Assistante de programme

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Job

Assistante de programme

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: UNICEF
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Protection de l'enfance

Description opportunité :

Fonctions clés, responsabilités et tâches/obligations connexes

Résumé des principales fonctions/responsabilités :

• Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires externes qui soutiennent le bureau dans la mise en œuvre des programmes. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires. Maintenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
• Collecte des factures et classement des documents pour approbation puis traitement dans VISION et Services Gateway.
Préparer et tenir à jour des dossiers, des documents et des plans de contrôle pour le suivi de la mise en œuvre du projet/programme et des dépenses financières.
Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau.
Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser les réunions. Rédiger les comptes-rendus des réunions et organiser la correspondance de l'équipe.
Fournir une assistance aux membres du personnel de la section pour les préparatifs et les droits liés aux voyages en fonction des règles et politiques de l'organisation. Assurer la liaison avec les points focaux des voyages concernés pour garantir que l'organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
Maintenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel.
Préparer et tenir à jour les dossiers relatifs à la planification et au développement des programmes pour sa section respective.
Effectuer des transactions dans VISION en s'assurant que les résultats, les activités et le codage du programme sont conformes aux plans de travail annuels (AWP) et apporter des modifications et des changements conformément aux révisions de section si nécessaire.
Soutenir les activités de renforcement des capacités, les réunions et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en collaborant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes ; en organisant les horaires en assurant la liaison avec les participants au sujet des disponibilités ; en assurant la liaison avec les points focaux du budget et la section au sujet des coûts et des besoins ; et en préparant les documents de référence pour les participants.
Il/elle assiste la section dans la compilation et la coordination des principaux produits de travail, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les règles et procédures établies soient suivies. Le soutien fourni par l'assistant de programme crée donc la plate-forme administrative la plus solide possible à partir de laquelle le programme de pays peut ensuite être exécuté. Les principaux résultats ont un impact sur la performance globale du bureau de pays et sur le succès de la mise en œuvre des activités du projet/programme.

Profil recherché :

Un diplôme d’études secondaires est exigé, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au travail de l’organisation.

Expérience

Un minimum de cinq années d’expérience professionnelle administrative ou de bureau à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés est requis.

Exigences linguistiques

La maîtrise du français est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (anglais, arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.