Assistant RH

Job

Assistant RH

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Organisation internationale pour la migration
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Migration

Description opportunité :

Contexte organisationnel et portée du poste

Sous la supervision directe du/de la Partenaire Ressources Humaines (Human Resources Business Partner), l’Associé(e) aux Ressources Humaines (HR Associate) apportera son soutien aux fonctions de gestion des ressources humaines du Bureau régional, conformément aux règlements et procédures de l’Organisation internationale pour les migrations (OIM/IOM).

Responsabilités

Assister à la coordination des processus de recrutement, notamment en fournissant des orientations aux responsables du recrutement pour la préparation des termes de référence, la rédaction et la publication des avis de vacance de poste, la présélection et l’établissement des listes restreintes de candidats, la rédaction des protocoles d’entretien, la préparation et l’administration des tests écrits, la participation aux panels d’entretien selon les besoins, la rédaction des fiches d’évaluation des candidats, la vérification des références, la préparation des offres d’emploi, la gestion de la boîte mail dédiée au recrutement, etc.
Réaliser et coordonner les activités préalables à l’embauche, telles que la préparation des documents de prise de fonction (Entry on Duty – EOD), la collecte des pièces justificatives, la coordination des examens médicaux d’embauche et le suivi auprès des services médicaux pour l’obtention de l’aptitude médicale, la coordination de l’affiliation aux régimes d’assurance appropriés, l’appui à l’organisation des sessions d’intégration, l’organisation des briefings de sécurité, etc.
Assumer les rôles attribués dans le système RH de l’organisation en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données ; saisir et mettre à jour les informations sur la base des approbations et des documents justificatifs ; vérifier l’éligibilité aux indemnités et autres avantages ; suivre la situation contractuelle et les droits du personnel ; entreprendre rapidement les actions nécessaires et produire les rapports, prolongations de contrat, actions administratives du personnel et autres documents connexes.
Assurer le rôle de gestionnaire du temps de travail (Timekeeper) ; suivre, mettre à jour et rapprocher les soldes de congés sur la base des documents justificatifs ; produire, modifier et analyser les rapports relatifs aux congés ; répondre aux questions concernant leur gestion ; guider le personnel sur les procédures de demande et d’approbation dans le système.
Effectuer un large éventail d’actions RH, notamment la préparation de la documentation relative aux cessations de service, classifications, reclassements, promotions, procédures disciplinaires, etc., et coordonner avec le Bureau régional, les centres administratifs et la Division de la gestion des ressources humaines à Genève lorsque nécessaire.
Préparer tous les rapports relatifs au personnel et les soumettre dans les délais requis ; rédiger et réviser la correspondance courante, les lettres, attestations, certificats, etc. ; ouvrir et mettre à jour les dossiers du personnel ; mettre en place et maintenir un système d’archivage méthodique des documents RH (versions électroniques et papier). Assurer la mise à jour et la maintenance des systèmes d’archivage physique et électronique de l’unité, y compris les dossiers du personnel, les dossiers de recrutement, les politiques, règlements, directives et manuels RH, ainsi que les documents de contrôle interne.
Aider au suivi du respect du processus d’évaluation des performances et effectuer les relances nécessaires auprès du personnel et des superviseurs ; faciliter la conformité en fournissant une assistance technique sur l’utilisation du système.
Organiser les événements liés aux ressources humaines, y compris les activités de développement du personnel et de formation, en coordination avec les unités concernées du siège ; tenir à jour les registres correspondants.
Fournir au personnel des informations sur ses droits, avantages et responsabilités conformément aux règlements, instructions et procédures de l’OIM ; répondre aux demandes courantes et transmettre les cas les plus sensibles ou complexes aux personnes compétentes.
Identifier les domaines nécessitant des améliorations et les signaler au superviseur ; contribuer à l’élaboration de nouvelles procédures ou à l’adaptation des procédures existantes en tenant compte des besoins spécifiques du bureau ; participer à l’analyse et à la résolution des dossiers sensibles en rassemblant les informations pertinentes, en préparant des synthèses et en partageant les bonnes pratiques.
Participer, selon les besoins, aux groupes de travail interagences relatifs aux ressources humaines.
Fournir un encadrement et une formation aux nouveaux collaborateurs et aux membres juniors de l’unité.
Exécuter toute autre tâche connexe confiée par la hiérarchie.

Profil recherché :

Formation

Diplôme de fin d’études secondaires avec au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente ; ou
Licence (Bachelor) en Ressources humaines, Administration des affaires, Psychologie ou dans un domaine connexe, avec au moins trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente.

Les universités accréditées sont celles répertoriées dans la Base de données mondiale de l’enseignement supérieur de l’UNESCO.

Expérience

Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Outlook) ; une expérience préalable de SAP constitue un atout important ;
Grande attention aux détails et capacité à organiser les documents de manière méthodique ;
Discrétion, sens du détail et du service aux clients, patience et volonté d’apprendre de nouvelles compétences ;
Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’organisations non gouvernementales (ONG) ou d’institutions/organisations gouvernementales dans un environnement multiculturel constitue un avantage.

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM (Organisation internationale pour les migrations), quelle que soit leur catégorie, doivent maîtriser couramment au moins une des langues officielles de l’OIM : anglais, français ou espagnol.

Pour ce poste : (À copier-coller à partir de l’avis de vacance de poste.)

La maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui pourra inclure des évaluations écrites et/ou orales.