Responsable des finances et de l'administration

Job

Responsable des finances et de l'administration

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
Type d'organisation:ONG
Secteur: Humanitaire

Description opportunité :

Objectif du poste

Relevant du coordinateur Finances et Administration, ce poste fournira des services financiers et administratifs au sein du bureau de délégation du groupe de pays et garantira la prestation de services, garantissant la confiance et la responsabilité avec une tolérance zéro en matière de fraude et de corruption.

Fonctions et responsabilités du poste

Finance

Soutenir le coordonnateur des finances et de l’administration dans la planification financière, la gestion et le suivi des ressources pour une prestation de services efficace et efficiente à la délégation du cluster.

Gestion financière et comptabilité

Veiller à ce que le contrôle interne de la FICR soit maintenu et à ce que les transactions soient valides et conformes aux procédures de la FICR.
Travailler en étroite collaboration avec les Sociétés nationales pour obtenir et examiner les rapports financiers et les enregistrer régulièrement, et aider au processus d'examen/de contrôle ponctuel requis avec les Sociétés nationales conformément aux procédures prévues et au WWPP.
Assurer la fourniture de services comptables et s'assurer que les transactions financières sont enregistrées dans des journaux appropriés et publiées quotidiennement dans nos systèmes financiers ERP (Microsoft Dynamics), pour permettre un processus de clôture financière de fin de mois en temps opportun dans les délais établis.
Examiner et vérifier que la documentation appropriée est soumise, vérifier le codage et l’exactitude, obtenir les approbations appropriées.
Effectuer un examen mensuel des avertissements du bilan ; procéder au rapprochement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs de la FICR (avances de fonds au personnel et aux Sociétés nationales).
Effectuer toutes les tâches comptables régulières/de routine conformément aux procédures et politiques de la Fédération.
Assurer la soumission des états financiers, les rapprocher et fournir des explications sur les éléments du bilan mensuellement.
Aider à la facturation mensuelle des services aux Sociétés nationales partenaires intégrées et surveiller de près toute divergence.
Préparer et mettre à jour régulièrement les contrats et les documents d’engagement, et s’assurer que toutes les obligations contractuelles de paiement sont honorées et que toute divergence est signalée.
Examiner chaque semaine les transactions enregistrées dans le système et s'assurer qu'elles correspondent à une codification adéquate. Réaffecter les dépenses dans l'ERP à l'aide des journaux appropriés et s'assurer de l'approbation des documents.
Exécutez des rapports d’exception mensuels pour prendre en charge la routine de clôture de compte.
Contribuer à la maintenance de l'outil BvA mis en place avec les Sociétés nationales pour le suivi du budget et des dépenses. Participer au suivi de la mise en place du WWPP pour les transferts de fonds, les contrôles ponctuels, les rapports, etc.

Trésorerie

Surveiller la soumission en temps opportun des prévisions par les chefs de projet et préparer les documents qui aideront à soumettre des demandes de trésorerie précises et opportunes.
S'assurer que les fonds disponibles dans les banques pour les programmes/opérations et les frais de fonctionnement du bureau sont conformes aux politiques bancaires de l'organisation et aider à surveiller les soldes des comptes bancaires sur le terrain en vue de minimiser le risque de perte dû aux fluctuations des devises.
Examiner les paiements en espèces et bancaires et s'assurer qu'ils sont traités conformément aux procédures de la FICR et s'assurer que les rapprochements mensuels à jour sont effectués, approuvés et envoyés à l'unité financière régionale.

Conseils et soutien financiers

Selon les besoins, soutenir l’équipe des opérations et des programmes en fournissant un soutien financier et administratif adéquat dans nos bureaux extérieurs.
Aider le coordonnateur des finances et de l'administration dans la préparation des budgets trimestriels et dans l'examen du processus de tarification des coûts des bureaux et services partagés (SOSC).
Surveiller de près toutes les activités financières et conseiller sur tout impact potentiel et/ou négatif sur les contrôles internes ou les performances de la gestion financière.
Fournir les informations requises au personnel financier et de soutien des PNS sur les systèmes de gestion financière de la Fédération, les questions financières et d'audit, ainsi que des informations générales sur les politiques, les orientations, les avantages sociaux du personnel, etc. de la FICR.
Maintenir un système de classement efficace et confidentiel.
Soutenir l’unité Finances dans la mise en œuvre des recommandations d’audit.
Informez le superviseur de toute anomalie financière et travaillez ensemble pour minimiser les risques potentiels.
Signalez toute pratique de fraude et de corruption.

