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Job
Assistant Programme
- Type de contrat :cdd
- Zone: Dakar
- Recruteur: Jhpiego
- Type d'organisation:ONG
- Secteur: Santé
Description opportunité :
Jhpiego recrute un(e) assistant(e) de programme pour un programme de santé maternelle et néonatale au Sénégal, financé par le gouvernement des États-Unis. Le programme assure des accouchements sécurisés pour les mères et les nouveau-nés, vaccine les enfants, traite les maladies mortelles et la malnutrition, et contrôle les épidémies.
Tous les membres du personnel de Jhpiego, quel que soit leur niveau de responsabilité, sont tenus de :
- Incarner la mission et les valeurs de Jhpiego.
- Montrer l’exemple.
- Contribuer au partage et au transfert des connaissances.
- Prendre des décisions responsables permettant de maîtriser les délais et les coûts, tout en garantissant une redevabilité claire.
- Participer au processus de développement des activités (business development).
- Respecter le code de conduite, ainsi que les politiques et procédures de Jhpiego.
Responsabilités
- Appuyer l’équipe du programme dans la planification, la mise en œuvre et le suivi du projet, y compris l’élaboration des plans de travail, le suivi-évaluation, la préparation des rapports techniques et financiers, ainsi que la mise en place d’outils de reporting.
- Assurer la consolidation et la soumission en temps opportun des demandes financières et servir de point focal pour les questions administratives et financières.
- Renforcer la communication interne et promouvoir la visibilité de Jhpiego.
- Exécuter toute autre tâche confiée par la direction conformément aux besoins du projet.
- Superviser une gestion efficace et efficiente des installations (bâtiments et bureaux) et des services connexes, en veillant à la maîtrise des coûts.
- Gérer et maintenir un système d’archivage approprié pour les documents du programme, de l’administration et du personnel.
- Superviser l’organisation efficace et rentable des déplacements et transports locaux (taxis, flotte de véhicules et véhicules de location) pour le personnel et les visiteurs internationaux.
- Veiller au suivi et au paiement en temps opportun des factures liées au bureau, à l’administration et à la gestion des installations.
- Diriger et conseiller sur la mise en place et la gestion d’un système administratif simple mais efficace pour l’ensemble du bureau.
- Assurer une veille sur les politiques, systèmes et procédures logistiques, et garantir que toute mise à jour soit communiquée et mise en œuvre de manière appropriée à travers des revues régulières.
- Établir et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et prestataires de services en matière logistique et administrative.
- Veiller à ce que les politiques et procédures relatives à la maintenance du bureau, à l’administration, à la logistique et à la gestion des véhicules/transport soient en place et respectées en permanence.
- Être le premier point de contact pour les visiteurs ou appelants du bureau de Jhpiego et assurer un accueil rapide, cordial et professionnel.
- Gérer les fournitures de bureau et veiller au maintien d’un espace d’accueil propre et ordonné.
- Connaître et respecter l’ensemble des politiques et procédures organisationnelles.
- Exécuter toute autre tâche requise.
Sous la supervision du Directeur de projet, l’Assistant(e) de programme devra travailler en étroite collaboration avec le personnel du projet afin de veiller à ce que tous les objectifs organisationnels planifiés soient atteints dans les délais impartis, dans le respect du budget, ainsi que conformément aux politiques et procédures établies.
Le poste est chargé de fournir un appui administratif général aux bureaux de Jhpiego afin de garantir l’efficacité organisationnelle, l’efficience et la conformité aux règles en vigueur.
Profil recherché :
- Licence (Bachelor) ou diplôme équivalent.
- Au moins 5 ans d’expérience en administration et/ou en logistique.
- Minimum 3 ans d’expérience en administration de bureau à un niveau similaire.
Qualifications souhaitées
- Bonne compréhension et familiarité démontrée avec les systèmes et structures d’un environnement de bureau complexe et dynamique.
- Capacité avérée à gérer efficacement plusieurs activités majeures simultanément.
- Maîtrise des applications Microsoft Office.
- Excellentes compétences interpersonnelles, rédactionnelles et en communication orale en anglais et en français.
- Capacité à travailler de manière autonome dans un environnement peu structuré, ainsi qu’en équipe.
- Une expérience dans des ONG financées par des bailleurs de fonds et des organisations internationales est un atout.
- Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec un grand souci du détail.
- Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, avec la capacité de collaborer efficacement avec des équipes et des parties prenantes diverses.
- Esprit coopératif, flexible, fiable et engagé à promouvoir les valeurs de l’organisation.
- Capacité à instaurer un climat de confiance et à garantir la confidentialité.
- Volonté d’assumer des responsabilités supplémentaires pour atteindre les objectifs organisationnels.
- Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches, à établir des priorités et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
- Maîtrise des outils Microsoft Office et des outils en ligne.
- Disponibilité et capacité à effectuer des déplacements à l’intérieur du Sénégal.
- Maîtrise écrite et orale de l’anglais et du français requise.
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