Associé(e) de programme

Job

Associé(e) de programme

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU Femmes
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Genre et développement

Description opportunité :

Sous la supervision du/de la Responsable de programme, l’Associé(e) de programme travaille en étroite collaboration avec les membres de l’unité de programme et leur apporte un appui dans l’élaboration et la mise en œuvre de programmes efficaces, conformément aux règles et règlements d’ONU Femmes.
L’Associé(e) de programme contribue aux activités de recherche, de gestion financière et de mise en œuvre des programmes, notamment en fournissant le soutien opérationnel, administratif et programmatique nécessaire.

L’Associé(e) de programme collabore étroitement avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du Bureau de pays (CO), ainsi qu’avec les bureaux régionaux et le siège d’ONU Femmes, selon les besoins, pour résoudre des questions financières complexes et échanger des informations.

Portée du poste

1. Fournir un appui administratif, financier et logistique à la formulation et à la gestion des programmes thématiques :

Apporter un soutien administratif à la préparation des plans de travail, des budgets et des propositions relatives à la mise en œuvre des programmes ;
Fournir des orientations techniques au CO/MCO et aux agences d’exécution concernant la mise en œuvre courante et les rapports d’activités et financiers des programmes soutenus ;
Préparer les informations nécessaires aux audits des programmes/projets et appuyer la mise en œuvre des recommandations d’audit ;
Examiner les données relatives aux programmes/projets destinées au site web du MCO/CO/RO ;
Identifier les sources, collecter et compiler des données et informations en vue de la préparation de documents, lignes directrices, discours et notes de position.

2. Fournir un appui administratif à la gestion financière des programmes thématiques :

Créer les projets dans le système Quantum, préparer les révisions budgétaires, actualiser les attributions et le statut des projets, et déterminer les fonds non utilisés ainsi que la clôture opérationnelle et financière des projets ;
Apporter un appui administratif au suivi de la préparation budgétaire et à la gestion financière des programmes/projets, y compris la finalisation des formulaires FACE ;
Examiner les rapports financiers ; préparer les bons de commande non liés à un PO (Non-PO vouchers) pour les projets de développement ;
Traiter les paiements destinés aux consultants ;
Assurer le suivi du système interne de contrôle des dépenses ;
Créer les réquisitions dans le système Quantum pour les projets de développement et enregistrer la réception des biens dans le système ;
Appuyer la préparation et le suivi des factures de recouvrement des coûts dans le système Quantum.

3. Fournir un appui administratif aux programmes thématiques :

Assurer toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation de réunions, ateliers, événements et missions ;
Organiser les déplacements de l’équipe du programme, y compris les demandes et remboursements de mission ;
Préparer des documents d’information publique et des dossiers de briefing ;
Rassembler les documents de briefing et préparer des présentations PowerPoint ou autres supports visuels ;
Fournir des orientations et des formations aux assistant(e)s de programme, au besoin.

4. Fournir un appui administratif à la mobilisation des ressources :

Préparer les accords de partage des coûts et autres conventions ; assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation de ressources du CO ;
Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, du CO et de l’équipe de programme, en vue de leur intégration dans diverses bases de données et documents.

5. Faciliter le renforcement et le partage des connaissances :

Apporter un appui administratif à la synthèse des leçons apprises et des bonnes pratiques liées à la gestion des programmes et des finances ;
Appuyer l’organisation de formations pour le personnel du bureau et les partenaires sur les questions liées aux programmes et aux opérations.

Autres responsabilités :

Le/la titulaire peut être amené(e) à exécuter d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Profil recherché :

Formation et certification

L’achèvement des études secondaires est requis.
Un diplôme de licence (Bac +3) en administration des affaires ou dans un domaine connexe constitue un atout.

Expérience

Au moins deux (2) années d’expérience progressive dans les domaines de l’administration, des finances ou de la gestion/soutien de programmes ;
Une expérience de travail dans un environnement informatisé utilisant plusieurs logiciels bureautiques est requise ;
Une expérience de soutien à une équipe est requise ;
Une expérience de l’utilisation d’un système de gestion intégré moderne basé sur le web (de préférence Quantum ou RMS) est souhaitable.

Langues

La maîtrise du français est requise ;
Une bonne connaissance de l’anglais ou de la langue locale est souhaitable.

Déclaration

En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.
La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre du programme de réforme des Nations Unies, visant à regrouper les ressources et mandats existants afin d’accroître l’impact et la cohérence des actions en faveur de l’égalité des genres.