Chargé(e) des Finances et des subventions

Job

Chargé(e) des Finances et des subventions

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Oxfam America
Type d'organisation:ONG
Secteur: Genre

Description opportunité :

Oxfam met en œuvre le projet « Voix et Leadership des Femmes Renouvelé » au Sénégal. Le projet entend contribuer à l’autonomisation des femmes et des filles, à la protection de leurs droits et à la réalisation de l’égalité des sexes au Sénégal, et ce, conformément aux résultats du programme « Voix et Leadership des Femmes Renouvelé ». Il aidera à relever les défis auxquels sont confrontées les organisations de défense des droits des femmes et les femmes défenseures des droits des femmes au Sénégal en soutenant leur gestion et leur viabilité, la qualité des services offerts à la population et l’efficacité des actions conjointes en faveur des politiques publiques qui profitent aux femmes et aux filles. Cet objectif sera atteint en renforçant les capacités organisationnelles par la formation et l’apprentissage par les paires, en fournissant un financement de base pluriannuel ainsi qu’un financement flexible à court terme pour les organisations naissantes, et en créant des espaces et des opportunités pour que le mouvement féministe sénégalais se développe.

Le/La Chargé(e)/e des finances et des subventions aura pour principal rôle de tenir la comptabilité du projet et d’aider à établir les rapports financiers. Il ou elle assurera également le suivi administratif et financier des fonds et des subventions octroyés aux partenaires.

Rattachement hiérarchique

Responsable hiérarchique : Responsable des Opérations
Gestion matricielle : Coordonnateur(trice) du projet
Fonctions relevant de ce poste: NA
Responsabilité budgétaire: NA
Portée géographique: L’ensemble du pays

Impact

Le/La titulaire de ce poste est au service de l’équipe de coordination et des partenaires et établit régulièrement des rapports courants. Le poste a un impact important sur l’efficacité du projet VLFR et sur les dépassements/sous-utilisations du budget du département.

Le/la titulaire du poste est appelé(e) à se présenter auprès du personnel, des partenaires et des collègues des organisations affiliées à Oxfam et à représenter l’organisation auprès des fournisseurs externes et des organismes gouvernementaux.

Responsabilités clés (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources)

Technique

Enregistrement de transactions

Veiller à ce que les documents bancaires et de caisse soient minutieusement vérifiés pour s’assurer de leur exhaustivité et exactitude et de l’intégrité des données, avant de les reverser dans le système comptable et de transférer ce dernier en temps opportun.
Générer des bons de commande, s’assurer qu’ils correspondent aux différentes factures et procéder au traitement des paiements conformément aux politiques et procédures.
S’assurer que chaque bordereau de paiement est justifié par une documentation appropriée et complète et que les justificatifs de paiement sont conformes aux politiques et procédures d’Oxfam et à toute autre politique et procédure pertinente, avec les approbations / autorisations appropriées avant que les paiements ne soient effectués et justifiés par des tableaux réconciliés.
Préparer et reverser l’ensemble des comptes-rendus autres que les comptes-rendus de caisse et de banque en procédant à un codage budgétaire complet et précis des transactions et en les reversant en temps utile dans le système comptable pour examen par le/la Responsable des Opérations.
Répondre aux questions des banques concernant le traitement des dépenses.

Classement, synthèse et rapprochement des transactions

Préparer et soumettre le grand livre mensuel des décaissements et autres états financiers.
Préparer le bilan mensuel en veillant à une classification précise et pertinente des transactions inscrites au bilan dans les comptes de bilan appropriés.
Vérifier les relevés bancaires mensuels et effectuer les rapprochements bancaires.
Maintenir tous les dossiers ou fichiers comptables et financiers.
S’assurer que les comptes de bilan sont entièrement réconciliés chaque mois et qu’ils sont soumis au Responsable des Opérations pour examen dans les délais convenus.
Tenir et actualiser les tableaux de suivi des bilans dans les délais convenus (sauf pour les facilités de caisse et les dépenses personnelles).
Rapprocher les dépenses de petite caisse.
Assurer le suivi en temps opportun des comptes personnels, c’est-à-dire des facilités de caisse, des avances sur salaire et des rapprochements.
Travailler avec le personnel comptable du siège pour effectuer le rapprochement des rapports sur les écarts et procéder aux ajustements correspondants.
Mettre en œuvre et respecter les politiques et procédures financières.

