Coordinateur(trice) administratif(ve) et logistique

Job

Coordinateur(trice) administratif(ve) et logistique

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Winrock
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Logistique

Description opportunité :

Résumé du poste

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Bureaux et Logistique pour assurer le soutien administratif, logistique et opérationnel des activités de WEECAP a Dakar. La personne retenue gérera les opérations du bureau, coordonnera la logistique des déplacements et des événements, supervisera le parc automobile et l’inventaire des équipements, et veillera au respect des procédures de sécurité. Ce poste implique une collaboration étroite avec le personnel technique, les prestataires de services et les visiteurs afin de garantir un appui efficace et bien organisé à la mise en œuvre du programme.

Responsabilités essentielles

Sous la supervision du Responsable RH & Opérations, le/la Coordinateur(trice) Bu-reaux/Logistique assurera le soutien à l’administration et à la logistique du bureau de WEE-CAP. Les Principales responsabilités sont décrites ci dessous:

Gestion logistique

Garantir l’application des procédures logistiques et apporter le soutien nécessaire pour les activités du programme en collaboration avec le personnel technique (voyage aé-riens, terrestre, visas, hébergement) ;
Appui à la sécurisation des biens stockés dans les locaux ;
Aide dans la préparation logistique des sessions de formation, séminaires, voyages in-ternationaux, ateliers etc…. en assurant des plans de voyage fluides et efficaces ;
Appuyer au maintien de la mise à jour de l’inventaire des équipements ;
Apporter le soutien logistique nécessaire au personnel local et expatrié pour les activi-tés du programme, ;
Gérer les réservations d’hôtels, les transferts et la logistique associée aux déplace-ments du personnel et des visiteurs.
Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes d’information et préparer des documents administratifs.
Soutien à la gestion de la sécurité et la préparation aux situations d’urgence (par exemple, surveiller les bulletins de sécurité et maintenir l’arbre téléphonique du pro-gramme).
Organisateur des déplacements du personnel, des et des consultants ;
Veiller au respect des règles de sécurité et notamment pour les chauffeurs et gardiens ;
Appuyer à la gestion des besoins en équipements et communication de l’équipe du projet (flotte téléphone, ordinateurs et accessoires, imprimantes, etc…) ;
Apporter un appui au soutien logistique aux équipes sur le terrain lorsque cela est né-cessaire.

Gestion du parc automobile

Assurer le suivi de la flotte automobile (consommation, carnets de bord etc…) ;
Gérer l’utilisation des véhicules en fonction des besoins opérationnels ;
Appuyer au planning des chauffeurs en fonction des activités ;
Préparer les rapports mensuels de suivi de la consommation de carburant ;
Veiller au suivi rigoureux de l’entretien des véhicules.

Gestion du bureau

Servir de réceptionniste de bureau, accueillir les visiteurs et répondre aux appels ;
Suivre les travaux de maintenance et d’entretiens des bureaux ;
Assurer la vérification et la maintenance des équipements du bureau (ordinateurs, im-primantes, scanners, traceur, etc…)

Autres tâches

Rendre compte immédiatement de tout incident, accident, anomalie ou autre problème à sa hiérarchie ;
Effectuer toute autre tâche confiée par sa hiérarchie ;
Aider à la traduction des communications de bureau selon les besoins.
Maintenir à jour et organiser les copies dures et électroniques des fichiers d’activités, des accords de conseil et des autres documents de formation et d’ateliers.
Fournir toute autre assistance logistique et administrative demandée par le pro-gramme.

Profil recherché :

Formation de niveau BAC + 3/4 en gestion logistique et transport avec respectivement une expérience confirmée d’au moins 5 ans à un poste similaire dans la logistique, gestion de bureau ou autre fonction administrative ;
Être méthodique, discret(e), organisé(e), poli(e), courtois(e), de bonne moralité et ponctuel(le) ;
Maîtrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint) ;
Excellente compétence en ecriture du Français ;
La connaissance de l’anglais serait un atout ;
Une expérience des projets;
Respectueux(se) de la confidentialité des informations traitées
Mobilité : Capacité à voyager en dehors de Abidjan / Dakar vers les sites du programme, jusqu’à 20 % du temps.