Assistant de bureau

Job

Assistant de bureau

Type de contrat :cdd
Zone:
Recruteur: GIZ
Type d'organisation:Coopération internationale
Secteur: Développement

Description opportunité :

Mission du poste

L’assistant.e de bureau assure le soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement quotidien du bureau. En lien avec les équipes administratives, financières et logistique, il/elle contribue à maintenir une organisation efficace, fluide et conforme aux procédures en vigueur.

Vos responsabilités principales

Gestion administrative du bureau à Dakar

Préparer les documents internes conformément aux règles de signature et aux procédures administratives en vigueur.
Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
Coordonner les prestations administratives et logistiques en lien avec les services internes (Service Unit de la GIZ, Unité Logistique du Hub Perspectives Économiques).
Veiller à la disponibilité permanente des fournitures de bureau.
Superviser la maintenance proactive des installations du bureau (lampes, prises, équipements sanitaires, télécommunications, etc.).

Organisation des activités et soutien logistique aux missions

Planifier, organiser et coordonner les réunions, ateliers et rendez-vous du programme à Dakar.
Appuyer la gestion des missions (logistique, déplacement, hébergement, etc.) au Sénégal, en Guinée et au Mali.
Assurer la coordination des calendriers et soutenir la planification des activités de l’équipe.

Gestion documentaire et archivage

Rédiger et mettre en forme des lettres, correspondances officielles, procès-verbaux, présentations et documents de réunion.
Documenter les réunions et assurer un suivi rigoureux de la correspondance.
Gérer et suivre le courrier entrant et sortant.
Tenir à jour les dossiers administratifs et assurer leur archivage selon les procédures établies (y compris via les systèmes numériques comme DMS).
Mettre à jour le répertoire des partenaires et assurer une bonne organisation des contacts externes.

Autres attributions

Accomplir toute autre tâche requise dans le cadre du fonctionnement efficace du programme, selon les besoins de la direction.

Profil recherché :

Profil requis

Diplôme de niveau licence 3 en administration et gestion, marketing et communication, logistique ou domaine connexe ;
Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction de similaire (gestion administrative ou assistanat de direction). L’expérience dans une organisation/entreprise internationale sera un atout ;
Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Outlook) et des applications digitales ; Connaissance de logiciels de gestion logistique appréciée et/ ou S4GIZ ;

Compétences souhaitées

Capacité à faire preuve d’écoute active et à exécuter les consignes avec rigueur et dans les délais impartis ;
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique ;
Solides compétences en communication écrite et orale ;
Bonne capacité à communiquer efficacement et à transmettre les consignes de manière claire et compréhensible ;
Sens aigu de l’éthique professionnelle, rigueur, et orientation service client.