Assistant adminitratif

Job

Assistant adminitratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: UIT
Type d'organisation:Institution des Nations Unies
Secteur: Technologies de l’information et de la communication

Description opportunité :

Sous la supervision du/de la représentant(e) de zone de l’UIT pour l’Afrique de l’Ouest, le/la titulaire fournit des services d’appui administratif au bureau de zone de l’UIT et veille à la bonne exécution des tâches administratives. Il/elle doit être capable de hiérarchiser les tâches et d’organiser le travail de manière indépendante, en tenant compte des instructions d’ordre général données par le supérieur hiérarchique.

Tâches et responsabilités

Le/la titulaire:

Passe et filtre les appels téléphoniques, répond aux demandes courantes et transfère les demandes complexes aux membres du personnel concernés.
Reçoit, analyse, enregistre et distribue la correspondance reçue par le Bureau régional; attire l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions les plus importantes ou les plus urgentes; tient à jour les systèmes de suivi du courrier entrant et sortant.
Rédige et prépare la correspondance courante et répond aux demandes de renseignements; revoit la correspondance et les autres documents élaborés et recommande des modifications concernant le format, le style, l’orthographe et la grammaire; traduit des textes et des courriers succincts de manière informelle.
Apporte son assistance pour l’organisation de réunions, de missions, de conférences internationales et d’autres événements; prend des dispositions concernant les installations et les équipements pour les réunions, organise les déplacements, prépare la correspondance et réunit les documents pour les participants. Peut être appelé(e) à voyager pour fournir une assistance lors d’une manifestation.
Met à jour la liste des contacts, parmi lesquels des ministres, des membres de gouvernements, des régulateurs et des Membres de Secteur, dont le Bureau régional a besoin.
Tient à jour les dossiers/systèmes de référence et d’autres répertoires ou bases de données manuels ou informatisés.
S’occupe de l’acquisition et de l’entretien quotidien des équipements, du matériel et des fournitures du Bureau régional, et assure le suivi des contrats en la matière.
Prépare des paniers d’achat et effectue les opérations nécessaires dans le système SRM pour les achats autorisés.
Prépare et soumet des demandes de voyage officiel dans les systèmes et assure la liaison avec la Section des voyages au siège.
Prépare et tient à jour des rapports statistiques et des rapports de projet pour le suivi des projets; rassemble tous les rapports, documents, courriers et notes nécessaires, selon les besoins.
S’acquitte de toute autre tâche connexe qui peut lui être confiée.

Profil recherché :

Education

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme.
Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à dix années d’expérience professionnelle pertinente, peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’emploi. (Un maximum de trois ans d’études dans le domaine de l’emploi et dans une école reconnue peut remplacer l’expérience requise, sur la base d’une année d’études pour une année d’expérience.)
Expérience de l’utilisation d’équipements informatiques pour les applications Microsoft Office (par exemple: Word, Excel, PowerPoint, ainsi que les applications Internet et les bases de données Access).

Langues :

Connaissance de l’une des six langues officielles de l’Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d’une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d’une troisième langue officielle serait un avantage.