Chargé(e) des opérations

Job

Chargé(e) des opérations

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Open Society Foundations
Type d'organisation:Fondation
Secteur: Promotion de la démocratie

Description opportunité :

Objectif du rôle

Le/La chargé(e) des opérations, programmes, apporte son soutien à l'équipe en assumant des responsabilités opérationnelles avancées. Ce rôle est axé sur le soutien opérationnel global, notamment la planification, le suivi, l'analyse et le reporting budgétaires ; la gestion, l'analyse et le reporting des subventions et contrats ; la planification et la gestion d'événements ; la gestion du plan de travail et des livrables de l'unité ; la gestion des agendas, des déplacements et des dépenses du directeur et du directeur adjoint ; la préparation de supports de communication et de présentations ; la mise en œuvre de projets spéciaux ; et la liaison avec les unités OSF concernées.

Principales responsabilités

Gérer la passation de marchés, la planification d'événements et coordonner les actions et les livrables.
Gérer le budget de l'unité, y compris les prévisions, le suivi, l'analyse et le reporting, en étroite collaboration avec le département des finances, de la planification et de l'analyse de l'OSF.
Appuyer le processus d'octroi de subventions, organiser les dossiers et tenir les registres, et rédiger des rapports
Effectuer le suivi et l'analyse du budget des subventions et des opérations
Générer des documents d'information, des présentations et des rapports
Superviser le plan de travail de l'équipe et suivre les progrès des principaux axes de travail.
Coresponsabilité dans la gestion des agendas, des congés annuels, des demandes de déplacement et des notes de frais du directeur général et du directeur adjoint
Travailler en étroite collaboration avec la direction générale et contribuer à la coordination des projets transversaux et des projets spéciaux. Participer à la planification et à la gestion des réunions et des événements.
Assurer une liaison essentielle entre le service des subventions du réseau et les autres composantes du réseau OSF, faire preuve d'une grande discrétion et travailler sous une supervision limitée.
Autres tâches administratives de haut niveau selon les besoins.
Mettre en œuvre des compétences techniques en matière de planification, de reporting, de gestion des fournisseurs et de prestation de services.
Mener à bien des projets de manière autonome, en gérant son temps et les parties prenantes.
Suivre l'avancement de la mise en œuvre, les risques liés au projet et toute autre mise à jour pertinente, et communiquer régulièrement avec le directeur.

Relations internes clés

Directeurs des équipes d'opportunités ; directeurs généraux des programmes ; services opérationnels, y compris la gestion des subventions, les finances, le service de planification et d'analyse, et le bureau du conseiller juridique.

Relations extérieures clés

Partenaires ; organisations externes pertinentes pour la gestion et la logistique de l'événement

Profil recherché :

Diplômé(e) d'un diplôme universitaire (ou équivalent)
Expérience avérée en matière de gestion de budgets et de projets complexes, notamment dans l'utilisation d'outils et de plateformes dédiés au suivi des progrès et des livrables.
Plusieurs années d'expérience préalable dans la rédaction de rapports, la préparation de présentations et de documents d'information.
Plusieurs années d'expérience préalable dans la prestation de services de soutien à la direction et la planification d'événements pour les hauts dirigeants
Expérience avérée en matière de collaboration, d'implication et de soutien d'équipes et de parties prenantes multinationales réparties sur différents fuseaux horaires.
Capacité à gérer la complexité, à analyser les processus et à prendre des initiatives
Capacité à planifier, organiser et prioriser efficacement les activités afin d'atteindre les objectifs de manière efficiente (dans un environnement complexe et multi-géographique).
Capacité à gérer et analyser des données, et à en tirer des enseignements pour les gestionnaires
Maîtrise de la budgétisation, de la planification et de l'analyse, ainsi que de la gestion de projets complexes.
Maîtrise des logiciels et technologies bureautiques, notamment des logiciels de planification (par exemple, la suite MS Office ; Asana).
Excellentes compétences rédactionnelles et de communication, avec la capacité d'exprimer des idées, de demander des actions et/ou de formuler des plans ou des politiques.
Sens du détail et aptitudes à résoudre les problèmes
Une excellente connaissance de l'anglais et du français
La connaissance d'autres langues serait un atout.

Exigences de l'application

Veuillez joindre une lettre de motivation décrivant votre expérience et votre intérêt pour notre mission.

Ce que nous proposons

Des opportunités exceptionnelles d'apprendre, de progresser et d'avoir un impact ; allant d'une généreuse allocation annuelle de perfectionnement professionnel pour chaque employé à des formations sur site et à des échanges enrichissants avec des experts invités.
D'excellents avantages sociaux et des primes favorisant le bien-être et un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, notamment :
Congés généreux et modalités de travail flexibles.
Assurance maladie et régimes dentaires payés par l'employeur pour les particuliers et les familles (aucune contribution de l'employé requise).
Régime d'épargne-retraite exceptionnel (sans cotisation pour les employés) et assurance-vie.
Congé parental rémunéré progressif, soutien à la planification familiale et reproductive, et bien plus encore.
Un engagement à favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif, afin que vous puissiez être vous-même au travail et avoir un impact positif.