Associé principal à l’appui aux projets

Job

Associé principal à l’appui aux projets

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Organisation internationale pour la migration
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Migration

Description opportunité :

L’Unité régionale de développement des projets du Bureau régional (RO) de Dakar coordonne et facilite l’ensemble des activités de soutien aux projets ainsi que les mécanismes institutionnels d’assurance qualité liés à la gestion du cycle de projet (Project Cycle Management – PCM) et à la gestion axée sur les résultats (Results-Based Management – RBM) en Afrique de l’Ouest et du Centre (AOC).

Sous la supervision générale du Directeur régional adjoint chargé des opérations et la supervision directe du Chargé régional du développement des projets, le Senior Project Support Associate (Associé principal à l’appui aux projets) apportera un soutien aux bureaux pays (Country Offices – CO) dans la mise en œuvre des activités des projets dans la région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre. Il contribuera également à la collecte, à l’analyse et à la présentation des données et informations relatives aux projets afin de soutenir les bureaux régional et nationaux de l’OIM dans cette région.

Responsabilités

Appuyer la planification, la coordination, la mise en œuvre et le suivi des activités des projets dans la région.
Diffuser auprès des bureaux pays les informations relatives aux nouveaux appels à propositions et/ou aux opportunités de financement, tout en tenant à jour les registres de diffusion et des actions de suivi.
Fournir un appui administratif lors des processus d’examen et de validation des projets en vérifiant l’exhaustivité des dossiers, la présence des documents requis et le respect des circuits de validation ; assurer le suivi des soumissions des bureaux pays afin de faciliter leur traitement dans les systèmes internes de l’OIM, notamment PRIMA, conformément aux procédures établies.
Compiler, résumer, analyser et présenter des informations et des données sur des questions spécifiques liées aux projets, en mettant en évidence les points importants nécessitant l’attention des parties concernées.
Assurer la mise à jour du pipeline régional des projets ainsi que des outils de suivi de leur mise en œuvre, et actualiser en temps voulu les tableaux de suivi et les documents clés sur le SharePoint du Bureau régional de Dakar.
Suivre les taux de consommation budgétaire (burn rates) et l’état d’avancement de la mise en œuvre des projets dans la région, puis signaler toute difficulté au superviseur afin qu’un suivi approprié soit effectué.
Rédiger des rapports d’étape ; identifier les insuffisances dans l’exécution des projets, les porter à l’attention du superviseur et proposer des mesures correctives. Signaler également tout cas de non-conformité des projets.
Rédiger la correspondance relative aux projets ; préparer et mettre à jour des rapports, notes d’information, documents de briefing, graphiques, tableaux statistiques et toute autre documentation pertinente.
Appuyer l’organisation de réunions, webinaires, ateliers et formations liés à la mise en œuvre des projets et à l’utilisation du système PRIMA, notamment en préparant les supports et les dispositions logistiques.
Répondre aux demandes d’information complexes et aux différentes requêtes ; mettre en place et assurer la gestion des dossiers et des archives.
Participer aux réunions et conférences ; maintenir une coordination et une collaboration efficaces avec les partenaires, les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes, selon les besoins.
Contribuer à l’élaboration des procédures opérationnelles normalisées (Standard Operating Procedures – SOP), des notes conceptuelles et apporter un appui général au développement de nouveaux projets.
Exécuter toute autre tâche connexe confiée par la hiérarchie.

Profil recherché :

Formation

Diplôme d’études secondaires avec six (6) années d’expérience professionnelle pertinente ; ou
Licence (Bachelor) en sciences politiques, sciences sociales, relations internationales, études du développement, études migratoires, droits de l’homme, droit ou dans un domaine connexe, délivrée par un établissement d’enseignement supérieur reconnu, avec quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente.

Les établissements d’enseignement reconnus sont ceux figurant dans la Base de données mondiale de l’enseignement supérieur de l’UNESCO (UNESCO World Higher Education Database).

Expérience

Le candidat doit justifier :

d’une expérience au sein d’une organisation internationale ou d’une bonne connaissance du système des Nations Unies ;
d’une expérience avérée dans la mise en œuvre, le suivi, le rapportage et le contrôle de conformité des projets ;
d’une expérience dans la gestion de la documentation des projets, des outils de suivi (trackers) et des systèmes de gestion des connaissances ;
une connaissance de la gestion axée sur les résultats (Results-Based Management – RBM) et des processus de gestion du cycle de projet (Project Cycle Management – PCM) dans un rôle de soutien administratif constitue un atout.

Compétences

Le candidat doit démontrer :

une bonne compréhension des processus de mise en œuvre et de rapportage des projets au niveau du soutien opérationnel ;
de solides compétences en organisation et en communication, avec la capacité de gérer les priorités et de coordonner plusieurs tâches simultanément ;
l’aptitude à préparer la correspondance courante, des présentations et des rapports ;
d’excellentes compétences relationnelles permettant de collaborer efficacement avec des collègues de cultures et d’horizons professionnels variés ;
un grand sens du détail et la capacité de travailler avec précision sous pression tout en respectant strictement la confidentialité ;
une bonne maîtrise des applications Microsoft Office, notamment SharePoint, Microsoft Copilot et Microsoft Excel ;
une expérience de l’utilisation des systèmes internes de l’OIM, notamment PRIMA et Wave, constitue un avantage.

Langues

Tous les membres du personnel de l’Organisation internationale pour les migrations (OIM), quelle que soit leur catégorie, doivent maîtriser couramment au moins l’une des langues officielles de l’OIM, à savoir :

l’anglais ;
le français ;
l’espagnol.

La maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui pourra comprendre des épreuves écrites et/ou orales.