Assistante Achats et Logistique

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Job

Assistante Achats et Logistique

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Organisation internationale pour les migrations
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Migratoire

Description opportunité :

Responsabilités

Organisation du processus d'approvisionnement comprenant :

Recevoir les demandes d'approvisionnement et de fournitures approuvées Attribuées par l'autorité d'approvisionnement
Réaliser des demandes de devis, des appels d'offres ou des demandes de propositions
Réception de devis, d'offres ou de propositions
Évaluation des propositions/devis reçus pour garantir la conformité avec la politique d'approvisionnement de l'OIM
Partager et conseiller les chefs de projet et les superviseurs sur les offres collectées et les meilleurs biens/services à acquérir.
Préparez les bons de commande/contrats et assurez-vous que toutes les approbations sont obtenues, livrez les bons de commande aux fournisseurs et obtenez leurs signatures sur ceux-ci.
Assurer le suivi auprès des fournisseurs et assurer la livraison rapide et appropriée des biens/services.
Coordonner avec l'unité de réception les biens/services à recevoir et obtenir les bons de livraison satisfaisants
Effectuer un premier examen des factures des fournisseurs pour garantir leur conformité avec la commande et les biens/services reçus.
Préparer les demandes de paiement et assurer le paiement en temps voulu aux fournisseurs/prestataires de services.
Participer au processus contractuel tout au long du cycle d'approvisionnement, y compris la définition des besoins, l'étude de marché, l'émission d'appels d'offres et l'évaluation des performances des fournisseurs conformément aux règles d'approvisionnement de l'OIM.
Tenir à jour une base de données appropriée des contrats liés aux achats et coordonner avec l'assistant principal aux achats tout contrat expirant nécessitant un renouvellement.
Assurez-vous que tous les actifs achetés sont correctement enregistrés dans SAP et effectuez des contrôles d'inventaire réguliers pour garantir que les actifs physiques correspondent aux enregistrements dans SAP et que tous les actifs sont correctement étiquetés.
Proposer des mécanismes de contrôle interne pour protéger les actifs de l'Organisation et prévenir la fraude. Veiller à ce que les registres de cession des actifs soient tenus et que ces actifs soient cédés conformément aux politiques d'approvisionnement et de gestion des actifs de l'OIM.
Gérer et suivre les besoins du bureau en matière de stock, de consommables, de services et les partager avec l'assistant principal aux achats.
Aider à tous les autres services logistiques, tels que l’entretien et la réparation des installations de bureau (y compris l’entretien préventif), l’entretien de la flotte de véhicules de l’OIM et d’autres services de soutien courants à la Mission, ainsi qu’établir des accords de maintenance avec des prestataires compétents lorsque cela est possible et jugé rentable.
Maintenir un classement approprié de tous les documents liés à l’approvisionnement.
Participer au groupe de travail sur les achats de l'ONU
Effectuer toute autre tâche qui pourrait être requise.

Profil recherché :

Éducation

Diplôme d'études secondaires avec trois années d'expérience pertinente; ou,
Baccalauréat en approvisionnement, administration des affaires, gestion de projet avec 3 ans d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience

A démontré sa maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, PowerPoint, Bonne connaissance des technologies de l'information et maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel , Word, PowerPoint, Publisher et SharePoint.
Personne tolérante capable de travailler avec des personnes d'horizons différents et avec flexibilité, et capable de faire des heures supplémentaires, sur demande.
Capable de travailler dans des conditions stressantes et difficiles.
A démontré sa capacité à maintenir l’exactitude et la confidentialité dans l’exercice de ses responsabilités.
Une expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation internationale/des Nations Unies serait un atout majeur.