Assistant de programme régional

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Job

Assistant de programme régional

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: PNUD
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Développement

Description opportunité :

Fonctions principales et responsabilités

Résumé des fonctions clés :

Soutenir le responsable de l’équipe régionale dans la supervision, la mise en œuvre et le reporting des programmes/projets.
Fournir un appui efficace au suivi et au soutien opérationnel des programmes/projets et transactions aux niveaux pays et régional.
Contribuer à la mobilisation des ressources.
Faciliter la capitalisation des connaissances et leur partage.

1. Soutien au responsable de l’équipe régionale dans la supervision, la mise en œuvre et le reporting :

Collecte, analyse et présentation des informations de base pour les projets/programmes et transactions dans la région.
Présentation d’informations de base pour la formulation de programmes/projets régionaux ou nationaux : extraire le contenu des documents de projet approuvés, préparer les plans de travail et budgets pour l’équipe régionale (y compris la consolidation des budgets issus des projets/programmes/transactions de la région).
Maintenir un système de classement fiable, avec des données validées de qualité dans le système Quantum+ pour tous les projets élaborés et mis en œuvre par l’équipe régionale de l’UNCDF, à des fins d’audit. Cela implique de veiller à ce que les équipes projet respectent la diligence requise selon les normes institutionnelles.
Coordination du traitement des documents et obtention des signatures nécessaires pour la mise en œuvre des programmes/projets dans la région (niveau pays et régional).
Collecte, analyse et vérification de la cohérence et de l’exactitude des données selon les formats et modèles établis.
Suivi rigoureux et proactif de la correspondance avec les partenaires des projets, les responsables régionaux des investissements, ainsi que la division des opérations et de la supervision.
Organisation des réunions hebdomadaires planifiées de l’équipe régionale, ainsi que des réunions ponctuelles si nécessaire.
Participation aux réunions régionales, rédaction des comptes rendus, diffusion et classement conformément aux normes de l’organisation.
Contribution à la collecte des éléments pour l’élaboration du Plan de travail régional intégré.
Soutien à la coordination entre les Responsables régionaux des investissements et les responsables thématiques mondiaux.

2. Appui au suivi et soutien opérationnel des programmes/projets régionaux et nationaux :

Appui à la création et à la révision des projets dans les modules Quantum/Quantum+, préparation et examen des révisions budgétaires, des statuts de projets, des fonds non utilisés, et clôture opérationnelle/financière des projets.
Orientation des équipes programmes/projets régionales et nationales sur les protocoles de routine selon les politiques et règlements de l’UNCDF pour la conception, la mise en œuvre et la clôture des projets.
Appui à la collecte et au contrôle qualité des informations requises pour les audits et contribution à la mise en œuvre des recommandations d’audit.
Communication efficace et ponctuelle avec les projets/programmes sur les procédures relatives à la Délégation d’autorité (DOA) et garantie de leur bonne application selon les normes institutionnelles.
Collaboration avec le Spécialiste du soutien à la gestion de portefeuille régional pour l’analyse du portefeuille régional, notamment en collectant les données nécessaires des projets de son portefeuille.
Soutien et coordination des aspects opérationnels (RH, achats, déplacements, administration), en lien avec les collègues responsables à l’échelle régionale.
Veille à l’existence d’un système de classement fonctionnel et accessible pour tous les documents (versions numériques et physiques), conforme aux normes institutionnelles.

3. Appui à la mobilisation des ressources :

Analyse des informations sur les bailleurs de fonds et élaboration de profils, en collaboration avec l’unité des relations extérieures.
Appui au responsable régional dans les communications et échanges avec les gouvernements, bailleurs et autres partenaires.
Suivi régulier de la mise en œuvre, des rapports liés aux accords de financement et autres exigences, afin d’assurer le respect des engagements juridiques des projets.
Suivi des financements et partenariats, y compris avec le secteur privé, les banques de développement et autres institutions financières de développement, en coordination avec les divisions IFOD (Investissement et supervision financière) et OOD (Opérations et supervision).

4. Capitalisation et partage des connaissances :

Soutien actif à l’organisation de formations pour les équipes opérationnelles/projets de la région.
Synthèse des enseignements tirés et des bonnes pratiques régionales.
Contributions pertinentes aux réseaux de partage des connaissances et aux communautés de pratique.
Participation à la préparation, mise à jour et diffusion de présentations (PowerPoint et autres), gestion de la diffusion des informations valorisant les réalisations de la région en coordination avec l’unité de communication stratégique.

Autres responsabilités :

Le titulaire du poste peut se voir confier toutes autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l’organisation.

Profil recherché :

Compétences et expériences requises

Formation

L’enseignement secondaire est requis.
Un diplôme universitaire (licence) en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales ou tout autre domaine connexe sera pris en compte avec intérêt, mais n’est pas exigé.

Expérience, connaissances et compétences

Un minimum de 6 années d’expérience professionnelle (avec un diplôme d’enseignement secondaire) ou 3 années (avec une licence) dans des fonctions administratives, de gestion ou de programme à responsabilité croissante est requis, au niveau national et/ou international.
Expérience avérée dans l’utilisation de l’informatique, des logiciels bureautiques (Word, Excel, etc.), avec une maîtrise avancée des tableurs et des bases de données, ainsi qu’une expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion en ligne comme un ERP est requise.
Capacité démontrée à réviser et éditer des documents, ainsi qu’à rédiger des comptes rendus de réunions en identifiant clairement les actions à entreprendre, est exigée.
Une expérience significative dans la supervision et/ou la gestion de projets est fortement souhaitée.
Une expérience avec les outils et méthodologies de suivi de projets ou de gestion du cycle de projet est un atout.
La maîtrise de l’anglais et du français est requise (à l’oral et à l’écrit).