Associé de programme

Job

Associé de programme

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU Femmes
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Genre

Description opportunité :

Sous la responsabilité du spécialiste du programme EVAWG, l'Associé(e) de programme collabore avec les membres de l'unité EVAWG et les assiste dans l'élaboration et la mise en œuvre de programmes efficaces, conformes aux règles et réglementations d'ONU Femmes. Il/Elle contribue à la recherche, à la gestion financière et à la mise en œuvre des programmes, notamment en fournissant le soutien opérationnel, administratif, financier et programmatique nécessaire. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays.

Fonctions et responsabilités clés

Fournir un soutien administratif, financier et logistique à la formulation et à la gestion des programmes :

Fournir un soutien administratif dans la préparation des plans de travail, des budgets et des propositions de modalités de mise en œuvre des programmes ;
Fournir des conseils techniques aux CO/MCO et aux agences d’exécution sur la mise en œuvre et l’établissement de rapports de routine sur les activités et les finances soutenues par le programme ;
Préparer les informations pour l’audit des programmes/projets et soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit ;
Examiner les données des programmes/projets pour le site Web du MCO/CO/RO ;
Identifier les sources, recueillir et compiler des données et des informations pour la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et de documents de position.

Fournir un soutien administratif à la gestion financière de l'unité de programme :

Créer des projets dans le système Quantum, préparer les révisions budgétaires, réviser les attributions et le statut des projets ; et déterminer les fonds non utilisés et la clôture opérationnelle et financière d'un projet ;
Fournir un soutien administratif dans le suivi de la préparation du budget et des finances des programmes/projets, y compris la finalisation des formulaires FACE ;
Examiner les rapports financiers ; préparer les bons de commande non liés aux projets de développement ;
Traiter le paiement des consultants ;
Maintenir le système de contrôle des dépenses internes ;
Créer des demandes dans le système Quantum pour les projets de développement ; enregistrer les bonnes réceptions dans le système Quantum ;
Assister à la préparation et au suivi des factures de recouvrement des coûts dans le système Quantum.

Fournir un soutien administratif à l'unité de programme :

Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation de réunions, d’ateliers, d’événements et de missions ;
Prendre les dispositions de voyage pour l’équipe du programme, y compris les demandes de voyage et les réclamations ;
Préparer des documents d’information publique et des dossiers d’information ;
Rassembler les documents d’information et préparer les présentations PowerPoint et autres ;
Fournir des conseils et une formation aux assistants de programme selon les besoins.

Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources :

Préparer les accords de partage des coûts et autres; assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du CO;
Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, du bureau pays et de l’équipe du programme, en tant qu’entrées dans diverses bases de données et documents.

Faciliter la construction et le partage des connaissances :

Fournir un soutien administratif et une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques liées à la gestion et aux finances des programmes ;
Fournir un soutien administratif à l'organisation de la formation du personnel du bureau et des partenaires sur les questions liées aux programmes et aux opérations.

Le titulaire s’acquitte d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel, selon ce qu’il juge nécessaire au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités de supervision/gestion : N/A

Profil recherché :

Compétences fonctionnelles

Bonne connaissance de la gestion de programme;
Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions administratives;
Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans des formats clairs et présentables ;
Capacité à gérer les données, les documents, la correspondance et les rapports d'information et de flux de travail ;
Solides compétences financières et budgétaires ;
Solides compétences informatiques.

Éducation et certification

Un diplôme d'études secondaires est requis.
Un baccalauréat en administration des affaires est un atout.

Expérience

Au moins 6 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en administration, en finances ou en gestion/soutien de programmes ;
Une expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs progiciels de bureau est requise ;
Une expérience dans le soutien d'une équipe est requise.
Une expérience dans l'utilisation d'un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Quantum, RMS, est souhaitable ;

Exigences linguistiques