Coordonnateur (trice) evenementiel

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Job

Coordonnateur (trice) evenementiel

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Terrou Bi
Type d'organisation:Hôtel
Secteur: Hôtellerie

Description opportunité :

Terrou-bi Resort Dakar recrute un Coordonnateur (trice) evenementiel (01) H/F.

Missions principales

Contribuer au succès des évènements, coordonner les différentes équipes opérationnelles afin de délivrer les services et prestations réservées,
Participer à l’accroissement du chiffre d’affaires à travers de l’upselling,
S’assurer de la pleine satisfaction des clients et les fidéliser.
Etre le relais du service commercial évènementiel/groupe une fois le dossier confirmé avec un paiement d’acompte ou réception de bon de commande avec la signature du contrat de prestations signé,
Actualiser les réservations dans Opera (Sales & Catering et PMS) en cas de modifications après transmission du dossier (enregistrement de rooming lists, mise à jour des factures à envoyer au client, mise à jour des blocks hébergement et salles de réunions/restauration).
Suivre la réception des prépaiements, effectuer les relances, veiller au respect des délais de règlement,
Diffuser les feuilles de fonction et de route auprès des équipes opérationnelles,
Organiser et animer les réunions internes de feuilles de fonction et de route.
Assurer la coordination avec les équipes opérationnelles (restauration, hébergement, technique, sécurité et IT) en cas de demande de changements des clients.
Faire montre d’anticipation des besoins des clients et prendre des initiatives pour optimiser les ventes et la satisfaction des clients,
Augmenter le chiffre d’affaires à travers la vente de prestations complémentaires ou annexes aux clients
Veiller à la bonne préparation des évènements clients et des séjours des groupes
Accueillir les clients au début de chaque manifestation,
Assurer le bon service des prestations commandées par les clients dans le Resort,
S’assurer de la bonne livraison et de la qualité des prestations des évènements et des séjours clients,
Accompagner les clients tout au long de leurs évènements et de leurs séjours,
Contrôler le niveau de satisfaction des clients vis-à-vis des services et prestations fournies,
Communiquer les commentaires des clients (retours positifs et négatifs).
Veiller à la fin de chaque manifestation que tous les collatéraux des clients soient rendus et retirer les affiches,
Participer à la fidélisation des clients.
Veille à offrir un accueil (téléphonique, écrit ou physique) de qualité et à respecter l’ensemble des standards établis par le Terrou-Bi Resort.
Participer à la gestion des plaintes des clients,
Vérifier la facturation de toutes les prestations banquets au jour le jour avec l’équipe banquet, envoyer la facture globale au client à la fin de la prestation.
Réaliser un pointage journalier des factures hébergement avec la réception afin de vérifier l’exactitude des tarifs affichés et les prestations contractuelles à poster dans OPERA.

Profil recherché :

Connaissance parfaite d’OPERA (Sales & Catering et PMS)
Connaissance parfaite des produits et services du complexe
Connaissance parfaite des procédures et conditions de ventes stipulées dans nos contrats de ventes
Bonne maîtrise de l’Anglais et du Français parlé et écrit
Maîtrise des outils informatiques (internet, emails, Excel, Word, Opera)
Maîtrise des arguments et techniques de vente et négociation
Maîtrise de la gestion de son temps et de ses priorités
Disponibilité et flexibilité
Aisance relationnelle, sens du service, esprit d’équipe
Polyvalence, diplomatie, rigueur, organisation
Sens commercial, écoute active
Capacité d’analyse, sens du conseil, force de proposition
Adaptation, gestion du stress
Discrétion et confidentialité.