte, et maintenant au Sénégal, nous proposons des solutions de santé complètes, adaptées aux besoins des employeurs et des employés, grâce à une approche intégrée incluant la télémédecine, une assurance maladie abordable et un réseau d'établissements de santé partenaires et propriétaires.

En tirant parti des technologies de pointe, nous transformons le paysage des soins de santé, le rendant plus efficace et accessible à tous.

Ce poste consiste à gérer l'accueil et à fournir un soutien administratif aux différents services. La personne retenue sera le premier point de contact pour les visiteurs et les clients, et veillera à leur offrir un environnement professionnel et chaleureux.

Ce que vous ferez

Accueil et permanence : Accueillir les visiteurs, gérer les appels et la boîte mail de la réception, tenir le registre des visiteurs et veiller à ce que l'accueil reste toujours professionnel.
Salles de conférence : Gérer les calendriers et les réservations des salles ; s’assurer que les salles sont prêtes avant utilisation et remises en état après utilisation (écrans/téléviseurs, marqueurs/tableau de conférence, rafraîchissement léger sur demande).
Gestion des installations de bureau : Effectuer des rondes régulières ; maintenir le bureau propre, approvisionné et présentable en coordonnant les horaires et les tâches de nettoyage ; signaler les problèmes et assurer le suivi.
Sécurité et accès (avec sécurité sur place) : coordonner l’accès aux portes pour les visiteurs/entrepreneurs, apporter un soutien en cas d’incident de base et assurer la liaison avec la direction de l’immeuble au besoin.
Fournisseurs et maintenance : Consigner les problèmes, soumettre des demandes de service, planifier et superviser les visites des fournisseurs (nettoyage, maintenance, services publics, fumigation, climatisation, déchets) et confirmer leur achèvement.
Courrier et livraisons : Gérer de bout en bout le courrier et les colis entrants/sortants (réception, enregistrement, notification/expédition, suivi des exceptions).
Voyages et hébergement du personnel : organiser les vols, les transports locaux et l’hébergement des visiteurs/du personnel en mission ; gérer l’hébergement des invités de l’entreprise (réservations, formalités d’arrivée/de départ, entretien de base avec assistance de nettoyage) ; partager les itinéraires et les détails d’arrivée/d’enregistrement.
Suivi et mises à jour : Tenez des registres simples et précis (visiteurs, réservations de conférences, missions des fournisseurs, fournitures/stocks, livraisons, voyages et hébergement) et partagez des mises à jour hebdomadaires claires sur l’état du bureau.
Santé, sécurité et conduite : repérer les dangers, appliquer les contrôles de base en matière de santé, sécurité et environnement et signaler rapidement les risques ou les exceptions conformément aux procédures opérationnelles normalisées.

Profil recherché :

Requis

Licence / BTS dans n'importe quel domaine
Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ; attitude confiante et courtoise en salle de réception.
Solides compétences en matière de calendrier et de planification (salles de réunion, créneaux horaires des fournisseurs, réservations).
À l'aise avec Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel , SharePoint) pour la messagerie, les calendriers, les outils de suivi et les rapports simples.
Sens de l'organisation et rigueur éprouvés ; tient les registres à jour, boucle la boucle et identifie rapidement les obstacles.
Capable de coordonner le personnel d'entretien et d'assurer une communication professionnelle avec les fournisseurs et la direction de l'immeuble.
Disponibilité sur place dans nos bureaux régionaux (Lagos, Le Caire ou Dakar) pendant les heures de bureau (entreprise privilégiant le télétravail, bureau ouvert sans rendez-vous).

Agréable à avoir

Expérience en réception/administration de bureau ou en coordination des installations.
Expérience en gestion des voyages et de l'hébergement (itinéraires, enregistrements, logistique locale).
Connaissance des registres de service des fournisseurs/ordres de travail et des services de base du bâtiment (climatisation, services publics, nettoyage).
Sensibilisation de base en matière de santé, sécurité et environnement (SSE) et enregistrement/escalade des incidents.
Assistance événementielle légère (aménagement de la salle, coordination des invités).
Connaissance des plateformes de messagerie et des prestataires de services locaux.
Expérience avec les listes SharePoint ou les modèles de feuilles de calcul simples pour les outils de suivi.

Avantages

Chez Reliance Health, nous accordons la priorité à nos employés et à leur bien-être. Notre programme d'avantages sociaux est conçu pour favoriser votre réussite, votre épanouissement et votre bien-être. Voici ce dont vous bénéficierez :

Salaire et avantages sociaux compétitifs

Nous offrons un salaire aligné sur les meilleurs du secteur, garantissant ainsi que votre expertise et votre impact soient pleinement récompensés.
Assurance maladie premium
Une couverture santé complète pour vous et votre famille, car votre bien-être passe avant tout.
congés illimités
Prenez le temps qu'il vous faut, quand il vous faut – sans limites, sans questions.
Impact significatif
Jouer un rôle clé dans la transformation des expériences clients et dans le façonnement de l'innovation dans le secteur de la santé.
Culture du travail collaboratif
Rejoignez un environnement de travail solidaire, inclusif et axé sur le travail d'équipe, qui célèbre la diversité.
Opportunités de croissance
Accédez à des outils, à du mentorat et à des ressources pour développer vos compétences et faire progresser votre carrière.
Allocation pour l'apprentissage et le développement
Nous vous offrons une allocation pour soutenir votre développement professionnel continu et l'amélioration de vos compétences.
C'est bien plus qu'un simple emploi : c'est une chance de vous épanouir, de progresser et d'avoir un impact concret. Chez Reliance Health, votre parcours compte.