Chef de bureau

Job

Chef de bureau

Type de contrat :cdd
Zone: Matam
Recruteur: GFA Consulting Group GmbH
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Conseil

Description opportunité :

Dans ce contexte, nous cherchons un(e) Office Manager dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de la GIZ à Matam, visant à soutenir le développement du secteur privé dans la région.

Vos missions

Gestion de la comptabilité :

Appui au chef d’équipe en matière de gestion financière (comptabilité générale du projet)
Appui à la gestion des achats sur la base d’un appel d’offre (choix des fournisseurs, suivi de la spécification technique, suivi des offres, préparation de tableaux comparatifs)
Appui au chef d’équipe en ce qui concerne la conception et le suivi des dossiers administratifs
Gestion de la petite caisse
Préparation mensuelle du journal de la GFA ainsi que de la liste de suivi financier
Mise en place un système de classement de la documentation comptable du projet (copies papier et électroniques)
Configuration et suivi de la liste d’inventaire
Supervision/appui en matière de préparation des notes de frais des experts du projet
Vérification des factures et des fiches de présence du personnel.

Tâches administratives générales :

Organisation des tâches logistiques (organisation des déplacements, contrôle de la consommation, déplacement des véhicules, communication, suivi, surveillance, sécurité, etc.)
Appui logistique au invités et experts venant hors de Matam (hébergement, frais de voyage, transport)
Gestion de l’administration du bureau du projet ; support de type secrétariat
Gestion de la documentation et mise en place du système d’information pour le projet
RH : enregistrement des congés et des congés de maladie, documentation et production d’une vue d’ensemble ; responsabilité de l’entretien des locaux de bureau
Achat des matériaux et consommables nécessaires pour le bureau (dans le cadre de la ligne budgétaire correspondante)
Appui à la gestion des transports et trajets pour le projet, gestion des chauffeurs, des voitures, contrôle du carnet de board etc.
Gestion du calendrier du projet et de ses échéances
Gestion de la correspondance et communication écrite et téléphonique entre les collègues du projet d’une part, et avec Hambourg d’autre part
Organisation de réunions, séminaires, ateliers et formations
Rédaction de comptes rendus, de notes de réunion et de notes de service
Toutes autres tâches demandées par le superviseur

Profil recherché :

Formation :

Diplôme de niveau Bac +5 minimum en Finance, Audit ou Contrôle de gestion

Expérience professionnelle :

Minimum 5 ans d’expérience, dont au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’organisations complexes ou à dimension multisites.

Compétences techniques :

Excellente maîtrise des outils du Pack Office (notamment Excel et PowerPoint) ;
Solide capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction de rapports financiers ;
Connaissance approfondie des procédures budgétaires, de contrôle interne et de reporting.

Langues :