Agent administratif

Job

Agent administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: PNUD
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Développement

Description opportunité :

Cadre organisationnel et relations de rapport : Ce poste est situé au Bureau du Haut-Commissariat aux droits de l’homme, Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest (HCDH/WARO) basé à Dakar/Sénégal. Le titulaire rend compte au représentant régional du bureau régional de l’Afrique de l’Ouest

Responsabilités :

L’assistant d’équipe sera responsable des tâches suivantes : (Ces tâches sont génériques et ne peuvent pas être assurées par tous les assistants d’équipe.)

Exerce un large éventail de fonctions de soutien administratif et de soutien.
Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et à d’autres communications ; Utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes.
Surveille les processus et les plannings liés aux sorties, produits, tâches, etc. de l’unité ;
Le cas échéant, aide à la vérification de la réception et de l’exactitude des documents, approbations, signatures, etc. requis, afin d’assurer la conformité aux exigences légales, financières et autres pertinentes.
Recherche, compile et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de travail, études, briefings, réunions/conférences, etc.
Génère une variété de rapports statistiques et autres, ordres de travail, etc., en utilisant diverses bases de données.
Relit des documents et corrige les textes pour leur exactitude, leur grammaire, leur ponctuation et leur style, ainsi que pour leur respect des normes établies de format.
Filtre les appels téléphoniques et les visiteurs ; répond aux demandes d’informations modérément complexes (par exemple, répond à des requêtes nécessitant une recherche de fichiers, etc.), et au besoin, renvoie les demandes au personnel compétent pour leur traitement.
Assure un soutien secrétariat, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités, conférences, etc.
Aide à la maintenance des sites web en scannant, convertissant et publiant une variété de documents sur le site.
Aide à la préparation des supports de présentation en utilisant la technologie/logiciel appropriée.
Maintient le calendrier/les plannings ; Suit les évolutions et communique les informations pertinentes au personnel approprié, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
Examine, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et d’autres documents ; Faites un suivi des actions imminentes.
Met à jour et maintient de grandes listes de distribution ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, lorsque possible en utilisant des formats électroniques ; s’occupe de l’organisation pour l’impression et la traduction selon les besoins ; coordonne les arrangements d’expédition, les services de messagerie, etc.
Effectue des tâches administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et des présences, organisation des réunions et autres événements, réservations, suivi budgétaire, etc.), y compris la préparation et/ou le traitement des demandes/documents administratifs (par exemple réquisitions, bons de commande, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.).
Maintient les fichiers (papier et électroniques) ainsi que les bases de données de l’unité de travail.
Aide à fournir un support logiciel et matériel de bureau.
Fournit des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures généraux du bureau, les applications informatiques, etc.
Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux questions, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
Aide à la visualisation et à la mise à jour des informations telles que des pages web ou des brochures.
Accomplit d’autres tâches selon leur assignation.

Le travail implique une interaction fréquente avec les éléments suivants :

Personnel dans les unités organisationnelles associées à travers l’institution.

Visiteurs et représentants des Missions permanentes, du Système commun des Nations Unies et d’autres organisations internationales, ONG, etc.

Résultats attendus :

Assure efficacement un large éventail de fonctions administratives et de soutien administratif sous supervision modérée. Il aide régulièrement à la rédaction de correspondance de routine et d’autres communications. Avec précision et en temps opportun, produit une gamme de documents, rapports et autres résultats. Applique de manière appropriée les politiques, directives, procédures et processus pertinents. Établit des relations de travail efficaces avec les contacts internes et externes à tous les niveaux.

Profil recherché :

Compétences

Professionnalisme – Connaissance du soutien administratif et administratif général, y compris les politiques, processus et procédures administratifs. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise des sujets ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; Reste calme dans les situations stressantes. Capable d’effectuer des analyses, de la modélisation et de l’interprétation des données pour soutenir la prise de décision.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format à l’audience ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et la tenue des gens informés.
Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des contributions en valorisant sincèrement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant celui de l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le crédit des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour mener à bien les travaux ; prévoit les risques et prévoit des éventualités lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions selon les besoins ; utilise le temps de manière efficace.
Qualifications: Éducation: Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis. Avoir réussi le test d’évaluation du soutien administratif des Nations Unies (ASAT) au siège ou un test équivalent administré localement à Offices Away. Un certificat technique ou professionnel en services administratifs généraux, secrétariat, gestion des actifs ou gestion du personnel est également requis.

Expérience:

Au moins cinq ans d’expérience dans le soutien général au bureau ou dans des domaines connexes. L’expérience de travail avec des agences de l’ONU est souhaitable.

Une expérience de travail avec le système des Nations Unies ou le secteur privé en fournissant un soutien administratif est souhaitée.

Langues :

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le post annoncé, il est nécessaire d’être fluent en français oral et écrit. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.

Autres :

(À déterminer et spécifier par le Directeur de Programme, selon les exigences ou le souhait, au moment de la création d’une annonce de poste vacant spécifique. Les qualifications listées dans cette partie doivent être de nature technique et ne pas être liées à l’éducation, à l’expérience ou à la langue comme indiqué ci-dessus.)