Associé (e) Administratif (ve)

Job

Associé (e) Administratif (ve)

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD)
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Développement

Description opportunité :

Taches et responsabilités

Sous la direction générale du Team Leader de la SMDF-RSF et la supervision directe du Spécialiste des Opérations l’Associé à l’Administration auras les responsabilités suivantes :

Appui administratif à la facilité en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

Rédiger l’ordre du jour, assurer le suivi logistique des réunions et informer les participants aux réunions. Assister à ces réunions lorsque cela est nécessaire ;
Tenir à jour et assurer le suivi des décisions et des actions convenues;
Préparation des pièces justificatives non-PO et PO ;
Maintenir le système de contrôle des dépenses internes, y compris des actions correctives opportunes sur les pièces justificatives non comptabilisées, notamment les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance, des pièces justificatives non approuvées;
Organiser les réservations de voyage, traiter les demandes de visas, cartes diplomatiques, permis de conduire et autres documents administratifs y compris le suivi de travel claim (TC);
Gérer les fournitures de bureau, y compris la maintenance de la liste des stocks, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution;
Aider à faciliter la livraison, la collecte, la reproduction et la transmission des courriers ;
Tenir à jour le système d’archivage électronique afin d’assurer l’organisation thématique et la disponibilité des documents, de la correspondance et du matériel de référence toutes autres tâches connexes qui pourraient être requises ou assignées par le superviseur;
Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites;
Coordonner avec l’unité des Achats pour la demande sur le marché local et internacional de biens et services;
Maintenir d’un système de classement des dossiers administratifs tout en assurant la confidentialité.

Soutien à la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants:

Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD;
Contribuer à la gestion des documents de garantie de soumission et de garantie de bonne exécution et mise en oeuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes connexes;
Donner des inputs aux processus administratifs du Programme;
Fournir un soutien administratif et logistique;
Accomplir des taches supplémentaires, au besoin.

Appuyer la planification du projet et l’élaboration du plan de travail annuel :

Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels, à la planification et au séquençage des activités ainsi qu’aux plans de mise en œuvre détaillés;
Appuyer l’élaboration des budgets;
Soutenir la révision périodique des plans de travail annuels et des plans d’achat en coopération avec le responsable des achats;
Accomplir des tâches supplémentaires, au besoin.

Soutenir le développement et le partage des connaissances, des meilleures pratiques et des leçons apprises :

Contribuer à la collecte et à la diffusion des leçons apprises et des bonnes pratiques dans la gestion de l’environnement et des risques de catastrophes;
Organiser des sessions de capitalisation et de formation interne pour renforcer les compétences de l’équipe;
Aider à l’élaboration de guides et d’outils méthodologiques pour la gestion durable et résiliente.

Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Arrangement institutionnel :

L’ Associé Administratif du SMDF-RSF travaillera sous la supervision directe du Spécialiste des opérations.

Profil recherché :

Formation

Le diplôme de fin d’études secondaires est requis OU,
Un diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dument pris en consideration mais pas un requis

Experience

Un minimum de six (6) années (avec le diplôme de fin d’études secondaires) ou trois (3) années (avec un diplôme de Licence) d’expérience professionnelle à responsabilités progressives dans le domaine administratif ou dans la gestion de projets est requis.
Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP est requise
Expérience démontrée en matière de reporting et de rédaction de comptes rendus de réunions de coordination.
Expérience avérée dans l’organisation d’événements et de réunions, y compris leurs aspects logistiques.
Expérience avérée en administration de bureau et dans l’application de procédures administratives et/ou comptables.
Une expérience préalable avec le PNUD, le système des Nations Unies, des institutions internationales ou des projets de développement constitue un atout
Expériences professionnelles pertinentes dans la mise en œuvre, la coordination et la gestion des projets, y compris de l’expérience dans la gestion administrative et financière est souhaitable

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