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Job
Secrétaire, Groupe III
- Type de contrat :cdd
- Zone: Dakar
- Recruteur: Délégation de l’Union Européenne au Sénégal
- Type d'organisation:Union européenne
- Secteur: Intégration
Description opportunité :
La Délégation de l’Union européenne en République du Sénégal recherche un(e) secrétaire, groupe III.
Nous sommes :
L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle important dans les affaires internationales par le biais de la diplomatie, du commerce, de l’aide au développement et de la collaboration avec des organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, également appelées délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
La Délégation de l’UE auprès de l’État, place travaille en étroite coordination avec les ambassades et les consulats des autres États membres de l’UE. Nous sommes une mission diplomatique à part entière et représentons l’Union européenne auprès du gouvernement du Sénégal dans les domaines qui relèvent de la compétence de l’UE.
Nous offrons :
Un poste de secrétaire (agent local, groupe de fonction 3) dans la section FPI (Foreign Policy Instruments, une équipe composée de 14 personnes.
Dans le cadre de ce poste, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions selon les besoins de la Délégation et de l’évolution de ces besoins. Le candidat retenu travaillera sous la supervision et la responsabilité du chef de la section FPI et fournira une assistance dans la gestion administrative et le secrétariat de la section.
Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :
Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :
Secrétariat
- Gérer les communications, les réunions et les flux de travail. Porter à l’attention du chef de section les questions complexes, sensibles ou prioritaires et fournir des informations et des conseils aux autres membres du personnel de la section.
- Organiser les rendez-vous et tenir à jour l’agenda du chef de section, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux requêtes.
- Organiser les réunions de haut niveau, finaliser les ordres du jour et les invitations, assurer la production et la distribution de la documentation, prendre des notes et préparer les procès-verbaux des réunions, et assurer le suivi des actions requises.
- Coordonner les arrangements de mission (arrangements de voyage et d’hôtel, rendez-vous, gestion des dépenses et questions de protocole) pour les autres membres du personnel
- Relire des documents et modifier des textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies en matière de format
Soutien administratif
- Organiser et faciliter le travail administratif de la section, y compris l’établissement de procédures internes et de systèmes de suivi de la correspondance et des documents. Vérifier que le travail est effectué conformément aux normes et aux délais de la délégation. Surveiller l’avancement du travail et porter les questions prioritaires et sujets importants à l’attention du chef de section.
- Préparer des documents d’information pour le chef de section et rédiger des réponses aux demandes écrites inhabituelles, sur la base des contributions fournies par d’autres membres du personnel de la section.
- Suivre la préparation par le personnel des rapports, correspondances, notes d’information et autres documents.
- Effectuer des tâches administratives générales (exemple : enregistrement des congés et des présences, organisation des réunions et autres événements et suivi budgétaire) et coordonner avec les autres sections pour assurer le bon déroulement du travail au sein de la section.
- Orienter les nouveaux membres du personnel vers les procédures et pratiques administratives pertinentes.
Le salaire de base dépendra de l’expérience professionnelle pertinente et vérifiée, généralement à partir de 1.189.399 F. CFA. Il existe un ensemble d’avantages compétitifs, sous réserve de certaines conditions, y compris des jours de congé personnel et des jours fériés, des assurances maladie et un plan d’épargne-retraite. Il est prévu des heures supplémentaires occasionnelles ainsi que des déplacements pour des missions professionnelles.
La date de début prévue est 01/11/2025.
Profil recherché :
Critères d’éligibilité
- Disposer de ses droits civiques et permis de travail selon la législation locale (sera vérifié si le candidat est retenu);
- Dossier introduit dans les délais et selon le format demandé ;
- Casier judiciaire vierge (sera demandé si le candidat est retenu) ;
Critères de sélection pour la procédure de sélection
Les critères suivants seront évalués lors de la sélection sur dossier, des épreuves écrites et des entretiens et seront qualifiant pour les étapes successives de la procédure :
- Diplôme d’études secondaires et postsecondaires en secrétariat, gestion de bureau, administration des affaires ou similaire.
- Minimum 6 ans d’expérience professionnelle en tant que secrétaire, assistant personnel, chef de bureau ou assistant administratif.
- Expérience dans une mission diplomatique, une agence de développement ou dans un cadre international multiculturel, souhaitable.
- Expérience de travail avec les politiques et procédures de l’Union européenne, souhaitable.
- Maîtrise du français oral et écrit (minimum C1).
- Bonnes connaissances de l’anglais (caractérisée au moins par de bonnes capacités de lecture, écriture et de compréhension orale), souhaitable.
- Capacité à coordonner, surveiller et suivre les tâches et les flux de travail.
- Utilisation compétente des équipements de communication et de bureau.
- Utilisation compétente des outils et systèmes informatiques de bureau standards.
- Capacité à analyser et structurer les informations de manière efficace.
- Excellentes compétences rédactionnelles et capacité à produire des notes concises.
- Communiquer efficacement et clairement, tant oralement que par écrit.
- Aptitude à travailler en équipe avec de bonnes compétences relationnelles et à travailler dans un environnement multiculturel.
- Attitude dynamique, proactive, sens des responsabilités, capacité à accomplir de bonnes performances sous pression.
- Capacité à s’adapter rapidement et avec flexibilité aux nouvelles demandes.
- Capacité à se concentrer sur les priorités, à faire preuve d’initiative et à organiser sa propre charge de travail afin de respecter les délais.
- Esprit orienté service.
- Désireux d’apprendre et de développer de nouvelles connaissances et compétences.
- Haut degré d’intégrité, de confidentialité et de responsabilité.
Comment postuler ? :
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