Responsable des opérations

Job

Responsable des opérations

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU femmes
Type d'organisation:Agence des nations unies
Secteur: Genre et développement

Description opportunité :

Responsable des opérations (Operations Manager)

Le/la Responsable des opérations dirige et encadre l’équipe des opérations du bureau pays, favorisant la collaboration au sein de l’équipe, avec le personnel programme et avec d’autres agences des Nations Unies, dans une approche orientée client. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes programme, fournissant des orientations aux personnels programme assurant des fonctions opérationnelles adjointes, et veille à ce que ces personnels connaissent les règles et procédures régissant les finances des programmes, le reporting aux bailleurs et la gestion du personnel. Il/elle collabore également avec les équipes opérations d’autres agences de l’ONU, le bureau régional et le siège de UN Women, ainsi qu’avec les autorités gouvernementales pour assurer la bonne livraison des services opérationnels.

Fonctions clés et responsabilités

Gestion des opérations au bureau pays du Sénégal

Membre de l’équipe de direction et conseiller le/la Représentant(e) pays sur les questions opérationnelles ;
Élaborer le plan de travail annuel de l’équipe opérations et superviser sa mise en œuvre et son suivi ;
Participer aux réunions d’évaluation et évaluer les capacités managériales et opérationnelles des partenaires de mise en œuvre avec l’équipe programme et technique ;
Superviser le mapping des processus métiers et établir des procédures opérationnelles standard internes pour toutes les fonctions de l’équipe opérations ;
Assurer la mise en œuvre des politiques et systèmes corporatifs (budget, finances, approvisionnement, RH) et former le personnel et les équipes projets ;
Garantir un flux d’information continu et à jour entre le bureau pays, le bureau régional et le siège ;
Superviser toutes les activités opérationnelles (finance, RH, approvisionnement, transport, TIC, sécurité, administration) selon les règles et procédures de UN Women ;
Gérer le personnel de l’équipe opérations : finaliser les plans de performance, réaliser les évaluations, fournir feedback et coaching.

Planification financière, suivi des dépenses et audit

Assurer une gestion stratégique et efficace des ressources financières du bureau et des programmes ;
Appliquer des contrôles financiers appropriés ;
Reporter au niveau local et au siège selon les structures établies, consulter le bureau régional en cas de déviation nécessaire ;
Examiner et corriger les constats d’audit le cas échéant ;
Assurer le rôle de Level 2 Committing Officer dans Quantum pour l’approbation des bons de commande et vouchers ;
Veiller à la conformité du bureau aux cadres de contrôle interne, à la délégation d’autorité et à la séparation des fonctions et responsabilités.

Ressources humaines

Superviser les processus de recrutement, en liaison avec le bureau régional, le siège et les prestataires si nécessaire ;
Superviser les contrats et conseiller sur les modalités contractuelles appropriées.

Approvisionnement et gestion des biens

Gérer l’acquisition de biens et services pour le bureau et les projets selon les procédures corporatives établies, en évaluant le rapport coût-efficacité et en supervisant les négociations ;
Préparer les plans d’approvisionnement du bureau ;
Participer ou présider les Comités locaux de revue des achats (PRC) ;
Gérer les actifs et passifs du bureau et assurer un contrôle correct des inventaires.

Technologies de l’information et de la communication (TIC)

Superviser la mise en œuvre des systèmes TIC ;
Assurer l’accès du personnel aux fonctionnalités Quantum pour optimiser les résultats opérationnels et le service client ;
Maintenir une infrastructure TIC sécurisée et fiable, et prévoir les plans de reprise après sinistre.

Sécurité et sûreté

Servir de point focal pour les questions de sécurité et veiller à la sécurité du personnel ;
Informer les superviseurs et le personnel de UN Women sur les questions de sécurité, et briefer les visiteurs ;
Assurer la conformité complète aux règlements de l’ONU et de UN Women en matière de sécurité ;
Collaborer avec le spécialiste sécurité pays, les spécialistes régionaux et le conseiller global sécurité ;
En l’absence du spécialiste sécurité pays, gérer les questions quotidiennes de sécurité, mettre à jour les listes de personnel et dépendants, fournir des rapports ;
Veiller à ce que le personnel obtienne les autorisations de sécurité nécessaires pour les déplacements ;
Élaborer et maintenir un plan de continuité des activités.

Participation aux activités inter-agences

Représenter UN Women lors des réunions et groupes de travail inter-agences sur les questions opérationnelles ;
Collaborer avec UNDP et d’autres agences de l’ONU sur les questions opérationnelles, activités et partenariats.

Partage des connaissances

Assurer que le partage et l’application des connaissances entre le bureau pays et le bureau régional soit efficace.

Autres tâches

Le/la titulaire effectue d’autres missions en lien avec son profil fonctionnel selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement du bureau et de l’organisation.

Profil recherché :

Compétences fonctionnelles

• Solide connaissance des systèmes et processus en opérations, finances, approvisionnement, ressources humaines, TIC et sécurité, particulièrement dans le système des Nations Unies (un atout) ;

• Capacité à fournir des conseils et un soutien efficaces ;

• Capacité à diriger la formulation et le suivi de projets de gestion ;

• Capacité à traiter des informations confidentielles ;

• Bonnes compétences en négociation ;

• Solides compétences en informatique et technologies de l’information.

Formation et certifications

• Master ou équivalent en administration des affaires, administration publique, finance, ressources humaines ou domaine connexe requis ;

• Un diplôme universitaire de premier cycle avec deux années d’expérience supplémentaire peut être accepté en lieu et place du master.

Expérience professionnelle

• Minimum 5 ans d’expérience progressive à un niveau national ou international dans la gestion de bureau, les opérations ou la finance ;

• Expérience en management d’équipe requise ;

• Expérience dans un environnement informatique avec plusieurs logiciels bureautiques, ainsi que dans la gestion de systèmes de gestion web et ERP, de préférence Oracle Cloud ;

• Expérience en comptabilité d’exercice, IPSAS ou IFRS fortement souhaitée ;

• Une expérience en programmation ou gestion de projets est souhaitable ;

• Une expérience dans le système des Nations Unies est un atout.

Langues

• Maîtrise fluente de l’anglais et du français requise ;

• La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable (arabe, chinois, russe ou espagnol).