Adjoint administratif

Job

Adjoint administratif

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: UNICEF
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Protection de l'enfance

Description opportunité :

Sous la supervision du responsable désigné, les assistants administratifs apporteront un soutien administratif, opérationnel et logistique à l'équipe assignée, en particulier pour faciliter le déménagement de l'UNICEF Sénégal à la Maison des Nations Unies à Diamniadio et la remise de ses locaux actuels. Leurs fonctions impliquent la gestion des documents et des archives, l'inventaire et le suivi des actifs, les transactions administratives et la coordination des activités liées au déménagement, conformément aux politiques, procédures et processus de l'UNICEF. Ils contribueront à la réalisation des tâches de déménagement dans les délais impartis et à la continuité des services administratifs durant la transition.

Les principales responsabilités comprennent :

Soutien administratif : Gérer la correspondance, les courriels, le classement, la saisie de données, les calendriers de réunions, les procès-verbaux et autres tâches administratives courantes conformément aux politiques et procédures de l'UNICEF.
Gestion et archivage des documents : Organiser, classer, inventorier, archiver et transférer en toute sécurité les documents physiques et électroniques, y compris les contrats, les factures, les registres d’actifs et les documents de transfert de locaux.
Déménagement et remise des locaux : Appuyer la coordination et le suivi des activités de déménagement, tenir à jour les listes de contrôle et les outils de suivi des actions, assurer le suivi des tâches en suspens et compiler la documentation requise pour la fermeture et la remise des locaux actuels.
Gestion des actifs et des fournitures : Mise à jour des inventaires d'équipements et de mobilier, soutien à la vérification physique, à l'étiquetage, au déplacement, au rapprochement et à la remise des actifs, et coordination de l'entretien des fournitures de bureau et des équipements.
Gestion budgétaire et traitement des factures : Tenir à jour les registres de suivi budgétaire, suivre les dépenses et les paiements en suspens, collecter et vérifier les factures, et soutenir le traitement des transactions et la clôture financière dans VISION.
Gestion des achats et des contrats : Préparer et tenir à jour la documentation relative aux achats et aux contrats, soutenir les accords avec les consultants et les prestataires de services, et assurer le suivi des clôtures de contrats et des actions administratives en cours.
Planification, rapports et coordination : mettre à jour les outils de suivi des progrès, compiler les données administratives, surveiller les échéances, préparer les rapports et assurer la liaison avec les équipes et les prestataires de services concernés afin de garantir la réalisation des activités dans les délais impartis.
Soutien logistique et déplacements : Organiser les réunions, les événements, les déplacements, les mouvements de personnel et les transferts d'équipement, selon les besoins, afin de faciliter la continuité des activités et les relocalisations.

Autres tâches : Effectuer d'autres tâches connexes assignées par le superviseur.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez…

Profil recherché :

Formation :

Un diplôme d’études secondaires est requis. Des cours professionnels ou universitaires en administration, gestion de bureau, gestion de documents, logistique, finances, ressources humaines ou dans un domaine connexe constituent un atout.

Un baccalauréat peut être accepté en lieu et place de trois (3) années d'expérience professionnelle pertinente, et une maîtrise peut être acceptée en lieu et place de deux (2) années supplémentaires d'expérience professionnelle pertinente, sous réserve des politiques et procédures de recrutement applicables de l'UNICEF.

Expérience professionnelle :

Au moins 6 ans d'expérience pertinente en administration ou en secrétariat sont requis.

Compétences (facultatives) :

Excellentes compétences en matière d'organisation, de coordination et de gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de respecter les délais.
Bonnes compétences en gestion documentaire, classement, archivage et tenue de registres.
Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
Souci du détail et capacité à tenir des inventaires, des outils de suivi et des registres administratifs précis.
Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, esprit de collaboration et capacité à travailler efficacement sous pression.

Atouts :

Formation ou certification supplémentaire en administration, gestion de bureau, gestion des archives, logistique ou dans un domaine connexe.
Expérience en matière de soutien aux déménagements de bureaux, aux transferts de locaux, aux inventaires d'actifs, à l'archivage de documents ou à la clôture administrative et financière.
Expérience de l'utilisation de systèmes de planification des ressources d'entreprise, notamment SAP/VISION, et maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Excel .
Expérience professionnelle pertinente au niveau national, notamment dans le domaine du développement, dans des contextes fragiles et humanitaires.
Connaissance des politiques, procédures et processus administratifs de l'UNICEF.