ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Job

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Secrétariat des Nations-Unies
Type d'organisation:Organe des Nations-Unies
Secteur: Paix et sécurité internationale

Description opportunité :

Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant administratif sera responsable des tâches suivantes :

Gestion des ressources humaines :

Effectue diverses actions liées à l'administration des activités de ressources humaines de l'unité de travail, par exemple, recrutement, placement, promotion, réinstallation, évaluation du rendement, examens de classification des postes, cessation de service des membres du personnel, formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures de l'ONU ;
Assure la liaison avec l'administration centrale/les services exécutifs selon les besoins ;
Tient à jour les dossiers d'avis de vacance de poste et met à jour le suivi des avis de vacance de poste ; Prépare les mesures relatives au personnel par le biais des outils électroniques actuels de l'ONU, par exemple Umoja ;
Conseille le personnel sur les questions de visas ; Fournit des conseils et répond aux questions générales sur les procédures et processus de classification ;
Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants concernant les conditions de service, les fonctions et responsabilités, ainsi que les privilèges et droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel ;
Surveille les tableaux d'effectifs assignés pour diverses activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les départs à la retraite, l'expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements du personnel.

Budget et finances :

Aide à la préparation et à l'élaboration du programme de travail et du budget du bureau ;
Aide au suivi régulier du budget/programme de travail par rapport aux différents budgets, fonds fiduciaires, subventions et autres fonds, enregistre les réaffectations de ressources et met en œuvre ces réaffectations si nécessaire ;
Collecte des données à partir des bases de données pertinentes et aide à la préparation des rapports financiers ;
Aide à l'examen et à la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ;
Examine et aide à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel de la mission, y compris les aspects programmatiques ;
Surveille le respect du plan à moyen terme et d'autres mandats législatifs ;
Peut aider les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ; Surveille l'exécution du budget/les dépenses et enregistre la réaffectation des fonds si nécessaire ;
Examine les demandes de biens et de services pour confirmer (a) que les bons codes d'objet de dépenses ont été imputés et (b) la disponibilité des fonds ;
Superviser les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépenses, en accordant une attention particulière aux règlements et règles ainsi qu'aux politiques et procédures établies ;
Aider à la préparation des soumissions sur l'exécution du budget ;
Aider à la finalisation des rapports sur l'exécution du budget, en prêtant attention aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.

Administration générale :

Fournir des conseils à la mission et/ou au personnel de la mission.
Peut fournir une assistance pour l'examen des accords avec le pays hôte, des accords budgétaires ou des contributions pour des subventions ou d'autres activités dans les domaines assignés ; Identifier et signaler les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent,et recommande les mesures appropriées;
Coordonne régulièrement avec les unités de service et assure la liaison, au besoin, avec les membres de l'équipe interne, tant à la mission que dans les postes éloignés;
Exécute d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins (p. ex., déplacements, suivi des comptes et paiement des fournisseurs et entrepreneurs individuels pour les services, examine les plans d'espace physique et aide à l'identification des besoins en technologie de bureau, maintenance de l'équipement, des logiciels et des systèmes, organise et coordonne les séminaires, conférences et traductions);
Gère l'ordre du jour du bureau du chef du soutien à la mission, organise les réunions et fournit les procès-verbaux de toutes les réunions de section/comité;
Gère toute la correspondance entrante et sortante et le registre des références;
Enregistre et distribue toute la correspondance entrante, Archive tous les documents officiels internes et externes (mémorandum, fax, lettre, note verbale, circulaire d'information, procédure opérationnelle normalisée, …).

Profil recherché :

Education

Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis

Expérience professionnelle

Au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l'audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises.
Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit à trois (3) années pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle.
Une expérience de l'appui à l'administration et à la gestion de projets, à la gestion de comptes et/ou à la coopération technique est souhaitable.
Une expérience de travail avec des systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) tels que le programme d'application du système (SAP) est souhaitable.
Une expérience de travail au sein du système des Nations Unies ou d'organisations internationales similaires est souhaitable.
Au moins une (1) année ou plus d'expérience dans l'analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Langues

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l'anglais et du français est requise.
La connaissance d'une autre langue officielle de l'Organisation des Nations Unies est un avantage.

Comment postuler ? :

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien :

https://careers.un.org/jobSearchDescription/250401?language=en

Date limite de candidature : 9 janvier 2025

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