Assistant administratif

Job

Assistant administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: EBRD
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Autre

Description opportunité :

Objectif du poste

L’assistant(e) fournit un soutien administratif au personnel, notamment en matière d’organisation des déplacements professionnels et d’assistance en secrétariat dans le cadre de la préparation des projets.

Responsabilités et missions

Filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées, tout en assurant un accueil professionnel.
Distribuer le courrier et envoyer les télécopies, en veillant à ce que chaque correspondance parvienne au membre du personnel de la BERD concerné.
Gérer, si nécessaire, les agendas des banquiers afin de contribuer au bon fonctionnement du bureau et à la coordination des emplois du temps des principaux partenaires/interlocuteurs.
Relire et rédiger les correspondances professionnelles courantes destinées à être signées par les banquiers ; assurer la modification, la photocopie, la numérisation et la reliure des documents.
Organiser les conférences téléphoniques, visioconférences ainsi que les réunions externes et internes.
Organiser les déplacements professionnels, notamment les démarches liées aux visas, la préparation des ECF et le suivi des procédures de remboursement.
Fournir un soutien administratif dans la préparation des projets, les procédures de due diligence (vérification préalable) et le suivi des projets : mise à jour des bases de données des projets, classement des documents, préparation des formulaires de demande de contrats et communication avec l’équipe TC.
Maintenir le système de classement afin de permettre une récupération rapide des informations actualisées (Project Link).
Mettre à jour les entrées DTM conformément aux procès-verbaux et mémorandums de l’OPSCOM.
Préparer les réunions OpsCom, notamment en organisant les liaisons vidéo.
Participer à l’organisation d’ateliers et de séminaires et préparer des présentations pour les réunions internes et externes.
Travailler avec les missions en visite dans les domaines concernés.
Remplacer la réceptionniste pendant ses absences.
Effectuer, selon les besoins, d’autres tâches ponctuelles de secrétariat et d’administration.
Selon le bureau de représentation (RO), apporter une assistance à deux ou trois juristes et traiter les questions liées à l’OGC, notamment le traitement des procurations (POA) liées aux projets, le traitement et la conservation des documents juridiques ainsi que le remplissage des formulaires de l’OGC.
Traduire de courts documents (maximum 1,5 à 2 pages).
Selon le bureau de représentation, être amené(e) à gérer les paiements en espèces de faible montant (petty cash).
Selon le bureau de représentation, être chargé(e) de coordonner les questions liées aux visas et à l’enregistrement, et d’assurer la liaison avec le ministère des Affaires étrangères (MFA).

Profil recherché :

Qualifications académiques

Diplôme de l’enseignement supérieur.
Maîtrise courante de l’anglais, avec d’excellentes capacités de communication écrite et orale.

Expérience et connaissances

Une expérience en secrétariat et en administration est indispensable.
Excellentes capacités d’organisation et attitude proactive et flexible face au travail.
Capacité à hiérarchiser ses propres tâches et à travailler de manière autonome.
Bonnes compétences en communication, notamment une manière agréable et efficace de communiquer au téléphone.
Sens du détail et souci de la précision.
Capacité à bien travailler sous pression.
Capacité à établir des relations professionnelles efficaces avec les clients et les collègues dans un environnement multiculturel.
Personne consciencieuse, fiable et flexible, avec une attitude professionnelle et serviable.
Excellent esprit d’équipe, avec la capacité de travailler de manière très efficace et avec bonne humeur, tout en gérant simultanément plusieurs missions impliquant un large éventail d’interlocuteurs au sein de la Banque.
Disponibilité pour effectuer des heures supplémentaires lorsque cela est nécessaire, parfois avec un préavis très court.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en restant calme et professionnel(le), ainsi qu’une forte capacité de travail.
Excellentes qualités relationnelles, notamment tact et diplomatie.
Capacité à faire preuve de discernement et à traiter avec discrétion les informations et données confidentielles ou sensibles.
Capacité à assumer des responsabilités.
Grande ponctualité et excellente gestion du temps.

Compétences techniques

Bonne maîtrise de l’informatique, notamment de l’environnement Windows et des logiciels :Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint