Assistant(e) Office et Acceuil

Job

Assistant(e) Office et Acceuil

Type de contrat :stage
Zone: Dakar
Recruteur: Djamo
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Banques finances

Description opportunité :

Pour accompagner le lancement et la croissance de nos activités Djamo Entities, nous recherchons un(e)Welcome Officer/Office Assistant Stagiaire.

Votre Rôle

Le/la Welcome Officer/Office Assistant Stagiaire est un membre de l’équipe People. Dans ce rôle, vous aurez l’occasion de participer aux activités régulières du bureau, en fournissant un soutien administratif à notre personnel, en veillant à ce que les procédures quotidiennes se déroulent correctement, et en assurant le suivi des appels téléphoniques et l’organisation du calendrier des réunions internes et externes. Ce collaborateur est doté d’un excellent sens de l’organisation lui permettant de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais.

Au quotidien, le/la Welcome/Office Assistant Stagiaire aura à :

Gérer et acheminer les appels téléphoniques avec efficacité
Accueillir et informer les clients et visiteurs de Djamo avec élégance et sourire
Accueillir le personnel et installer les visiteurs
Tenir à jour le registre des visiteurs
Collecter les entrées et sorties de Djamo
Assister au traitement et à la déclaration des dépenses du bureau
Tenir à jour les dossiers physiques et numériques des employés
Contribuer à la planification des réunions internes et externes
Distribuer les courriers entrants
Assister à la gestion et à la commande des fournitures de bureau
Assister à l’organisation des voyages
Contribuer à l’organisation des documents de l’entreprise dans des systèmes d’archivage conformes et actualisés
Assister à la gestion administrative du personnel (gestion des présences, avenants/renouvellements de contrats etc.)
Traiter les demandes des employés et des clients (par email, par téléphone ou en personne)
Préparer des présentations, des tableurs et des rapports
Mettre à jour les politiques du bureau, si nécessaire
Toute autre activité connexe.

Profil recherché :

BAC +2 en Gestion des Ressources Humaines ou toute autre formation équivalente
Une première expérience pertinente en tant qu’Assistante de Direction, Assistante Office ou Agent d’Accueil
Une bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques (ordinateur, Excel, Word, PowerPoint etc.)

Votre personnalité

Être chaleureux et avoir de bonnes aptitudes en communication
Être à même de pouvoir travailler sous une supervision limitée
Avoir une ouverture d’esprit et un désir permanent d’apprendre
Avoir le sens de l’initiative
Une excellente communication orale et écrite en français, l’anglais est un atout majeur