Suivi des dépenses

Assurer un suivi régulier de tous les débiteurs et créanciers dans les registres financiers, en veillant au recouvrement rapide des dettes et au paiement rapide des créanciers, et en recommandant en temps utile des radiations au Responsable des Opérations, le cas échéant.
Assurer le suivi des dépenses financières et des budgets-pays selon les directives du ou de la Coordonnateur(trice) du projet.

Gestion des contrats de subvention

Conserver le temps nécessaire et de manière appropriée des informations clés – proposition, budget, contrats, amendements, rapports, communication avec les donateurs – et gestion des revenus.
Assurer la maintenance des systèmes d’information sur les subventions et les dossiers sur les contrats avec les partenaires.
Appuyer les partenaires pour qu’ils respectent pleinement les conditions d’octroi des subventions
Maintenir le lien avec la personne de référence chez Oxfam Québec, notre partenaire Affilié dans la gestion de ce projet, pour traiter les questions de conformité.
Assurer le partage d’informations et la formation des partenaires sur l’élaboration des rapports et la compréhension des exigences du bailleur.

Autres responsabilités

Participer à la clôture des comptes annuels.
Participer au processus de contrôle interne et aux audits comptables et financiers du bureau-pays
Aider à la préparation du budget opérationnel et du plan stratégique.
Informer le ou la Responsable des Opérations de toute divergence, question ou problème majeur et contribuer à leur résolution.
Accomplir d’autres tâches connexes raisonnables, telles qu’assignées par le supérieur hiérarchique, le responsable matriciel ou un autre membre de l’équipe dirigeante.

Profil recherché :

Expérience, connaissances et compétences

Indispensables

L’humilité. Il convient de faire passer le « nous » avant le « moi » et de mettre l’accent sur la force du collectif, de stimuler l’équipe et de miser sur les points forts de chaque individu. Nous ne sommes pas préoccupés par le pouvoir hiérarchique et nous nous engageons à faire confiance aux connaissances et à l’expertise d’autrui à tous les niveaux de l’organisation et à les valoriser.
Responsabilité mutuelle. Capacité à expliquer les décisions et la manière dont elles ont été prises conformément aux valeurs organisationnelles de l’OI. Nous acceptons d’être tenus responsables de nos actes et de notre comportement, car nous tenons également les autres responsables, dans un esprit de cohérence
Capacité d’écoute. Avoir une bonne capacité d’écoute, c’est-à-dire la capacité d’identifier les niveaux de pensée les plus profonds et des hypothèses tacites. Faire passer des messages clairs aux autres, et tenir compte des différentes préférences.
Conscience de soi. Être en mesure de développer un degré élevé de conscience de ses propres forces et faiblesses et de son impact sur les autres. La conscience de soi permet de modérer et d’autoréguler les comportements pour contrôler et canaliser nos impulsions à bon escient.

Autres critères

Diplôme dans un domaine pertinent et/ou comptable partiellement qualifié (DEC ou BTS en comptabilité ou équivalent).
Expérience pertinente dans la prestation d’une gamme de services d’appui financier, idéalement dans les ONG et les organisations communautaires.
Maîtrise de logiciels informatiques (Software, Excel, Access, Internet) et d’un logiciel standard de comptabilité.
Expérience avérée du fonctionnement des systèmes comptables informatisés et des systèmes de codage et de leur utilisation.
Capacité à gérer des priorités multiples ; à gérer des ressources et à travailler dans le respect des délais avec un minimum de supervision.
Niveau élevé de compétences en calcul, de précision et d’analyse, et aptitude à planifier de manière efficace.
Maîtrise des pratiques et principes généralement admis en matière de comptabilité et d’audit.
Bonne maîtrise du français et capacité à travailler et à communiquer en anglais.
Bonne connaissance opérationnelle des procédures, systèmes et pratiques de gestion de bureau.
Bonne compréhension de la gestion du cycle du programme

Souhaitable