Fonctions et responsabilités du poste (suite)

Administration

Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le coordonnateur des finances et de l'administration pour garantir que des services administratifs efficaces et efficients sont fournis aux utilisateurs/parties prenantes du bureau de pays, ainsi qu'à ses membres (Sociétés nationales et Sociétés nationales partenaires).

Soutenir le coordonnateur des finances et de l’administration dans la gestion et l’administration des accords conformément aux procédures de la FICR, y compris le processus de passation de marchés électroniques.
Contribuer à maintenir des procédures administratives de bureau claires et efficaces.
S’assurer que tous les services administratifs demandés sont fournis aux utilisateurs/parties prenantes conformément aux procédures administratives.
Agir en tant que point focal pour les questions liées aux services administratifs tels que les arrangements de voyage, les demandes de visa, l'hébergement, etc., selon les besoins.
Soutenir la fourniture de services administratifs aux PNS, comme l’exigent les accords d’intégration ou de service, et conseiller sur les solutions à tout problème pouvant survenir.
Soutenir l’approvisionnement local en fournitures de bureau, mobilier et consommables et veiller à ce que des stocks efficaces soient maintenus pour les fournitures de bureau, et promouvoir une utilisation efficace pour éliminer les déchets si nécessaire.
S'assurer que les services externalisés achetés auprès d'agences externes sont correctement surveillés et que tout écart par rapport aux termes de référence convenus est immédiatement signalé au coordinateur des finances et de l'administration.
Maintenir un système de classement approprié pour tous les documents afin de permettre une récupération rapide et facile des informations.

Obligations applicables à l'ensemble du personnel

Travailler activement à la réalisation des objectifs de la FICR
Respecter et travailler conformément aux principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
Exécuter toute autre tâche et responsabilité liée au travail qui pourrait être assignée par le responsable hiérarchique

Profil recherché :

Éducation

Un diplôme universitaire en finance, comptabilité, audit ou gestion ou dans un domaine connexe est requis.
Une qualification comptable certifiée avec une formation spécialisée dans un domaine connexe est un atout
Un diplôme d'études supérieures dans un domaine pertinent constitue un avantage supplémentaire.

Expérience

Au moins 3 à 5 ans d'expérience en finance/comptabilité et en administration dans une organisation, une entreprise ou un cabinet d'audit
Au moins 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans une organisation internationale, une entreprise ou une organisation non gouvernementale
Expérience de travail dans un environnement humanitaire
Expérience dans le traitement d'informations confidentielles

Connaissances, compétences et langues

Connaissance des logiciels de comptabilité et de reporting.
Connaissance des normes comptables internationales
Compétences avérées en comptabilité et en tenue de livres, y compris la paie, la budgétisation et les prévisions des comptes créditeurs
Expérience en analyse et développement de systèmes
Solides compétences en formation, mentorat et développement du personnel
Confiant et persuasif, capable de communiquer avec les employés internes et les associés externes à tous les niveaux
Excellente connaissance pratique de l'informatique (Windows, tableurs, traitement de texte, comptabilité, applications, courrier électronique, Internet) et solide maîtrise des composants MS Office
Capacité à travailler sous pression
Flexible et adaptable aux conditions de travail changeantes
Être disposé et capable de voyager chaque fois que nécessaire pour des raisons professionnelles

Langues

Français et anglais couramment parlés et écrits
Connaissance d'une autre langue officielle de la FICR (espagnol ou arabe)
La connaissance du portugais est un atout supplémentaire

Compétences, valeurs et commentaires

Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité
Compétences de base : Communication ; Collaboration et travail d'équipe ; Jugement et prise de décision ; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation ; Instauration de la confiance
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