Les 12 règles à suivre pour écrire un email professionnel
Aujourd’hui nous sommes envahis par les emails, venant de collègues, de clients, de fournisseurs, de partenaires, de la famille ou des amis. Nous ne lisons finalement que ceux qui nous captent dès les premiers mots. Comment écrire un email pro percutant et efficace ? Voici 12 règles à suivre.
Même si l’email est moins formel que la lettre, il doit quand même respecter certaines règles. N’oubliez pas qu’il doit s’adapter au profil de votre lecteur. Votre communication doit donc être de qualité avec une demande, claire et concise, un vocabulaire précis et un message sans fautes.
Quelle est donc la bonne façon de capter vos lecteurs ?
Voici 12 règles à suivre :
1. Soignez l’objet de votre email.
C’est la seule ligne qui apparaitra quand votre lecteur ouvrira sa messagerie et c’est pourquoi vous devez bien le penser. Soyez clair, bref, explicite et n’utilisez que 7 mots maximum. Le destinataire doit tout de suite comprendre de quoi il s’agit. Un objet idéal c’est : une phrase nominale (sans verbe conjugué), sans articles et sans mots de liaison.
Exemples « compte rendu du séminaire du 22 mars 2020 »
« demande de prix »« invitation conférence du 30 avril »
« annulation de la formation CHSCT du 2 mai »
Un email n’a qu’un seul objet et très souvent les emails sans objets sont envoyés dans les messages indésirables.
2. Votre formule d’appel.
Elle dépendra de votre relation avec le destinataire. Le connaissez-vous bien, un peu ou pas du tout ? Si l’on va du moins formel au plus formel cela donne :
« Bonjour Antoine » à votre collègue de travail,
« Bonjour Madame » à une cliente,
« Monsieur le Directeur » à votre supérieur hiérarchique, mais dans de nombreux cas il se peut que vous vous adressiez à lui par son prénom, cela dépend de la culture d’entreprise,
« Madame, Monsieur » à quelqu’un dont vous ne connaissez ni le nom ni le titre, mais je vous déconseille d’envoyer un email sans avoir le nom du destinataire. Il a en effet le risque de se retrouver dans la corbeille.
3. Votre première phrase :
elle doit être en lien direct avec l’objet de l’email et vous devez vous intéresser à votre lecteur en captant son attention et en l’apostrophant dès les premières lignes. En effet s’il se sent impliqué, il aura envie de poursuivre la lecture. Vous pouvez aussi commencer votre email par « je ». Enfin c’est évidemment plus facile si vous avez une relation déjà existante avec le destinataire.
« Vous êtes à la recherche de contenus percutants… », « vous n’avez pas le temps d’écrire… », « vous trouverez ci-joint une documentation », « je souhaite recevoir des informations », « comme convenu lors de notre échange »
4. Le corps de votre email. Faites court en allant à l’essentiel
- Un texte de 15 lignes maximum
- Des paragraphes de 3 lignes maximum
- Une structure de pyramide inversée : commencer par l’information principale de votre message puis donnez les informations suivantes par ordre décroissant d’importance. Pourquoi ? Parce que la première partie est toujours mieux lue que ce qui suit
- Veillez à écrire 1 paragraphe par idée avec un maximum de 4 paragraphes par email
5. Soignez la présentation
— Aérez votre texte
- Utilisez les sauts de ligne
- Jouez sur les gras et les italiques sans pour autant en abuser
6. Utilisez un langage courant et professionnel en évitant les jargons et les terminologies trop techniques, sauf si votre destinataire les maîtrise et que ce langage fait partie de votre relationnel quotidien avec lui.
7. Soyez direct, tout en étant courtois, et évitez les négations
- N’écrivez pas « merci de me répondre » mais plutôt « veuillez me répondre ». Ce n’est pas autoritaire mais affirmé et cela montre ce que vous voulez faire. Ne soyez pas timides dans vos requêtes. Les gens attendent d’être guidés et l’impératif est un bon moyen pour cela.
- N’écrivez pas « n’hésitez pas à me recontacter » mais plutôt « je vous invite à me recontacter ». En fait, au lieu de pousser à l’action, le « n’hésitez pas » paralyse. Oubliez également le « je ne manquerai pas de vous rappeler » !
8. Evitez les expressions qui ne servent à rien
— « je reste à votre disposition » : heureusement que vous restez à la disposition de votre lecteur ! N’utilisez pas les 15 lignes si précieuses pour dire des choses qui tombent sous le sens mais expliquez plutôt votre intention à la place.
9. N’utilisez plus de formules vieillottes passées de mode
Changez « je vous prie de bien vouloir recevoir » en « veuillez recevoir »
10. Soyez précis
Vous pouvez écrire « je reviens vers vous » mais en précisant quand : « je reviens vers vous d’ici le 20 avril » par exemple.
11. La conclusion de votre email. La formule de politesse est nécessaire et elle doit être brève. Adaptez-la à votre destinataire et au contexte de votre échange. Voici quelques exemples :
« Amitiés », « bises », « à plus », « bien à toi » seront réservés aux échanges les plus cordiaux et amicaux, aux personnes que vous connaissez bien.
« Bonne fin de journée » « bien à vous » peuvent conclure un message à un collègue ou à un partenaire.
« Sincères salutations », « salutations distinguées » pour un premier échange avec des clients par exemple.
« Cordialement », « bien cordialement », « cordiales salutations » pour un deuxième échange et les suivants.
« Respectueusement », « salutations respectueuses » sont appropriés pour des supérieurs hiérarchiques.
12. La signature doit comprendre vos prénom et nom, ainsi qu’un numéro de téléphone.
Dans la majeure partie des cas, en contexte professionnel, les logiciels de courrier électronique sont paramétrés pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin des courriels comprenant :
- Vos prénom et nom
- Votre numéro de téléphone
- Votre adresse e‑mail
- Le logo de votre entreprise
- Voire même le pitch de votre entreprise
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