Stagiaire Administration

Job

Assistance voyage et visa:

Fournir des services de soutien pour faciliter les éléments suivants :

Réservation de billets pour tous les déplacements du personnel de World Vision Sénégal
Faciliter la demande de visas pour les voyageurs
Gestion des transferts aéroportuaires pour les voyageurs
Revu factures des prestataires de services et envoi de notifications de paiement aux prestataires de services.
30%

Tâches administratives et gestion des équipement & fournitures :

Effectuer des tâches administratives pour le bureau de World Vision Sénégal
Maintenir un système de classement administratif approprié
Coordonner les prestataires de services du bureau de World Vision Sénégal Gestion des équipements et fournitures
Effectuer des contrôles d’inventaire appropriés pour les équipement et fournitures du bureau, y compris les articles nécessaires à la pause-café.
Faire l’inventaire des équipements et le rapprochement des fournitures de bureau.
Mettre à disposition des fournitures de bureau aux staffs en cas de besoin 30%

Gestion des prestataires de services et services publics :

Coordonner avec la comptabilité le paiement des services publics (électricité, eau, téléphone, etc. – pour le bureau partagé).
Fournir un soutien au superviseur dans le processus d’approvisionnement en préparant les documents (demande d’achat, bon de commande…).
Préparer la documentation pour le paiement des taxes en collaboration avec le Event.
Collaborer avec les prestataires de services (ex : menuisier, électricien, plombier…) pour les réparations et coordonner le paiement des prestataires de services. 25%

Planification d’événements

Soyez la personne de référence pour la planification d’événements, par exemple des conférences organisées au bureau ou hors site
(Agir en tant que planificateur d’événements).
Effectuer d’autres tâches spéciales liées au poste ou aux fonctions du service, à la demande du superviseur. 15%
Défendre et promouvoir les valeurs et pratiques organisationnelles, telles que la protection de l’enfant, rapporter les cas d’abus faits par des membres du personnel ou d’autres personnes, etc. conformément aux documents de références de WVS.

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.

Éducation :

Connaissances et compétences

Bonne communication et relationnelle
Autonome, compétences d’organisation et de planification
Capacité à bien travailler sous pression
Compétences en lecture, écriture et expression orale en français, l’anglais est un plus
Compétences informatiques (Microsoft Office)
Autres remarques pertinentes

Qualification minimum exigée

Doit avoir un diplôme supérieur au minimum BAC + 2 en études de secrétariat bilingue/ de Direction, ou en Administration
Doit avoir une connaissance du travail et une bonne organisation et méthode. Doit avoir d’excellentes capacités interpersonnelles
Doit être capable de communiquer dans un environnement transculturel.