Stagiaire Assistant(e) Administration & Finance

Job

Stagiaire Assistant(e) Administration & Finance

Type de contrat :stage
Zone: Dakar
Recruteur: MAG International
Type d'organisation:ONG
Secteur: Humanitaire

Description opportunité :

Sous la supervision directe de l’Administrateur/rice National(e), le/la Stagiaire Assistant(e) Administration & Finance apporte un appui aux activités administratives, financières et RH du programme MAG Sénégal. Il/Elle contribue à la bonne tenue des dossiers administratifs, comptables et RH, à la gestion documentaire ainsi qu’au respect des procédures internes de MAG.

Principales responsabilités

Assurer un appui administratif au département Support ;
Participer à la gestion documentaire et à l’archivage ;
Appuyer les activités RH ;
Appuyer les activités comptables et financières ;
Participer à la préparation des audits.

Description du poste

1. Appui comptabilité et finance

Préparer les dossiers de paiement du bureau de Dakar, conformément aux procédures de MAG ;
Effectuer le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations financières du bureau de Dakar selon les dispositions internes ;
Vérifier la présence et l’exhaustivité des justificatifs relatifs aux avances du personnel conformément aux procédures de MAG ;
Effectuer l’enregistrement des opérations comptables dans le cash book ;
Participer à la préparation documentaire des audits internes et externes ;
Appuyer la préparation des rapprochements bancaires tous les mois.

2. Appui ressources humaines

Assurer la mise à jour et le classement physique et numérique des dossiers du personnel du Sénégal ;
Effectuer le suivi documentaire des congés de l’ensemble du personnel du Sénégal ;
Assurer le classement des timesheets de tout le personnel du Sénégal conformément aux dispositions internes ;
Assurer la distribution mensuelle des bulletins de paie au personnel et veiller à leur bonne réception conformément aux procédures internes et aux exigences de confidentialité ;
Participer à l’intégration des nouveaux employés.

3. Appui administratif

Effectuer l’enregistrement, le suivi et l’archivage des courriers entrants et sortants ;
Organiser et archiver physiquement et numériquement les documents administratifs, RH et financiers du programme Sénégal selon les dispositions internes ;
Assurer la mise à jour des dossiers administratifs du personnel ;
Participer au suivi administratif des contrats du personnel et à leur classement conformément aux procédures internes ;
Appuyer la préparation des documents administratifs requis pour les organismes sociaux et administratifs (IPRES, CSS, Inspection du Travail, etc.) ;
Effectuer la mise à jour et le classement des contrats, accords et autres documents institutionnels ;
Participer à la préparation des réunions, ateliers et activités du bureau Sénégal ;
Veiller à la confidentialité et à la bonne conservation de tous les documents administratifs ;
Effectuer toute autre tâche administrative confiée par son superviseur dans le cadre de ses fonctions.

Cette description de poste a pour but de résumer les principales fonctions et responsabilités du stage ; il ne s’agit pas d’une liste complète et exhaustive des tâches.

Tous les membres du personnel doivent assumer les tâches générales suivantes :

Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG ;
Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme ;
S’assurer de la connaissance et du respect de toutes les politiques et procédures de MAG et se tenir informé des activités de MAG ;
Exercer son rôle d’une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local ;
Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel.

Profil recherché :

Diplôme universitaire ou niveau universitaire équivalent à la Licence ou au Master en Finance, Comptabilité et Gestion Administrative/Financière ;
Connaissance en gestion des projets ;
Avoir une expérience dans la comptabilité d’une institution internationale ou d’une ONG ;
Connaissance des procédures administratives et financières des bailleurs, est un atout ;
Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Access, PowerPoint, etc.) ;
Capacité à utiliser Outlook ;
Bonne maîtrise du français et de l’anglais.

Aptitudes essentielles

Sens de l’organisation, de l’initiative, de la planification et de l’anticipation ;
Capacité à travailler en équipe ;
Capacité à travailler sous pression ;
Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
Ouverture au changement et capacité à gérer des situations complexes ;
Disponibilité et flexibilité sur les horaires de travail.