Associé aux achats

Job

Associé aux achats

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU Femmes
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Genre

Description opportunité :

Sous la direction générale du Chef des services d'approvisionnement et de voyages et la supervision quotidienne du Spécialiste des achats , l'Associé aux achats assure l'exécution de services et de processus d'approvisionnement transparents et efficaces, conformes aux règles et réglementations d'ONU Femmes. L'Associé aux achats promeut une approche centrée sur le client, la qualité et les résultats et soutient : (i) le respect des politiques et réglementations d'ONU Femmes ; (ii) des systèmes efficaces pour soutenir l'exécution et la croissance des programmes ; (iii) la responsabilisation envers les valeurs et principes organisationnels ; et (iv) un environnement de travail propice au développement du potentiel du personnel. L'Associé aux achats travaille également en collaboration avec le personnel des opérations d'autres agences des Nations Unies, les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (BR) d'ONU Femmes, le personnel du siège et les représentants du gouvernement afin de fournir avec succès des services d'approvisionnement.

Étendue des travaux :

Administrer et soutenir la mise en œuvre de stratégies et de politiques d’approvisionnement innovantes et durables, alignées sur les principes d’équité, d’intégrité et de transparence afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Assurer la pleine conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, réglementations, politiques et priorités stratégiques d’ONU Femmes grâce à la mise en œuvre de contrôles internes efficaces et au bon fonctionnement du système de gestion des achats axé sur le client d’ONU Femmes.
Élaborer/établir des procédures opérationnelles standard (SOP) d'approvisionnement interne, cartographier les processus commerciaux d'approvisionnement de l'unité d'approvisionnement et aider à gérer les flux de travail dans l'unité d'approvisionnement en coordination avec le superviseur.
Mène des recherches pour contribuer à la formulation et à la mise en œuvre de la stratégie contractuelle de l'unité commerciale, qui comprend les processus d'appel d'offres et d'évaluation, la gestion du contrat et de l'entrepreneur, les considérations juridiques et les conditions de paiement ; et l'approvisionnement stratégique qui comprend la stratégie d'approvisionnement, la sélection et l'évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité et les stratégies de réduction des coûts.
Préparer des rapports et des analyses liés aux achats ; effectuer des recherches et rédiger des réponses aux demandes de renseignements pour approbation par le spécialiste des achats ;
Coordonner la mise en œuvre des politiques et stratégies de gestion des achats de l'entreprise à l'appui des économies de coûts et des opérations pour le RO et les CO de la région ;
Préparer le plan de travail ;
Contribuer au développement de nouveaux outils, systèmes, politiques, manuels, modèles et lignes directrices ;
Fournir des conseils et un soutien technique sur les questions liées aux achats aux bureaux régionaux et aux bureaux de pays de la région ; et
Assurer le suivi des audits internes et externes.

Gérer les processus d’approvisionnement pour le bureau régional et les bureaux de pays :

Finaliser les plans d’approvisionnement des programmes/projets et suivre leur mise en œuvre ;
Examiner les demandes d’approvisionnement et lancer les procédures d’approvisionnement pour les équipements, fournitures et services de bureau et de projets dans les bureaux régionaux et les bureaux de pays ;
Organiser et examiner les processus d'approvisionnement, y compris la préparation des documents de demande de devis (RFQ), d'appel d'offres (ITB) ou de demande de propositions (RFP), la réception des devis, des offres ou des propositions et leur évaluation préliminaire ;
Préparer les soumissions aux comités d’examen des achats (HQ-PRC/R-PRC/L-PRC).
Préparer les bons de commande/contrats conformément aux politiques et procédures applicables, préparer les bons de commande pour les services contractuels.
Mettre en œuvre des systèmes de contrôle interne qui garantissent que les bons de commande/contrats sont dûment préparés, expédiés et corrigés en temps opportun en cas d’erreurs de contrôle budgétaire ou d’autres problèmes.
Mettre en œuvre une stratégie d'approvisionnement et des outils d'e-procurement pour trouver la meilleure valeur sur le marché et aligner la stratégie d'achat sur les objectifs du projet et de l'unité commerciale.
Organiser des processus d’approvisionnement conjoints pour les agences des Nations Unies conformément à la réforme des Nations Unies.
Examiner et traiter les contrats des RO et des CO de la région ;
Surveiller et analyser les performances du contrat ; et
Développer et mettre à jour les listes de fournisseurs et soutenir la mise en œuvre de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs.

Faciliter la construction et le partage des connaissances :

Développer et soutenir le développement de matériel de formation, de webinaires et d’autres matériels pédagogiques ;
Organiser des formations sur les achats ; et
Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques.

Profil recherché :

Compétences fonctionnelles :

Solide connaissance des processus et systèmes d'approvisionnement
Capacité à fournir un soutien et des conseils en matière d'approvisionnement
Solides connaissances dans l'utilisation de feuilles de calcul et de progiciels de bases de données
Capacité à bien travailler sous pression et à respecter les délais
Capacité à extraire et à interpréter des données
Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions administratives
Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à gérer un volume de travail important
Solides compétences en informatique et en systèmes de gestion Web

Qualifications minimales :

Éducation et certification :

Un diplôme d'études secondaires est requis.
Une formation spécialisée en approvisionnement ou un baccalauréat (ou équivalent) en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Une certification en approvisionnement auprès d’un fournisseur reconnu internationalement tel que CIPS (niveau 3) est souhaitable.
La volonté d’obtenir les certifications d’approvisionnement interne d’ONU Femmes est requise.

Expérience :

Au moins 7 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des achats, de l’administration ou dans un domaine connexe.
Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) est requise.
Une expérience dans l'utilisation d'un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.

Langues :

La maîtrise de l'anglais et du français est requise.
La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable (français, arabe, chinois, russe ou espagnol).