Assistant Administratif Senior

Job

Assistant Administratif Senior

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Paix et sécurité internationale

Description opportunité :

Le poste est basé à Dakar, Sénégal et situé dans le Bureau du Coordonnateur spécial pour le Développement au Sahel (OSCDS). Le titulaire du poste rendra compte au Chef de cabinet. Dans le cadre de ses fonctions, l'Assistant administratif senior sera responsable des tâches suivantes :

Responsabilités

Administration générale / Assistance au Coordonnateur spécial :

Prendre en charge la gestion du temps et la planification, ainsi que la préparation des activités du Coordonnateur spécial.
Filtrer et prioriser toute la correspondance entrante ; compiler les documents de référence pertinents et les documents de base ; surveiller et assurer le suivi des actions à entreprendre.
Agir en tant que premier point de contact et liaison avec les assistants personnels d'autres hauts fonctionnaires, à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.
Assister le Bureau dans l'administration générale du bureau, c'est-à-dire apporter un soutien à la gestion des priorités et du flux de travail du Coordonnateur spécial et transmettre les informations aux membres de l'unité de travail.
Gérer de manière autonome une large gamme de demandes d'informations et de demandes complexes (par exemple, répondre à des demandes nécessitant une recherche dans des dossiers ou autres) ; répondre, ou rédiger des réponses, à une variété de correspondances et d'autres communications.
Mettre en place/améliorer des procédures et des systèmes administratifs afin d'assurer le bon fonctionnement du département, y compris les systèmes de classement (papier et électronique), concevoir et générer une variété de rapports périodiques et ad hoc.
Assurer une large gamme de tâches administratives (par exemple, suivi des congés et des présences, feuilles de temps, organisation des voyages, demandes de visa, déclarations de dépenses, charges de télécommunications, achats d'équipements, commandes de services et fournitures, réservation de salles de conférence, suivi des comptes et des paiements aux prestataires et contractuels pour les services, planification des espaces physiques et identification des besoins technologiques pour le bureau, maintenance des équipements, logiciels et systèmes, organisation et coordination d'événements, séminaires, conférences et traductions).
Organiser des réceptions officielles, des réunions, etc., en gérant tous les arrangements nécessaires.
Superviser le travail du personnel de soutien au bureau ; établir les priorités et les délais, attribuer le travail et examiner les résultats une fois terminés ; former le personnel de soutien aux procédures administratives, protocolaires et autres procédures pertinentes.

Gestion des ressources humaines :

Coordonner diverses actions liées à l'administration des ressources humaines de l'unité.
Assurer la liaison avec les services d'administration et de soutien de l'UNOWAS et de l'UNON sur toutes les questions administratives, de ressources humaines et de budget/finance.
Fournir des informations et des conseils au personnel/consultants concernant les conditions de service, les devoirs et responsabilités, ainsi que les privilèges et droits en vertu des Règles et règlements du personnel, des visas et des voyages.
Surveiller les tableaux de personnel UMOJA pour diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, les expirations de contrats, les réaffectations, les mutations et les mouvements de personnel.

Budget et Finance :

Assister dans le suivi du budget et du programme de travail en ce qui concerne divers budgets, fonds en fiducie, subventions et autres fonds de manière régulière.
Suivre la mise en œuvre du budget/dépenses liées aux fonctions du bureau, y compris les achats de matériel de bureau et de services, les demandes de voyage, etc., et recommander une réaffectation des fonds si nécessaire.
Effectuer des demandes d'achats de biens et services, y compris des demandes de devis, des termes de référence et l'émission de paniers d'achats.
Accuser réception de tous les biens et services achetés et les comparer avec les documents de soutien, y compris le bon de réception de marchandises et les factures, pour vérifier la qualité et la quantité.
Vérifier et signaler toute anomalie ou divergence, en veillant à ce que des ajustements appropriés soient effectués dans la documentation finale avant paiement.
Endosser les factures pour paiement aux responsables financiers concernés à l'UNON ou au PNUD pour un règlement rapide.
Suivre tout litige concernant les services fournis et s'assurer qu'il soit résolu rapidement.
Préparer les pré-engagements pour les demandes de stock pour le bureau et garantir des fournitures adéquates à tout moment.
Assumer les fonctions d'administrateur des voyages pour soutenir l'USG dans ses voyages de mission.
Aider à la collecte et à l'analyse des données ainsi qu'à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d'informations, répondre aux demandes, gestion des connaissances, planification et prise de décision.
Aider à la visualisation et à la mise à jour des supports d'information tels que les pages web ou les brochures.
Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Profil recherché :

Éducation

L’obtention du diplôme de fin d’études secondaires ou l’équivalent est requise.
Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou administration est souhaitable.

Expérience professionnelle

Un minimum de dix (10) ans d’expérience progressive dans des domaines liés à l’administration, la finance, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis.
Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit de deux ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle.
Une expérience dans le traitement de texte, PowerPoint et les tableurs est requise.
Une expérience de l’utilisation d’un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) tel qu’UMOJA, SAP ou un système similaire est requise.
Un minimum de deux (2) ans d’expérience dans l’application des politiques, règlements et règles administratives, financières ou des ressources humaines au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est souhaitable.
Une expérience préalable de travail dans une opération sur le terrain du Système des Nations Unies, y compris les Agences, Fonds et Programmes, ou une organisation internationale comparable est souhaitable.
Une année ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Langues

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU ; pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’écrit qu’à l’oral, est requise.
La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est souhaitable.

Remarque : « Maîtrise » équivaut à une évaluation de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à une évaluation de « confiant » dans deux des quatre domaines.