Assistant de programme

Job

Assistant de programme

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Gates Foundation
Type d'organisation:Fondation
Secteur: Développement

Description opportunité :

Le poste

L’Assistant(e) de programme est un membre essentiel de l’équipe. Il/elle veille à ce que l’ensemble des fonctions administratives et de planification soient exécutées dans les délais, contribuant ainsi à un environnement de travail hautement productif. L’équipe Afrique de l’Ouest et du Centre a pour mission de favoriser un impact collectif de la fondation dans la région, en influençant les politiques publiques et les financements en faveur des principales priorités de développement, en renforçant les capacités et les systèmes de mise en œuvre, et en innovant tout en mobilisant des leviers transversaux pour générer un impact à grande échelle.

Dans ce cadre, l’Assistant(e) de programme fournira un appui organisationnel et administratif complet aux responsables et au personnel du bureau du Sénégal. Il/elle travaillera en collaboration avec une petite équipe d’assistants afin de faciliter le flux de travail global et d’assurer le bon fonctionnement des bureaux concernés.

Ce poste est basé au bureau du Sénégal, situé à Dakar, et relève du/de la Responsable des Assistant(e)s de Programme (PA Manager), Équipe continentale

Vos missions

La personne retenue sera chargée des tâches suivantes :

Planifier de nombreux rendez-vous et réunions, gérer des agendas complexes pour plusieurs personnes et organiser les déplacements.
Examiner de manière proactive les semaines et mois à venir afin d’appuyer les responsables dans leur planification, d’identifier les éventuels goulots d’étranglement et de formuler des recommandations pour une allocation optimale du temps et des arbitrages en cas de conflits d’agenda.
Contribuer à l’organisation et à la planification d’événements (réunions, conférences, présentations), notamment en coordonnant les dispositions pour les participant(e)s, en gérant la logistique et en préparant et diffusant les supports nécessaires.
Assurer un appui en communication afin de garantir des réponses rapides aux sollicitations, y compris la réception, la priorisation et le traitement des appels téléphoniques, courriels et courriers.
Maintenir des dossiers et archives organisés, ainsi qu’un système de suivi, de contrôle et de priorisation des tâches et des projets.
Compiler et traiter les notes de frais, demandes de remboursement et demandes de paiement.
Participer à des projets spécifiques selon les besoins, pouvant inclure la réalisation de recherches de base et d’analyses de données pour répondre à certaines demandes.
Établir et gérer des relations avec les bénéficiaires de subventions sur le terrain, ainsi qu’avec les partenaires internes et externes.

Profil recherché :

Une formation universitaire en langues étrangères, diplomatie, communication, administration ou dans un domaine connexe est exigée.

• Un minimum de trois (3) ans d’expérience professionnelle dans des fonctions administratives, la gestion d’agendas complexes, l’assistanat de direction ou virtuel, la gestion de programmes et la gestion de projets.

• Une parfaite maîtrise de la langue française, à l’oral comme à l’écrit, avec la capacité de formuler et de transmettre des concepts techniques, des informations et des analyses afin d’appuyer la prise de décision stratégique.

• Expérience avérée dans l’appui à des cadres supérieurs ou à des équipes de direction à l’échelle régionale ou mondiale, au sein d’une organisation à structure matricielle.

• Expérience dans la mise en place de systèmes organisationnels visant à améliorer l’efficacité et le fonctionnement dans un environnement en constante évolution.

• Flexibilité face à l’évolution des besoins organisationnels et des équipes, accompagnée d’une volonté d’adapter les priorités du poste afin de favoriser la collaboration et le travail d’équipe.

• Ouverture au retour d’expérience (feedback) et capacité à s’adapter à des styles de communication variés.

• Maîtrise démontrée d’Outlook, de la suite Microsoft Office et de OneNote (exigée).

• Une expérience préalable avec MS SharePoint et MS Teams est souhaitée, ainsi qu’une capacité à apprendre et à maîtriser de nouvelles applications logicielles.

Autres qualités

• Être légalement autorisé(e) à travailler dans le pays d’affectation du poste, sans nécessité de parrainage de visa.

• Capacité à évoluer dans des contextes culturels, géographiques et opérationnels variés, tout en faisant preuve de sensibilité culturelle dans les interactions avec des interlocuteurs divers.

• Disponibilité pour effectuer des déplacements nationaux et internationaux, jusqu’à 25 % du temps.

Solides compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer et de prioriser efficacement plusieurs tâches simultanément, tout en faisant preuve d’une grande attention aux détails.
Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à établir des relations de travail avec le personnel interne, les bénéficiaires de subventions, les hauts responsables et les autres partenaires.
Approche proactive de la résolution de problèmes, avec une forte capacité de prise de décision.
Esprit d’équipe affirmé, tout en étant capable de travailler de manière autonome et efficace.
Capacité avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion et à s’adapter à des exigences parfois contradictoires.
Aptitude à travailler efficacement avec plusieurs fuseaux horaires et dans des contextes culturels variés.
Bonne connaissance du contexte et des standards professionnels au Sénégal (exigée).
Une expérience en encadrement, en orientation ou en supervision du travail d’autres personnes est un atout.
Capacité à suivre le rythme des activités tout en faisant face à l’ambiguïté et au changement.
Expérience dans la mise en place de systèmes organisationnels visant à améliorer l’efficacité et le fonctionnement dans un environnement en évolution.
Maîtrise démontrée de Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint et SharePoint requise, ainsi qu’une capacité à apprendre et à maîtriser de nouveaux logiciels.
Capacité à définir des priorités et à atteindre les objectifs tout en assurant un appui à plusieurs personnes, notamment en matière de gestion d’agendas complexes, d’organisation de déplacements et de planification d’événements.
Excellentes compétences en communication avec des interlocuteurs internes et externes, et capacité à s’adapter à une grande diversité de styles de travail.
Expérience dans des environnements nécessitant diplomatie et discernement dans la gestion des interactions internes et externes, à tous les niveaux, y compris avec des cadres dirigeants et des hauts responsables.
Attitude professionnelle positive et collaborative, avec un fort engagement en faveur du service aux bénéficiaires internes et de la résolution de problèmes.

Comment postuler ? :

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien :
gatesfoundation.wd1.myworkdayjobs.com.

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Assistant administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Organisation des Nations-Unies pour l'alimentation et l'agriculture
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Agroalimentaire