Assistant(e) administratif(ve), achats et comptabilité

Job

Assistant(e) administratif(ve), achats et comptabilité

Type de contrat :cdi
Zone: Dakar
Recruteur: JICA
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Autre

Description opportunité :

Missions :

Assister le bureau du projet dans les tâches administratives, les ressources humaines, les achats et la comptabilité, afin d\’assurer la transparence, l’efficacité et la conformité.

Activités :

1. Approvisionnement :

Préparation des documents nécessaires à la décision relative à la politique d\’approvisionnement (résumé, prix prévu, méthode de sélection, conditions de paiement, calendrier, etc.).
Collecte des devis, établissement des registres de prix, assistance aux études de marché.
Assistance à la rédaction des contrats, des bons de commande et des lettres de commande.
Classement des registres des inspecteurs et des témoins, gestion des documents estampillés.
Mise à jour du registre de gestion des biens, apposition des autocollants de gestion des biens.

2. Comptabilité :

Enregistrement des livres de caisse et des registres bancaires.
Création de bons de commande, création de registres de réception des livraisons et des services après la conclusion du contrat.
Vérification des factures et des reçus, demande de réémission en cas d\’erreur.
Création de bons de paiement et de bons de recette, enregistrement dans les registres.
Vérification du solde des comptes bancaires et de la caisse, et comparaison avec les registres.
Assistance à la création de rapports comptables trimestriels, ajustements de fin d\’exercice.

3. Gestion du personnel :

Gestion des registres de présence et des heures de travail du personnel local.
Enregistrement et rapport des congés, des absences et des heures supplémentaires.
Tâches administratives générales
Achats de fournitures de bureau et de consommables et gestion des stocks.
Assistance à la préparation des documents de réunion et des comptes rendus.
Gestion des équipements et des installations du bureau. Gestion du matériel utilisé dans le cadre des projets.
Accueil des visiteurs, réponse aux appels téléphoniques et aux e-mails.
Gestion des véhicules de service. Coordination et vérification de la mise en œuvre des inspections périodiques, telles que l\’entretien des véhicules.
Gestion des calendriers de déplacement. Communication des calendriers aux membres de l\’équipe.

4. Connaissances et compétences requises :

Gestion appropriée des fonds publics et des biens.
Garantie de la précision de la gestion des présences et du travail des employés.
Synthèse des activités de l\’équipe et coordination des tâches. Rapports réguliers aux experts.
Gestion des documents afin de prévenir les fraudes et de garantir la transparence.

Profil recherché :

Compréhension et mise en pratique des règles comptables, des règles contractuelles, des règles de gestion des biens et des règles de gestion du personnel.
Capacité à créer des documents (Word, Excel, Power Point, etc.).
Précision et continuité dans le traitement des livres comptables et des bons de commande.
Expérience pratique au sein d\’une organisation internationale.
Maîtrise de l\’anglais parlé.