Assistant administratif sénior

Job

Assistant administratif sénior

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: UNHCR
Type d'organisation:Agence des Nations Unies
Secteur: Humanitaire

Description opportunité :

Cadre organisationnel et relations de travail

L’Assistant(e) administratif(ve) principal(e) fournit un appui administratif au bureau où le poste est basé.

L’Assistant(e) administratif(ve) principal(e) n’exerce généralement pas de fonctions de supervision directe, bien qu’il revienne au superviseur du poste de prendre, si nécessaire, des dispositions spécifiques en fonction des circonstances. Le/la titulaire du poste travaille normalement sous la supervision directe d’un personnel local ou international plus expérimenté, chargé de suivre ses performances et de lui fournir des orientations régulières. Il/elle peut être amené(e) à collaborer avec des fournisseurs locaux, des autorités locales et/ou des partenaires de mise en œuvre (IP) sur des questions courantes, sous la direction de son superviseur.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs fonctions telles que décrites dans leur fiche de poste. Ils agissent dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel doivent s’acquitter de leurs responsabilités conformément aux compétences fondamentales, fonctionnelles, transversales et managériales requises, ainsi qu’aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions et responsabilités

Aider à l’interprétation et au traitement des droits et avantages du personnel, à l’établissement des contrats ainsi qu’à la tenue de divers dossiers et fichiers du personnel.
Participer aux réunions relatives aux questions administratives quotidiennes ; gérer les déplacements du personnel du HCR et suivre leur présence, leurs congés, leurs heures supplémentaires et les exigences en matière de visas.
Rechercher dans les dossiers et archives du bureau des informations et références sur divers sujets.
Sélectionner les informations et documents dans un format déterminé ou selon des instructions générales afin qu’ils soient utilisés par d’autres personnes pour préparer des rapports, correspondances, documents techniques, plans de projets ou de programmes et documents de référence généraux.
Aider à la demande de fournitures et d’équipements de bureau et organiser leur distribution tout en tenant à jour les inventaires appropriés.
Assister dans les formalités administratives liées aux voyages, à la délivrance ou au renouvellement des visas, permis, licences et autres documents similaires.
Rédiger, selon les besoins, des correspondances et rapports relatifs à des tâches administratives générales ou spécialisées pouvant présenter un caractère confidentiel dans le domaine de responsabilité attribué.
Saisir et mettre en forme des correspondances, documents et rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
Organiser les rendez-vous et gérer l’agenda du superviseur ; recevoir les visiteurs, filtrer les appels téléphoniques et répondre avec discrétion aux demandes d’information ; tenir à jour des listes de noms, adresses et numéros de téléphone de ministres, de responsables gouvernementaux et de membres du corps diplomatique.
Aider la direction à organiser et gérer les bureaux du HCR ainsi que les résidences officielles (le cas échéant).
Faciliter les différentes missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
Préparer les attestations et certificats requis par les membres du personnel pour signature par les responsables compétents.
Participer au traitement du programme MIP ainsi qu’à diverses demandes de remboursement ou réclamations du personnel du HCR et d’autres bénéficiaires.
Soutenir l’identification et la gestion des risques, tout en cherchant à saisir les opportunités susceptibles d’avoir un impact sur les objectifs du domaine de responsabilité. Veiller à ce que les décisions soient prises selon une approche fondée sur les risques dans le domaine fonctionnel concerné. Signaler les risques, problèmes et préoccupations au superviseur ou aux collègues fonctionnels compétents.
Exécuter toute autre tâche connexe requise.

Profil recherché :

Formation et expérience professionnelle

Années d’expérience / Niveau de diplôme

Pour le grade G5 :

Minimum 2 années d’expérience professionnelle pertinente avec un diplôme d’études secondaires (baccalauréat) ;
ou
Minimum 1 année d’expérience professionnelle pertinente avec une licence (Bachelor) ou un diplôme équivalent ou supérieur.

Domaine(s) d’études

Non applicable.

Certificats et/ou licences

Administration des affaires
Finance
Gestion de bureau
Gestion des ressources humaines
Ou tout autre domaine connexe

(Les certificats et licences marqués d’un astérisque () sont obligatoires.*)

Expérience professionnelle pertinente

Essentielle

Non spécifiée.

Souhaitable

Avoir suivi les programmes d’apprentissage du HCR ou une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles

Maîtrise de l’informatique (Computer Literacy)
Connaissance des règles, règlements et procédures administratives des Nations Unies et du HCR
Maîtrise des applications PeopleSoft

(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque () sont obligatoires.*)

Exigences linguistiques

Pour les postes internationaux (Professional et Field Service) :

Maîtrise de l’anglais ainsi que de la langue de travail des Nations Unies utilisée dans le lieu d’affectation si celle-ci n’est pas l’anglais.

Pour les postes de catégorie National Professional :

Maîtrise de l’anglais, de la langue de travail des Nations Unies utilisée dans le lieu d’affectation si elle n’est pas l’anglais, ainsi que de la langue locale.

Pour les postes de catégorie General Service :