Assistant administratif

Job

Assistant administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Eco Afrique
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Ressources humaines

Description opportunité :

L’assistant(e) administratif(ve), fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs garantissant une bonne qualité du travail.

Cet/te employé(e) aura comme mission principale d’assurer la gestion administrative de la société.

Résumé des fonctions clés

Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité
Appui aux services administratifs et logistiques
Support à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs
Appui aux services commerciaux
Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Chargé de taxes et de l’administration.

Activités Principales

Les principales tâches et responsabilités de ce poste sont :

Gestion Administrative du bureau

Accueillir et orienter les visiteurs
Assurer une bonne gestion du courrier interne et externe pour faciliter un échange rapide d’informations (préparation, transmission, réception, archivage)
Participer à la gestion efficace de la communication organisationnelle
Participer activement au classement des documents et maintenir les dossiers à jour
S’assurer que le bureau est correctement ravitaillé et superviser le stock de fournitures de bureau
Assurer la liaison avec les prestataires de services de l’entreprise
Assurer la saisie informatique des correspondances en français et / ou en anglais dans un minimum de temps et avec le maximum de qualité
Scanner les documents importants mis à sa disposition
Appuyer les services de maintenance et de nettoiement du bureau
Gérer les véhicules (Rechargement cartes carburant, assurances, réparations visite technique…) et remplir les fiches de présence du chauffeur intérimaire
Assurer la mise à jour des répertoires téléphoniques (internes, bailleurs, partenaires)
Répondre aux demandes d’informations
Répondre au téléphone et transférer au besoin les appels reçus

Appui aux missions et à l’organisation d’évènements

Etablir les ordres de mission
Réservation hôtel du personnel (réservation et suivi de paiement)
Préparer la salle de formation, les pauses café pendant les formations
Aider à l’organisation d’événements

Appui aux autres fonctions

Mettre à jour
et suivre les factures dans SharePoint, enregistrement et envoi par mail/courrier
Recevoir, archiver et procéder au règlement des factures selon les échéances.

S’assurer du suivi des paiements

Gérer les demandes de pro forma-, d’achat –suivre la livraison des articles à mettre en ligne
Préparer les livraisons des articles commandés
Faire le suivi de FIRST (caisse et bons d’achats)
Assurer toutes autres tâches en rapport avec sa fonction

Tâches commerciales

Accueillir les clients pour informations ou dépôts de documents
Recevoir les documents nécessaires à l’ouverture d’une agence.
Fournir les documents « Bon de commande et fiche d’engagement » et assister les clients à compléter
Effectuer la demande de création de l’office ID via JIRA et l’assigner à l’équipe Delivery
Suivre les demandes faites dans JIRA et effectuer des relances auprès de l’équipe Delivery au besoin, en utilisant tous les moyens de communication disponibles (téléphone, teams, whatsapp, etc.).
Effectuer la demande d’ajout de OID nouvellement créée via l’application « Request a signatures ».
Ouvrir un ticket JIRA pour la demande de création de signatures du compte nouvellement créé et l’assigner à l’équipe Delivery, avec relance au besoin.
Partager avec les utilisateurs (signatures) créés ainsi que le document d’information sur Amadeus appelé « Pack de bienvenue »
Assister le client à activer les signatures ainsi créées
Ouvrir un ticket JIRA pour implémenter les nouveaux produits
Effectuer toute autre tâche en relation avec le poste

Profil recherché :

Diplôme en secrétariat de direction ou dans un domaine similaire
Expérience professionnelle de minimum trois (3) années
Bonne capacité d’organisation et de planification
Connaissance éprouvée des logiciels de traitement de texte
Bonne maîtrise des tableurs
Excellente locution française
Très dynamique et ayant un sens développé de l’objectif fixé
Sens de l’initiative, d’honnêteté et de sincérité
Parler et écrire couramment le Français
Connaissance de l’Anglais est un atout.

Comment postuler ? :

Merci de transmettre votre CV et lettre de motivation à l’adresse Email suivante : ecoafrique@eco-afrique.com en précisant l’objet : Recrutement d’un (e) Assistant(e) Administratif(ve)

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 07 septembre 2026 à 9 heures GMT

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