Assistant·e Exécutif·ve

Job

Assistant·e Exécutif·ve

Type de contrat :cdi
Zone: Dakar
Recruteur: Fondation Mastercard
Type d'organisation:Fondation
Secteur: Développement

Description opportunité :

L'opportunité

Relevant du directeur pays, l'assistant(e) de direction apportera un soutien administratif de haut niveau au directeur pays dans la mise en œuvre de la stratégie d'impact de la Fondation. Ce poste implique une collaboration avec les équipes transversales présentes sur le même site afin de fournir un soutien administratif.

Façons dont vous pouvez contribuer

Entretenir des relations avec les principales parties prenantes, en assurant une coordination efficace et harmonieuse sur tous les aspects de leur travail.
Participer et contribuer à la réalisation des projets fonctionnels essentiels.
Gérer les calendriers, notamment la planification des réunions et des activités régionales, en veillant à ce que les horaires soient respectés.
Coordonner la logistique des réunions, notamment la réservation des salles, les rafraîchissements et la préparation des documents.
Planifier et organiser des événements, réunions et conférences de haut niveau, en veillant au souci du détail et à la coordination efficace de tous les aspects logistiques.
Préparer les ordres du jour, rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion, et assurer le suivi des points d'action clés.
Gérer les préparatifs de voyage, y compris les voyages internationaux, l'hébergement, le transport, les visas et les vaccinations.
Superviser les tâches administratives, notamment le traitement des notes de frais conformément aux politiques de l'organisation.
Assurer la liaison avec le service des affaires publiques et de la communication, ainsi qu'avec les collègues, concernant les communications fonctionnelles et gérer la distribution du courrier.
Planifier, organiser et tenir à jour une documentation précise, y compris les rapports et les bases de données.
Établir et entretenir des relations avec les employés, les parties prenantes externes et le public au nom des dirigeants.
Appuyer les processus de préparation budgétaire, de prévision et de gestion financière.
Apporter un soutien aux autres administrateurs de la direction en cas de besoin.

Profil recherché :

Baccalauréat en administration des affaires, en finance , en communication ou dans un domaine connexe.
Plus de 8 ans d'expérience en tant qu'assistante de direction auprès de cadres supérieurs au sein d'une organisation internationale.
Solides compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et son temps, ainsi que de travailler de manière autonome sur plusieurs projets.
Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec une grande capacité à rédiger et à corriger des documents professionnels.
Maîtrise du français et de l'anglais
Solides compétences en résolution de problèmes, avec la capacité d'anticiper les besoins et de s'adapter à l'évolution des priorités.
Excellentes compétences relationnelles, flexibilité, adaptabilité et capacité avérée à travailler avec des parties prenantes dans de multiples pays et cultures.
Maîtrise des applications MS Office (PowerPoint, Word, Excel, Office 365 et SharePoint).
Faire preuve de maturité professionnelle, de sensibilité aux différentes cultures et d'une intégrité irréprochable, qualités qui illustrent les valeurs de la Fondation.
Démontrer un engagement envers les valeurs et la vision de la Fondation Mastercard.